Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
Ordner-Favoriten gruppieren
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FRAGE In meinem Outlook habe ich eine weit verzweigte Ordnerstruktur angelegt. Um schnell auf bestimmte Ordner zugreifen zu können, habe ich viele Ordner in den Favoriten angeheftet. Je mehr Ordner zu den Favoriten hinzukommen, desto unübersichtlicher wird es aber auch wieder. Darum meine Frage: Ist es irgendwie möglich, Gruppen oder Unterebenen in den Favoriten anzulegen, die sich je nach Bedarf erweitern oder reduzieren lassen?
R. Riebel
ANTWORT Die Favoritenliste von Outlook besitzt leider nur eine einzige Ebene. Sie können zwar beliebig viele Ordner hinzufügen. Es ist aber nicht möglich, individuelle Gliederungsebenen zu erstellen, um einzelne Favoritenordner thematisch zu gruppieren.
Als Alternative zu den Favoriten könnten Sie aber den Bereich "Verknüpfungen" einsetzen. Darin können Sie immerhin eine Unterebene mit verschiedenen Verknüpfungsgruppen einrichten. In diesen Gruppen lassen sich dann thematisch zugehörige Ordnerverknüpfungen unterbringen.
Um den Verknüpfungsbereich auszuprobieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Je nach Outlook-Version klicken Sie entweder ganz links in der App-Leiste auf das Symbol Weitere Apps und dann im aufklappenden Menü auf Verknüpfungen. Oder Sie klicken unten im Navigationsbereich auf das Symbol Verknüpfungen.
- Standardmäßig enthält der Verknüpfungsbereich eine Verknüpfungsgruppe namens "Verknüpfungen" mit zwei Verknüpfungen zu "Outlook Heute" und "Microsoft Office Online". Um eine eigene Verknüpfungsgruppe zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Gruppenüberschrift "Verknüpfungen" und dann wählen Sie im aufklappenden Menü Neue Verknüpfungsgruppe an.
- Outlook erstellt daraufhin einen neuen Eintrag im Verknüpfungsbereich. Überschreiben Sie einfach die Namensvorgabe durch eine Gruppenbezeichnung Ihrer Wahl und drücken Sie danach Return.
- Um der neuen Gruppe einen Ordner hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Gruppenbezeichnung und wählen dann Neue Verknüpfung an.
- Im danach angezeigten Fenster wählen Sie den Ordner aus, den Sie der Gruppe hinzufügen wollen.
Nach diesem Prinzip erstellen Sie weitere Verknüpfungen und Verknüpfungsgruppen. Die Gruppen können Sie übrigens wie gewünscht erweitern oder reduzieren. So bekommen Sie zumindest ein wenig mehr Struktur in die Liste Ihrer favorisierten Ordner.