Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
Neue Version: E-Rechnung Free 1.3 zum Anzeigen und Ablegen von ZUGFeRD und XRechnung in Outlook
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Das kostenlose SmartTools E-Rechnung Free 1.3 integriert sich nahtlos in Outlook und bietet alle Funktionen, die Sie zur Arbeit mit E-Rechnungen benötigen: Wenn Sie eine E-Rechnung per E-Mail erhalten, genügt ein Mausklick und Sie können die enthaltenen Informationen in einer Übersicht anzeigen. Sie müssen den Mailanhang also nicht speichern und dann wieder in ein anderes Programm einlesen. SmartTools E-Rechnung Free für Outlook öffnet die E-Rechnung direkt aus der E-Mail und zeigt sie an. Ab sofort steht die neue Version 1.3 mit erweiterten Funktionen zur Verfügung. Im Folgenden stellen wir Ihnen die komfortable Erweiterung für alle aktuellen Outlook-Versionen im Detail vor.
Laden Sie SmartTools E-Rechnung Free 1.3 auf dieser Seite kostenlos herunter:
Gratis: SmartTools E-Rechnung Free 1.2 für Outlook
Starten Sie die heruntergeladene Datei und folgen Sie den Anweisungen des Installers. Nach einem Neustart von Outlook hat sich die Erweiterung in das Menüband integriert.
Um alle Funktionen der Erweiterung ohne großen Aufwand ausprobieren zu können, klicken Sie auf Beispiel-Rechnungen verschicken. Nach wenigen Augenblicken erscheinen in Ihrem Posteingang zwei Beispiel-Mails jeweils mit einer E-Rechnung im ZUGFeRD- und im XRechnung-Format.
E-Rechnung ohne Umwege per Mausklick anzeigen
Bei ZUGFeRD-Rechnungen, die aus einer menschenlesbaren PDF und strukturierten Textdatei bestehen, müssen Sie sicherstellen, dass die Informationen in beiden Teilen übereinstimmen. SmartTools E-Rechnung Free 1.3 für Outlook macht es Ihnen hier besonders einfach, weil PDF und Inhalt der Datenstruktur nebeneinander angeordnet werden und sich so komfortabel vergleichen lassen. Markieren Sie die entsprechende Beispielmail und klicken Sie auf E-Rechnung anzeigen.
Eine XRechnung wird ebenfalls in eine übersichtliche Darstellung umgesetzt, so dass Sie den Inhalt schnell prüfen können. Markieren Sie auch diese Mail und klicken Sie auf E-Rechnung anzeigen.
Auf Wunsch speichern Sie die lesbare ZUGFeRD- oder XRechnung-Fassung als HTML oder PDF, so dass Sie sie an andere Anwender weitergeben können. Verwenden Sie dazu die Schaltfläche Speichern unter im Anzeige-Dialog.
Damit Sie bereits beim Empfang sicherstellen, dass es sich tatsächlich um eine gültige E-Rechnung handelt, bietet SmartTools E-Rechnung Free 1.3 eine Validierungsfunktion. Auch hier genügt das Markieren der E-Mail. Sie müssen den Anhang vorher nicht speichern.
Per Klick auf E-Rechnung validieren starten Sie die Prüfung auf alle im E-Rechnung-Standard festgelegten Regeln. Am Ende wird das Ergebnis im Überblick und bei Problemen auch mit einer detaillierten Fehlerbeschreibung anzeigt. Bevor Sie die Rechnung in die Buchhaltung geben, können Sie also bei Problemen direkt beim Absender eine Korrektur anfordern und dazu bei Bedarf den Validierungsbericht als PDF weiterleiten, indem Sie auf Speichern unter klicken.
Die komplette Validierung erfolgt auf Ihrem lokalen System für höchste Datensicherheit. Sie müssen die E-Rechnung also nie auf fremde Server hochladen.
Damit Sie die E-Rechnung möglichst einfach weiterverarbeiten können, speichern Sie sie mit einem Klick auf E-Rechnung ablegen in einem beliebigen Ordner auf der Festplatte, in der Cloud oder im Netzwerk. Sie wählen einfach den Zielordner aus und SmartTools E-Rechnung für Outlook erledigt den Rest.
SmartTools E-Rechnung Free für Outlook kann nach der Installation für 90 Tage kostenlos genutzt werden, damit Sie Ihre ersten E-Rechnungen komfortabel anzeigen, prüfen und ablegen können.
Nach 90 Tagen können Sie auf die unbeschränkte Pro-Version wechseln: SmartTools E-Rechnung Pro für Outlook bietet alle Funktionen der kostenlosen Version und zahlreiche Erweiterungen, mit denen Sie die komplette Verwaltung Ihrer E-Rechnungen automatisieren oder auf wenige Mausklicks reduzieren können. Nutzen Sie jetzt den Aktionspreis mit 30% Rabatt.