Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
Gezielte Suche nach E-Mails mit Word-Anhängen in Outlook
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FRAGE Ich möchte in meinem Posteingang gezielt nach E-Mails suchen, die ein Word-Dokument als Anhang enthalten. Aber ich komme nicht weiter. In der Suchfunktion von Outlook habe ich zwar die Option Hat Anlagen gefunden. Damit finde ich aber auch E-Mails mit PDF-, Bild- oder sonstigen Dateianhängen. Lässt sich die Suche irgendwie einschränken, dass tatsächlich nur E-Mails mit Word-Anhängen gefunden werden?
Diverse Anfragen
ANTWORT Eine gezielte Suche nach Dateitypen gelingt mit dem Schlüsselwort "ext". Damit suchen Sie nach Dateinamenerweiterungen (Extensions). Um E-Mails mit Word-Anhängen zu finden, müssten Sie also nach der Erweiterung "docx" suchen:
- Wechseln Sie in Ihren Posteingang.
- Geben Sie im Suchfeld (je nach Outlook-Version befindet sich dies in der Titelleiste oder direkt über der Posteingangsliste) folgenden Text ein:
ext:docx
- Drücken Sie Return.
Daraufhin präsentiert Outlook die Liste der E-Mails, die Anhänge mit der Erweiterung ".docx" enthalten.
Wenn Sie gleichzeitig nach Word-Anhängen im alten Dateiformat (Erweiterung ".doc") suchen wollen, können Sie dem Schlüsselwort "ext" auch eine logische Oder-Verknüpfung übergeben. Dazu setzen Sie die gesuchten Dateinamenerweiterungen in Klammern und verbinden sie mit dem logischen Ausdruck "OR" (wichtig: in Großbuchstaben).
Um nach Word-Anhängen mit ".docx"- oder mit ".doc"-Erweiterungen zu suchen, geben Sie also Folgendes in das Suchfeld ein:
ext:(docx OR doc)
Das Ganze funktioniert natürlich auch mit anderen Dateinamenerweiterungen. Nach E-Mails mit Excel-Anhängen suchen Sie beispielsweise mit dem Ausdruck:
ext:xlsx
oder
ext:(xlsx OR xls)
Sie können sogar bestimmte Erweiterungen explizit ausschließen. Wenn Sie zum Beispiel nur nach "doc"-Anhängen und NICHT nach "docx"-Anhängen suchen wollen, verwenden Sie in der Suche den Ausdruck "NOT" (englisch für „nicht“):
ext:(doc NOT docx)