Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
E-Rechnungen mit Outlook empfangen und verarbeiten
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Am 1.1.2025 beginnt die Einführung der E-Rechnung in Deutschland. Der gesamte Prozess wird sich über mehrere Jahre hinziehen, aber der Anfang des nächsten Jahres ist der erste wichtige Meilenstein für jedes deutsche Unternehmen, denn ab dem 1.1.2025 müssen sie in der Lage sein, E-Rechnungen elektronisch zu empfangen. Darüber hinaus werden einige Firmen und Behörden die Verwendung von E-Rechnungen verlangen, um die internen Prozesse zu rationalisieren. Und auch wenn Sie mit dem Abruf eines E-Mail-Postfachs über Outlook grundsätzlich Ihre Pflicht zum elektronischen Empfang von E-Rechnungen erfüllt haben, benötigen Sie noch eine Software zum Auslesen der Datenstruktur einer elektronischen Rechnung. In diesem Beitrag finden Sie einen ersten Einstieg in das Thema "E-Rechnungen mit Outlook", damit Sie sich vorbereiten und die weitere Vorgehensweise planen können. Wir versuchen dabei, nur das absolute Minimum an Fachbegriffen und Abkürzungen zu verwenden, auf die Sie bei weiteren Recherchen zum Thema E-Rechnung unweigerlich stoßen werden.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist zunächst einmal nichts anderes als eine Textdatei, in der alle Informationen zu einer Rechnung in einer vorgegebenen Datenstruktur enthalten sind. Auf diese Weise kann die elektronische Rechnung automatisch eingelesen, gebucht, gezahlt und weiterverarbeitet werden. Die Textdatei selbst ist für einen Menschen zwar einsehbar, aber nur mühsam zu verstehen, so dass eine Software benötigt wird, um die Daten auszulesen und in verständlicher Form zu präsentieren. Nur so kann eine Kontrolle und Freigabe erfolgen.
Ganz grob gesagt, gibt es zwei Formen, in denen E-Rechnungen erstellt werden können:
- In der einfachsten Variante, wird nur die Textdatei mit der entsprechenden Datenstruktur erstellt und an den Rechnungsempfänger geschickt. Es handelt sich dann um eine sogenannte XRechnung.
- Deutlich anwenderfreundlicher ist die hybride Variante, die aus einer "normalen" Rechnung im PDF-Format besteht, wie man sie auch bisher schon gewohnt ist. Damit aus der PDF aber eine E-Rechnung wird, muss sie als Anhang eine Textdatei mit der entsprechenden Datenstruktur enthalten. Es handelt sich dann um eine ZUGFeRD-Rechnung bzw. um eine FacturX-Rechnung. Es gibt verschiedene Versionen beider Formate, aber in der aktuellsten Fassung sind sie identisch. Wichtig bei dem hybriden Format zu beachten ist, dass die PDF nur dazu dienen kann, die Rechnung grundsätzlich zuzuordnen. Rechtlich bindend ist der Inhalt der Datenstruktur in der Textdatei, so dass auch bei einem hybriden Format immer eine Software zum Auslesen und Darstellen benötigt wird.
Wie sieht der Zeitplan zur Einführung der E-Rechnung aus?
Das sind die wichtigsten Stichtage, die Sie zur Einführung der E-Rechnung in Deutschland kennen müssen:
Ab dem 1.1.2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen elektronisch zu empfangen und zu verarbeiten.
- Ab dem 1.1.2027 dürfen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € Rechnungen an andere Unternehmen nur noch als E-Rechnung stellen.
- Ab dem 1.1.2028 müssen alle Unternehmen Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung stellen. Rechnungen in Papierform oder als einfache PDF sind dann im B2B-Bereich (Unternehmen an Unternehmen) grundsätzlich nicht mehr erlaubt.
- Voraussichtlich nach 2029 wird ein neues Umsatzsteuermeldesystem eingeführt, in dessen Rahmen E-Rechnungen nicht nur an den Empfänger, sondern auch direkt an das Finanzamt geschickt werden müssen. Da über eine europaweite Lösung verhandelt wird, ist der tatsächliche Zeitpunkt schwer abzuschätzen.
Außerdem noch wichtig: Rechnungen unter 250 € sind von der E-Rechnungspflicht grundsätzlich ausgeschlossen. Auch diese sogenannten Kleinstbetragsrechnungen können aber natürlich als E-Rechnung ausgestellt werden.
Wie kann ich E-Rechnungen mit Outlook empfangen?
Der erste wichtige Stichtag ist also der 1.1.2025. Sie müssen dann noch nicht in der Lage sein, E-Rechnungen auszustellen, aber Sie können von anderen Unternehmen wie Lieferanten E-Rechnungen erhalten, ohne dass dafür Ihre Zustimmung erforderlich ist. Dann müssen Sie in der Lage sein, E-Rechnungen nicht nur zu empfangen, sondern auch zu lesen. Outlook allein reicht daher nicht aus, denn Sie können von anderen Unternehmen E-Mails wie die folgende erhalten:
In diesem Beispiel steckt die Rechnung in einer reinen Textdatei (einer sogenannten XRechnung), die in einer vorgegebenen Datenstruktur alle Rechnungsinformationen enthält. Sie benötigen also noch eine weitere Software, die den Inhalt ausliest und menschenlesbar präsentiert. Viele Unternehmen werden sehr wahrscheinlich zunächst keine XRechnung, sondern das ZUFeRD-Format für ihre E-Rechnungen wählen. Sie erhalten dann eine PDF-Datei, die wie eine gewohnte Rechnung aussieht. Als Anhang in der PDF ist ebenfalls eine strukturierte Textdatei (XML) enthalten und auch wenn Sie die PDF-Rechnung ganz einfach prüfen können, ist nach dem 1.1.2025 der Inhalt der angehängten XML-Datei die rechtsverbindliche Rechnung. Sie müssen also in der Lage sein, die Datenstruktur auszulesen und anzuzeigen.
SmartTools Publishing wird in Kürze eine Outlook-Erweiterung veröffentlichen, mit der Sie empfangene E-Rechnungen validieren, menschenlesbar anzeigen und auf Wunsch automatisch zur weiteren Verarbeitung zum Beispiel durch Ihr Buchhaltungssystem aus der E-Mail extrahieren können. Schreiben Sie uns einfach eine kurze Mail, wenn wir Sie dazu auf dem Laufenden halten sollen:
Bereits jetzt verfügbar ist unser SmartTools AutoFiler 6.4, mit dem Sie E-Rechnungen voll automatisch oder per Mausklick aus E-Mails herauslösen und zur weiteren Verarbeitung in einem beliebigen Ordner speichern können. Hier können Sie den aktuellen Einführungspreis nutzen.