Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
Gezielte Suche nach mehreren Suchbegriffen in Outlook
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Wenn Sie zum Beispiel viele E-Mails mit Rechnungen oder Auftragsbestätigungen erhalten fällt es mit der Outlook-Suche schwer, gezielt nach einer bestimmten Rechnung oder Auftragsbestätigung zu suchen. Sie möchten zum Beispiel nach einer E-Mail suchen, die sowohl "Rechnung" als auch "Spülmaschine" als auch "Mustermann" enthält. Wenn Sie diese drei Suchbegriffe in das Suchfeld von Outlook eingeben, finden Sie in der Ergebnisliste aber auch Einträge, die nur einen der drei Suchbegriffe enthalten. In unserem Tipp zeigen wir, wie Sie in Outlook ganz gezielt nur nach Übereinstimmungen mit allen drei Begriffen suchen.
Zunächst einmal: Wenn Sie im E-Mail-Text nur einen der drei Suchbegriffe sehen, kann es natürlich sein, dass sich die beiden anderen in den Dateianhängen der E-Mail verbergen. Sie können Outlook aber auch konkret mitteilen, dass bei der Suche alle von Ihnen eingegebenen Begriffe berücksichtigt werden sollen. Das erreichen Sie, indem Sie zwischen den einzelnen Suchbegriffen jeweils den Text "UND" eingeben. Wichtig ist die Großschreibung. In Ihrem Beispiel müssten Sie also folgendes in das Suchfeld von Outlook eingeben:
Rechnung UND Spülmaschine UND Mustermann
Standardmäßig schließt Outlook aber auch bei diesem Suchausdruck die Dateianhänge ein. Um nur im Nachrichtentext suchen zu lassen, beschränken Sie die Suche auf das Feld "inhalt". Dazu geben Sie folgendes in das Suchfeld ein:
inhalt:(Rechnung UND Spülmaschine UND Mustermann)
Beachten Sie die runden Klammern um die Suchbegriffe. Damit teilen Sie Outlook mit, dass die mit UND verbundenen Kriterien einen gemeinsamen Suchausdruck bilden.
Anstelle von UND können Sie übrigens auch ODER einsetzen, um zu bestimmen, dass auch E-Mails gefunden werden sollen, die nur einen der eingegebenen Begriffe enthalten.
Und wenn Sie verhindern wollen, dass Outlook neben E-Mails mit dem Text "Rechnung" auch solche mit "Rechnungen", "Rechnungsformular" oder "Rechnungsadresse" findet, schließen Sie den Suchbegriff in doppelte Anführungszeichen ein:
"Rechnung"
Außerdem können Sie, sobald Sie den Cursor in das Suchfeld setzen, auf dem Menübandregister Suchen in der Gruppe Verfeinern gezielt bestimmte E-Mail-Felder auswählen, in denen Sie suchen wollen – zum Beispiel Von oder Betreff.
In den jüngsten Outlook-Versionen können Sie sogar am rechten Ende des Suchfelds auf ein Filtersymbol klicken, um Ihre Sucheingaben dialoggesteuert vorzunehmen.
All dies sollte Ihre Suchvorgänge deutlich effektiver machen, so dass Sie auf Anhieb finden, wonach Sie suchen.