Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
Vollständige Kontaktinformationen per E-Mail weiterleiten
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FRAGE Ich benutze häufig Visitenkarten, um Kontaktinformationen per E-Mail aus Outlook zu verschicken. Wenn ich aber in einer neuen E-Mail die Funktion Einfügen-Einschließen-Visitenkarte einsetze, fehlen in den eingefügten Kontaktdaten verschiedene Informationen, obwohl sie eigentlich in dem jeweiligen Outlook-Kontakt gespeichert sind. Haben Sie einen Vorschlag wie sich dieses Problem umgehen lässt?
F. Preuße
ANTWORT Das Problem besteht darin, dass Outlook bei dem von Ihnen beschriebenen Verfahren nur die Kontaktinformationen einfügt, die in der Visitenkarte des jeweiligen Kontakts angezeigt werden. Und das gilt nicht nur für die im E-Mail-Text eingefügte Visitenkartenabbildung, sondern auch für die als Anhang beigefügte VCF-Datei.
Welche Informationen Outlook bei jedem einzelnen Kontakt verwendet, können Sie überprüfen, indem Sie im Kontaktordner die Ansicht Visitenkarte(n) aktivieren.
Sie könnten jetzt natürlich Ihren Kontaktordner durchforsten und bei Bedarf die Visitenkarten einzelner Kontakte an Ihre Bedürfnisse anpassen. Im Prinzip ist das aber eine unzumutbare Aufgabe. Einfacher ist es, Kontakte nicht als Visitenkarten, sondern als "echte" vCards weiterzuleiten.
Outlook besitzt den Kontextmenübefehl früherer Versionen für vCards leider nicht mehr. Nur wenn Sie einen einzelnen Kontakt als vCard weiterleiten wollen, können Sie noch den Kontakt öffnen und im Menüband des Kontaktformulars Kontakt-Aktionen-Weiterleiten-Im Internetformat (vCard) anwählen.
Wenn Sie allerdings mehrere Kontakte auf einmal weiterleiten wollen, bietet Ihnen Outlook via Kontextmenü nur Als Visitenkarte, Als Outlook-Kontakt und Als Textnachricht an. Die vCard-Option für die vollständigen Kontaktinformationen fehlt. Am schnellsten kommen Sie noch mit folgender Notlösung zum Ziel:
- Markieren Sie im Kontaktordner den ersten Kontakt, den Sie weiterleiten wollen.
- Wählen Sie Datei-Speichern unter an.
- Wechseln Sie im Speichern unter-Dialogfenster in einen Ordner, in dem Sie die vCards für die E-Mail-Weiterleitung vorübergehend ablegen können. Legen Sie gegebenenfalls einen neuen Ordner an.
- Achten Sie darauf, dass als Dateityp "vCard-Dateien (*.vcf)" eingestellt ist, und ändern Sie bei Bedarf den Dateinamen (standardmäßig schlägt Outlook den Namen des Kontakts vor). - Danach klicken Sie auf Speichern.
- Wiederholen Sie die Schritte für alle weiteren Kontakte, die Sie via E-Mail weiterleiten wollen.
- Öffnen sie dann eine neue E-Mail-Nachricht und fügen Sie die zuvor erstellten vCard-Dateien per Nachricht-Einschließen-Datei anfügen als Dateianhänge ein.
- Nachdem Sie die E-Mail verschickt haben, können Sie die vCard-Dateien wieder von Ihrer Festplatte löschen - sofern Sie sie nicht später noch einmal verschicken wollen.