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Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly

Fehler beim Löschen von Nachrichten vermeiden

Outlook 365 2024 2021 2019 2016 2013

FRAGE Beim Löschen von E-Mails aus meinem Outlook-Posteingang erhalte ich immer wieder Fehlermeldungen. Manchmal meldet Outlook, dass die Nachricht verschoben, bereits gelöscht oder der Zugriff verweigert wurde. Manchmal sagt mir Outlook aber auch, dass ich weniger als 4.000 Nachrichten löschen solle. Ich will in dem Moment aber nur eine einzige Nachricht löschen. Haben Sie eine Erklärung dafür, was hier falsch läuft?

R. Ambrosch

Fehlermeldungen wie diese deuten darauf hin, dass eine Nachricht bereits gelöscht wurde.

ANTWORT Solche Fehler treten insbesondere bei IMAP-Konten auf. Wenn Sie die Löscheinstellungen geändert haben, kann es sein, dass entweder Ihr "Papierkorb" (der Ordner für gelöschte Elemente) überquillt oder die Möglichkeit besteht, bereits gelöschte Nachrichten erneut zu löschen.

Letzteres ist aber leicht zu erkennen: Wenn in einem E-Mail-Ordner die Absenderadresse durchgestrichen ist, handelt es sich um eine bereits gelöschte E-Mail. Sie können und müssen diese Nachricht nicht erneut löschen.

Überprüfen Sie stattdessen die Kontoeinstellungen Ihres IMAP-Kontos:

1. Wählen Sie Datei-Informationen an und klicken Sie im Backstage-Bereich auf Kontoeinstellungen und im aufklappenden Menü noch einmal auf Kontoeinstellungen.
2. Im danach angezeigten Dialogfenster markieren Sie Ihr IMAP-Konto und klicken auf Ändern.
3. Je nach Outlook-Version fahren Sie jetzt wie folgt fort:
4. Outlook 2016 und neuer: Schalten Sie das Kontrollkästchen Elemente zum Löschen markieren, jedoch nicht automatisch verschieben AUS und schalten Sie das Kontrollkästchen Elemente beim Wechseln von Ordnern im Onlinemodus bereinigen EIN.
5. Outlook 2013: Klicken Sie auf Weitere Einstellungen und wechseln Sie im nächsten Dialogfenster auf die Registerkarte Erweitert. Hier schalten Sie das Kontrollkästchen Elemente zum Löschen markieren, jedoch nicht automatisch verschieben AUS und – sofern anwählbar – das Kontrollkästchen Elemente beim Wechseln von Ordnern im Onlinemodus bereinigen EIN. Danach klicken Sie auf Ok.
6. Outlook 2010: Klicken Sie auf Weitere Einstellungen und wechseln Sie im nächsten Dialogfenster auf die Registerkarte Gelöschte Elemente. Aktivieren Sie die Option Gelöschte Elemente in folgenden Ordner auf dem Server verschieben. In der Ordnerliste markieren Sie den gewünschten Ordner für gelöschte Elemente. – Außerdem aktivieren Sie das Kontrollkästchen Elemente online beim Wechseln des Ordners löschen. Anschließend klicken Sie auf Ok.
7. Setzen Sie die Anpassung der Kontoeinstellungen mit einem Klick auf Weiter fort und folgen Sie den Bildschirmhinweisen.
8. Das Dialogfenster mit den Kontoeinstellungen können Sie danach Schließen.

Ein mehrfaches Löschen derselben Nachricht sollte damit ausgeschlossen sein.

Es könnte aber sein, dass der Papierkorb Ihres IMAP-Kontos tatsächlich voll ist. Wechseln Sie also in den entsprechenden Ordner, wobei es an Ihrem E-Mail-Provider liegt, ob er "Gelöschte Elemente" oder aber "Papierkorb", "Gelöscht" oder "Trash" heißt. Um alle Elemente aus dem Papierkorb zu löschen, wählen Sie Ordner-Aufräumen-Ordner leeren an. Falls Outlook wieder eine Meldung anzeigt, dass es nicht mehr als 4000 Einträge löschen kann, müssen Sie den Papierkorb Stück für Stück leeren, indem Sie mehrere Nachrichten markieren und jedes Mal Entf drücken.

Um ein Überquellen des Papierkorbs in Zukunft zu verhindern, können Sie den Ordner mit den gelöschten Elementen automatisch leeren lassen:

1. Wählen Sie in Outlook Datei-Optionen an.
2. Wechseln Sie zur Kategorie Erweitert.
3. Aktivieren Sie im Bereich Starten und Beenden von Outlook das Kontrollkästchen Beim Beenden von Outlook die Ordner "Gelöschte Elemente" leeren.
4. Klicken Sie auf Ok.