Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
Warum manche Outlook-Ordner den Zusatz "Nur dieser Computer" haben
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FRAGE Wenn ich in Outlook einen neuen Unterordner anlege, erhält er den Zusatz "(Nur dieser Computer)". Der Ordner steht folglich nur lokal auf meinem Computer zur Verfügung. Bei anderen Ordnern ist das dagegen nicht der Fall. Sie haben keinen Zusatz und ich kann tatsächlich auch von anderen PCs darauf zugreifen. Wie kann ich steuern, ob ein neuer Ordner nur lokal oder global verfügbar ist? Ich möchte die Ordner auf all meinen PCs nutzen.
M. Richter
ANTWORT Bei den neuen Ordnern handelt es sich vermutlich um Kontakt-, Kalender- oder Aufgabenordner. Wenn Sie diese Ordner in einem IMAP-Konto anlegen, stehen sie Ihnen nur lokal zur Verfügung.
Das liegt aber nicht an Outlook, sondern am IMAP-Protokoll. Dieses Protokoll ist nur für E-Mails ausgelegt und unterstützt keine Synchronisierung von Kontakten, Terminen oder Aufgaben. Verwirrend in Outlook ist höchstens, dass es in einem IMAP-Konto auch andere Ordner als E-Mail-Ordner geben kann. In früheren Outlook-Versionen war das gar nicht möglich.
Ändern können Sie an diesem Verhalten nichts, zumal es vom Provider Ihres IMAP-Kontos abhängt, ob er überhaupt etwas anderes als den Austausch von E-Mails unterstützt. Selbst wenn, könnten Sie höchstens mit Hilfe von externen Add-Ins Kontakte oder Termine mit Outlook abgleichen. Outlook selbst besitzt bei IMAP-Konten keine derartigen Fähigkeiten.
Aber es gibt ja nicht nur IMAP-Konten. Bei Exchange-Konten funktioniert die Synchronisierung beliebiger Ordnertypen problemlos. Um neben E-Mails auch Kontakte, Termine oder Aufgaben auf mehreren PCs zu nutzen, können Sie zum Beispiel ein kostenloses Microsoft-Konto (auch als Outlook.com- oder Hotmail-Konto bekannt) einsetzen. Oder wenn Sie ein Microsoft 365-Abonnement besitzen, steht Ihnen automatisch ein passendes Konto zur Verfügung.
Um die Outlook-Daten auf all Ihren PCs zu synchronisieren, sollten Sie also den Einsatz eines Microsoft (365)-Kontos in Erwägung ziehen.