Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
Termine schneller koordinieren
Outlook 365
FRAGE Ich muss sehr häufig Teams-Meetings planen. Daran nehmen sowohl Personen aus unserer Firma als auch externe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter teil. Wenn ich eine Besprechung in Outlook anlege, kann ich im Terminplanungs-Assistenten aber nur die Verfügbarkeit der firmeninternen Personen sehen. Das führt dazu, dass ich oft zum Telefonhörer greifen muss, um einen Termin zu finden, an dem auch die externen Teilnehmer Zeit haben. Oder es entwickelt sich ein zeitraubender E-Mail-Austausch für die Terminfindung. Geht das nicht auch einfacher?
M. Matuszek
ANTWORT Wenn Sie ein Business- oder Enterprise-Abo von Microsoft 365 einsetzen, steht Ihnen für die Terminabsprache eine recht neue Funktion zur Verfügung, mit der Sie die Terminsuche nahezu automatisieren können. In der Terminabfrage-Funktion können Sie eine Umfrage mit mehreren Terminvorschlägen erstellen, die Sie per E-Mail an die Teilnehmerinnen und Teilnehmer senden. Diese können anschließend "ankreuzen", welcher Terminvorschlag passt und welcher nicht. Sobald eine Terminüberschneidung gefunden wurde, erstellt die Terminabfrage-Funktion automatisch einen neuen Besprechungstermin.
Probieren Sie einfach aus, ob die Funktion eine Arbeitserleichterung für Sie sein könnte:
- Erstellen Sie in Outlook eine neue E-Mail – ja, eine Standard-E-Mail und keine neue Besprechungsanfrage.
- Fügen Sie die gewünschten Teilnehmer des Meetings als An- oder Cc-Empfänger hinzu.
- Geben Sie eine aussagekräftige Betreffzeile ein und schreiben Sie einen kurzen Nachrichtentext, der auf die Terminumfrage hinweist.
- Achten Sie darauf, dass sich der Cursor im Bereich des Nachrichtentextes befindet, und wählen Sie Nachricht-Zeit suchen-Neue Terminabfrage an.
- Es öffnet sich ein Aufgabenbereich, in dem Sie die Details der Terminabfrage festlegen können. Im ersten Schritt legen Sie die Terminvorschläge fest, indem Sie ein Datum auswählen und die Startzeit(en) ankreuzen. Dabei können Sie auch Vorschläge an unterschiedlichen Tagen bestimmen; Outlook merkt sich, wenn Sie vorher Uhrzeiten an einem anderen Tag aktiviert hatten.
- Dann klicken Sie im Aufgabenbereich auf Weiter.
- Im nächsten Schritt können Sie die Terminvorschläge kontrollieren und bei Bedarf einen Standort eingeben. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, die Abstimmungseinstellungen zu verwalten.
- Klicken Sie auf Umfrage erstellen, um die Terminabfrage vorzubereiten und in die aktuelle E-Mail einzufügen.
- Senden Sie die E-Mail.
Personen, die Ihre E-Mail erhalten, können nun im Nachrichtentext auf Abstimmen klicken, um auf einer Webseite die Terminvorschläge einzusehen. Die Terminpräferenzen können die Teilnehmer jeweils mit Ja, Nein oder Bevorzugen angeben und anschließend mit einem Klick auf Abstimmen veröffentlichen.
Standardmäßig wird der Organisator der Terminumfrage per E-Mail über neue Abstimmungsergebnisse informiert. Und wenn alle Teilnehmer einen Konsens finden, wird automatisch ein Besprechungstermin erstellt.