Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
Desktop-Verknüpfung für einen öffentlichen Exchange-Ordner erstellen
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FRAGE Auf unserem Exchange Server haben wir als öffentlichen Ordner einen "Teamkalender" angelegt, auf den alle Mitarbeiter Zugriff haben. Um schnell die allgemeinen Termine kontrollieren zu können, möchte ich Outlook dazu bringen, sofort nach dem Start unseren Teamkalender anzuzeigen. In den Outlook-Optionen kann ich als "Startordner" aber keine öffentlichen Ordner auf unserem Exchange Server auswählen. Ich hatte dann die Idee, eine Desktop-Verknüpfung anzulegen, die Outlook startet und automatisch in den öffentlichen Teamkalender wechselt. Ist das machbar?
K. Gerhard
ANTWORT Eine Desktop-Verknüpfung ist genau der richtige Weg. Um darüber nicht nur Outlook, sondern gleich einen bestimmten Ordner zu öffnen, verwenden Sie den Startparameter "/select". Außerdem müssen Sie den vollständigen Pfad zum gewünschten Outlook-Ordner angeben. Diesen ermitteln Sie, indem Sie die einzelnen Gliederungsebenen notieren, die Sie in der Ordnerliste von Outlook aufrufen, um zu dem öffentlichen Ordner zu gelangen, beispielsweise:
Öffentliche Ordner\Alle Öffentlichen Ordner\Teamkalender
Sie finden den Ordnerpfad auch folgendermaßen heraus:
- Wechseln Sie in Outlook in den öffentlichen Ordner, für den Sie eine Desktop-Verknüpfung anlegen wollen.
- Lassen Sie sich die Ordnereigenschaften anzeigen. Wählen Sie dazu im Menüband Ordner-Eigenschaften-Ordnereigenschaften oder bei einem Kalender: Kalendereigenschaften an.
- Im danach angezeigten Dialogfenster gibt Outlook den Ordnerpfad auf der Registerkarte Allgemein im Feld Ort an - beispielsweise:
\\Öffentliche Ordner\Alle Öffentlichen Ordner
- Notieren Sie diesen Pfad und kehren Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Abbrechen zum Outlook-Fenster zurück.
- Zum vollständigen Pfad gehört dann noch der eigentliche Name des öffentlichen Ordners, so dass er beispielsweise wie folgt lauten könnte:
\\Öffentliche Ordner - Max@musterfirma.local\
Alle Öffentlichen Ordner\Teamkalender
Der Benutzername könnte problematisch sein, wenn Sie die Desktop-Verknüpfung auf mehreren Computern im Netzwerk einrichten wollen oder wenn Sie das automatische Öffnen eines öffentlichen Ordners in ein Startskript integrieren wollen. Einen universellen Ordnerpfad, der unabhängig vom individuellen Benutzerpostfach ist, erhalten Sie mit Hilfe der Umgebungsvariablen "%username%". Verwenden Sie als Ordnerpfad folgendes:
\\Öffentliche Ordner - %username%@<exchange-domäne>\
Alle Öffentlichen Ordner\<Name des öffentlichen Ordners>
Ersetzen Sie <exchange-domäne> durch den Domänennamen Ihres Exchange Servers und <Name des öffentlichen Ordners> durch die Bezeichnung des zu öffnenden Ordners - ein Beispiel:
\\Öffentliche Ordner - %username%@musterfirma.local\
Alle Öffentlichen Ordner\Teamkalender
Nachdem Sie den Ordnerpfad ermittelt haben, legen Sie die Desktop-Verknüpfung an:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einer freien Fläche des Windows-Desktops und wählen Sie Neu-Verknüpfung an.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um im danach angezeigten Dialogfenster die Outlook-Programmdatei OUTLOOK.EXE auszuwählen. Standardmäßig befindet sie sich im Ordner (<XX> steht für die eingesetzte Outlook-Version):
C:\Programme\Microsoft Office\Office<XX>
- Geben Sie hinter dem Programmpfad für OUTLOOK.EXE, der in das Feld für den "Speicherort des Elements" eingefügt worden ist, ein Leerzeichen und danach den Startparameter zum Öffnen des öffentlichen Ordners ein. Er hat folgendes Schema:
/select "outlook:
<vollständiger Pfad zum öffentlichen Ordner>"
- Die Befehlszeile könnte folgendermaßen aussehen:
"C:\Program Files\Microsoft Office\Office16\OUTLOOK.EXE" /select "outlook:\\Öffentliche Ordner - %username%@musterfirma.local\Alle Öffentlichen Ordner\Teamkalender"
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, weisen Sie der Verknüpfung einen aussagekräftigen Namen zu (zum Beispiel "Outlook-Teamkalender") und klicken Sie dann auf Fertig stellen.
Auf dem Windows-Desktop erscheint jetzt ein neues Symbol, über das Sie per Doppelklick direkt zum öffentlichen Ordner gelangen.