Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
Outlook-Adresse schnell in ein Word-Dokument einfügen
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FRAGE Ich möchte bei meiner Korrespondenz Tipparbeit sparen und Adressen nicht immer wieder neue eingaben. Wie kann ich also die Postanschrift eines Outlook-Kontakts ohne großen Aufwand in ein Word-Dokument einfügen. Den Weg über einen Serienbrief kenne ich, aber das wäre mir zu umständlich. Und ein mühsames Zusammenkopieren von Name und Anschrift möchte ich mir auch ersparen. Haben Sie einen Tipp für mich?
K. Scheile
ANTWORT Aus Outlook heraus ist eine einfach Übernahme der Postanschrift eines Kontakts nicht möglich. Sie können aber aus Word heraus auf Ihr Outlook-Adressbuch zugreifen und auf diese Weise mit wenigen Mausklicks die Anschrift eines Kontakts in das aktuelle Dokument einfügen.
Um das Adressbuch schnell öffnen zu können, richten Sie in Word am besten ein Adressbuch-Symbol in der Symbolleiste für den Schnellzugriff ein:
- Starten Sie Microsoft Word mit einem neuen, leeren Dokument.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eines der Symbole in der Symbolleiste für den Schnellzugriff und wählen Sie im Kontextmenü (Die) Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen an.
- Im danach angezeigten Dialogfenster öffnen Sie das Dropdownfeld Befehle auswählen und aktivieren den Listeneintrag "Alle Befehle".
- In der Befehlsliste blättern Sie nach unten, bis Sie den Eintrag "Adressbuch" finden.
- Markieren Sie den Eintrag und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
- Bestätigen Sie die Anpassung der Symbolleiste mit einem Klick auf Ok.
Die Symbolleiste für den Schnellzugriff von Word enthält jetzt ein neues Adressbuchsymbol, über das Sie schnell eine Postanschrift aus Ihrem Outlook-Kontaktordner einfügen können.
Das funktioniert wie folgt:
- In Word setzen Sie den Cursor an die Stelle im Dokument, an der Sie die Anschrift einfügen wollen.
- Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf das Symbol Adressbuch.
- Wenn im daraufhin angezeigten Dialogfenster nicht sofort die Namen aus Ihrem Outlook-Kontaktordner aufgelistet werden, öffnen Sie das Dropdownfeld Adressbuch und wählen Sie dann den passenden Ordner aus – zum Beispiel Ihren Ordner "Kontakte".
- Nun markieren Sie den Kontakt, dessen Postanschrift eingefügt werden soll.
- Danach genügt ein Klick auf Ok, um die Adresse einzufügen.
Beachten Sie, dass immer die als "Postanschrift" gekennzeichnete Adresse eingefügt wird.