Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
Keine individuellen Nachrichtenformate für Kontakte mehr
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FRAGE Meine E-Mails verschicke ich normalerweise im HTML-Format. Bei manchen Empfängern – insbesondere auf Mobilgeräten – führt das aber dazu, dass der Text in einer winzigen Schriftgröße dargestellt wird und kaum zu lesen ist. Testweise habe ich den Empfängern E-Mails im Nur-Text- oder Rich Text-Format geschickt. Dabei war die Schriftgröße in Ordnung. Je nach Empfänger möchte ich meine Mails jetzt entweder im HTML- oder im Rich Text-Format verschicken. Wie ich gelesen habe, soll es eine entsprechende Einstellung in den Kontakten von Outlook geben. Aber wie erreiche ich die? Und wie kann ich das Nachrichtenformat dauerhaft für einzelne Kontakte ändern?
K. Stutzig
ANTWORT Mit einer Registry-Anpassung ist es zwar möglich, das Dialogfenster zugänglich zu machen, in dem Sie für jeden Kontakt ein individuelles Nachrichtenformat bestimmen können. Was in Outlook 2010 noch gut funktionierte, ist in den aktuellen Outlook-Versionen allerdings bedeutungslos. Selbst wenn Sie für die E-Mail-Adresse eines Outlook-Kontakts "Als Nur-Text senden" festlegen, würde Outlook eine Nachricht an diesen Kontakt im Standardformat verschicken, das Sie in Outlook oder individuell in dieser Nachricht eingestellt haben. Üblicherweise ist das das HTML-Format.
Die aktuellen Outlook-Versionen ignorieren individuelle Nachrichtenformat-Einstellungen eines Kontakts einfach. Und uns ist kein Trick bekannt, mit dem sich dieses Verhalten ändern ließe.
Es wird Ihnen nichts anderes übrigbleiben, als separate E-Mails an Ihre "Standardempfänger" und die Empfänger, die Nur-Text-Nachrichten benötigen, zu schicken. Verwenden Sie möglichst kein Rich-Text-Format, weil es nur von Outlook korrekt verarbeitet werden kann und unter Umständen zu unerfreulichen WINMAIL.DAT-Anhängen führt.
Um schnell zwei Fassungen derselben Nachricht zu erstellen, bietet sich folgende Vorgehensweise an:
- Erstellen Sie zunächst die Standardnachricht mit den üblichen Formatierungen – also die Nachricht, die Sie im HTML-Format verschicken wollen.
- Fügen Sie eine Betreffzeile, aber möglichst noch keine Empfänger hinzu.
- Setzen Sie den Cursor dann in die Betreffzeile der Nachricht (nicht in den Nachrichtentext) und drücken Sie Strg + F. – Damit erstellen Sie ein Duplikat der aktuellen Nachricht.
- Im Duplikat wählen Sie Text formatieren-Format-Nur Text an, um das Nachrichtenformat zu ändern. – Den anschließenden Hinweis auf Formatierungsverluste quittieren Sie mit einem Klick auf Weiter.
- Jetzt müssen Sie im Original und im Text-Duplikat der Nachricht nur noch die gewünschten Empfänger eintragen und jeweils auf Senden klicken.
So erhalten die Personen, die Probleme mit Ihren HTML-Mails haben, recht unkompliziert Nachrichten im lesbaren Nur-Text-Format.