Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
Abwesenheitsnotizen ohne Exchange Server
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FRAGE Haben Sie eine Idee, wie ich in Outlook automatische Abwesenheitsnotizen auch ohne den Einsatz eines Exchange Servers einrichten kann? Ich möchte zum Beispiel während meines Urlaubs alle eingehenden E-Mails automatisch mit einer Nachricht beantworten lassen, dass ich in der nächsten Zeit nicht erreichbar bin und mich erst nach dem Urlaub um die Beantwortung der Anfragen kümmern kann. Ich nutze allerdings keinen Exchange Server.
I. Abidin
ANTWORT Ihrer Frage ist zu entnehmen, dass Sie die Funktion Automatische Antworten im Dateimenü von Outlook kennen, denn dies ist eine Funktion, die Ihnen tatsächlich nur in einem Exchange-Konto zur Verfügung steht. IMAP- oder POP-Konten bieten diese Möglichkeit nicht.
Automatische Antworten in IMAP- oder POP-Konten funktionieren nur, wenn Sie Ihren PC während Ihres gesamten Urlaubs eingeschaltet lassen und wenn Outlook gestartet ist. Dann könnten Sie eine Mail-Vorlage mit dem Hinweistext zu Ihrem Urlaub erstellen und eine Regel anlegen, in der Sie alle eingehenden E-Mails automatisch mit dieser Vorlage beantworten lassen.
Dieses Verfahren hat aber gleich mehrere Nachteile. Es könnte zum Beispiel sein, dass Ihr PC nach einer bestimmten Zeit automatisch in den Standby-Modus wechselt. Dann schaltet er sich normalerweise nicht wieder ein, wenn E-Mails in Outlook eingehen. Insofern nützt die Regel in Outlook nichts.
Wenn Ihr PC in einem Büro mit mehreren Mitarbeitern steht, stellt sich auch die Frage, ob Sie ihn wirklich die ganze Zeit unbeaufsichtigt laufen lassen wollen. Dann hätte jede Kollegin oder jeder Kollege Zugriff auf Ihre persönlichen Daten, ohne dass Sie es merken würden.
Darum bietet sich bei IMAP- und POP-Konten eine andere Variante für automatische Abwesenheitsnotizen an: Prüfen Sie, ob Ihr E-Mail-Provider eine derartige Funktion im Rahmen des Online-Zugangs zu Ihrem Konto anbietet. Das ist zum Beispiel bei Google (Gmail), T-Online (Telekom-Konto), GMX oder WEB.DE der Fall.
Rufen Sie dazu die Internetseite Ihres Providers im Browser auf und wechseln Sie zu Ihrem E-Mail-Posteingang. Dort gibt es meist ein Zahnradsymbol, mit dem Sie die E-Mail-Einstellungen erreichen. Lassen Sie sich dann die ausführliche Übersicht über alle Einstellungen anzeigen und suchen Sie nach der Einstellung für Abwesenheitsnotizen. Bei Google finden Sie die Einstellung etwa ganz unten auf dem Register Allgemein.
Im E-Mail-Center von T-Online ist die Abwesenheitsnotiz ein Unterpunkt der E-Mail-Optionen.
Sobald Sie die Abwesenheitsnotiz bei Ihrem Provider aktiviert haben, werden während Ihres Urlaubs automatische Antworten verschickt, ohne dass Outlook in irgendeiner Form beteiligt wäre. Denken Sie aber nach Ihrem Urlaub daran, die Abwesenheitsnotiz bei Ihrem Provider wieder zu deaktivieren.