Gastbeitrag aus SmartTools Office Insider Spezial
So können Sie Nachrichten automatisch per BCC verschicken
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Es gibt viele Gründe, Kopien aller verschicken Nachrichten in BCC zu versenden: Kollegen sollen auf dem Laufenden bleiben, Korrespondenz muss dokumentiert werden, es wird eine Datensicherung in einem anderen E-Mailsystem benötigt usw. Immer daran zu denken, die Empfänger im BCC-Feld einzutragen, gelingt selten in der Alltagshektik. Diese Aufgabe können Sie zukünftig an unser neues Gratis-Tool SmartTools AutoBCC für Outlook übertragen. In diesem Tipp stellen wir Ihnen die praktische Erweiterung für Outlook näher vor.
Hier finden Sie den kostenlosen Download:
Gratis: SmartTools AutoBCC für Outlook
Nach der automatischen Installation ist der Einsatz unseres Add-Ins ganz einfach: Rufen Sie im ersten Schritt den Einstellungsdialog über SmartTools-AutoBCC-Optionen auf. Im daraufhin angezeigten Konfigurationsdialog tragen Sie im Feld Senden in BCC an eine E-Mailadresse ein, an die automatisch eine Kopie jeder E-Mail gesendet werden soll. Sie können auch mehrere E-Mailadressen getrennt durch ein Semikolon in das entsprechende Feld eingeben. Außerdem lassen sich auch vorhandene Outlook-Kontakte angeben. Zum Beispiel:
Klaus Bergmann; kundenservice@smarttools.de
Entscheiden Sie schließlich, ob Sie bei jeder versendeten E-Mail nach den BCC-Versand bestätigen möchten. Aktivieren Sie dazu die Option Bei jeder Mail fragen. Nachdem Sie den Dialog mit Schließen verlassen haben, ist das Add-In einsatzbereit.
Über einen Mausklick auf das Programmsymbol im Menüband können Sie den Status des Add-Ins zwischen aktiv und inaktiv wechseln. Auf diese Weise lässt sich der BCC-Versand jederzeit für einen beliebigen Zeitraum unterbrechen und danach mit einem weiteren Mausklick wieder starten. Der aktuelle Status ist direkt am Aussehen des Symbols erkennbar.
TIPP Wenn Sie immer automatisch BCC-Kopien senden möchten und keine Einbindung im Menüband benötigen, können Sie das Add-In zunächst konfigurieren und danach in Outlook ausblenden. Der dazu notwendige Eingriff in die Registry wird in der installierten Dokumentation Schritt für Schritt erläutert.