Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
Besprechungsanfragen bei Terminüberschneidungen automatisch ablehnen
Outlook 365
FRAGE Ich möchte Besprechungsanfragen, die sich mit vorhandenen Terminen oder Besprechungen in meinem Kalender überschneiden, automatisch ablehnen. Ich weiß, dass es eine entsprechende Einstellung in den Outlook-Optionen gibt. Die kann ich aber nur aktivieren, wenn ich gleichzeitig die automatische Annahme von Besprechungsanfragen (ohne Terminüberschneidungen) einschalte. Diese Automatik möchte ich aber nicht, denn ich will selbst entscheiden, ob ich eine Besprechung annehme. Kennen Sie einen Trick, Besprechungsanfragen bei Überschneidungen automatisch abzulehnen und sie ansonsten manuell verarbeiten zu können?
A. Scheb
ANTWORT Das kommt darauf an, mit was für einem Konto Sie Outlook verwenden. Wenn Sie Ihre Terminplanung in einem Microsoft 365 Business- oder Enterprise-Konto vornehmen, lässt sich Ihre Wunschkonfiguration umsetzen. Wenn Sie nur ein Microsoft 365 Family- oder Single-Abonnement besitzen oder Ihr Outlook-Kalender per IMAP oder POP mit dem E-Mail-Konto eines Drittanbieters verbunden ist, funktioniert es leider nicht.
Selbst wenn Sie mit einem passenden Microsoft 365-Abo arbeiten, können Sie die gewünschte Verarbeitung von Besprechungsanfragen aber nicht direkt in Outlook einstellen. Dort gibt es nur die von Ihnen bereits genannten Optionen. Um die Anpassung vorzunehmen, müssen Sie über Outlook im Web auf Ihr Konto zugreifen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
- Wechseln Sie in Ihrem Desktop-Outlook in den Posteingang Ihres Microsoft 365-Kontos.
- Wählen Sie Datei-Informationen an.
- Im Bereich Kontoeinstellungen klicken Sie nun auf den Link, der unter Zugriff auf dieses Konto im Web angezeigt wird.
- Damit öffnen Sie ein Browserfenster, in dem der Posteingang Ihres Kontos via Outlook im Web angezeigt wird.
- Klicken Sie oben rechts in diesem Fenster auf das Zahnrad-Symbol, um die Einstellungen zu öffnen.
- Im danach angezeigten Fenster wechseln Sie zur Kategorie Kalender und anschließend zur Unterkategorie Ereignisse und Einladungen.
- Im Abschnitt Einladungen von anderen Personen aktivieren Sie nun das Kontrollkästchen Einladungen, die mit vorhandenen Ereignissen in Konflikt stehen, automatisch ablehnen.
- Falls vorher das Kontrollkästchen Einladungen nach der Antwort aus dem Posteingang löschen aktiv war, wird es automatisch ausgeschaltet, und Sie werden mit dem kuriosen Hinweis, dass Sie "nichts mehr im Blick behalten", darauf hingewiesen. Quittieren Sie diesen Hinweis einfach mit einem Klick auf Verstanden. – Wenn Sie wollen, können Sie Einladungen nach der Antwort aus dem Posteingang löschen dann aber trotzdem wieder einschalten.
- Klicken Sie auf Speichern, damit die neuen Einstellungen wirksam werden.
- Schließen Sie das Einstellungen-Fenster.
- Danach können Sie auch das Browserfenster schließen.
Da Ihre E-Mails vom Exchange-Server verarbeitet werden, wirken sich die Anpassungen auch auf Ihr Desktop-Outlook aus. Somit werden Besprechungsanfragen bei Terminüberschneidungen ohne Ihr Zutun abgelehnt. Ansonsten können Sie selbst entscheiden, wie Sie auf die Besprechungsanfrage in Ihrem Posteingang reagieren.
Beachten Sie aber, dass Sie die automatisch abgelehnten Termine trotzdem noch manuell aus Ihrem Kalender löschen müssen.