Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
Aufgabe mit Kontaktinformationen erstellen
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FRAGE Ich möchte für meine Mandantenverwaltung Aufgaben in Outlook erstellen, die automatisch schon bestimmte Kundeninformationen wie Name, Adresse, Telefonnummer usw. enthalten. Am besten wäre es, wenn ich in meinem Kontaktordner einen Mandanten auswählen und dann per Mausklick die Aufgabe mit den zugehörigen Informationen anlegen könnte. Ist das bereits standardmäßig möglich oder lässt sich das mit einem Makro umsetzen?
L. Rückert
ANTWORT Diese Aufgabe lässt sich mit den Standardfunktionen von Outlook recht einfach lösen:
- Wechseln Sie in Ihren Kontaktordner.
- Suchen Sie den Kontakt, für den Sie eine Aufgabe erstellen wollen. Es spielt dabei keine Rolle, ob der Kontaktordner in einer Listen-/Visitenkartenansicht oder in der Personenansicht angezeigt wird.
- Sorgen Sie dafür, dass Ordnerbereich angezeigt wird. Das ist der Bereich am linken Rand des Outlook-Fensters, in dem Sie zu den Bereichen "E-Mail", "Kalender", "Aufgaben" usw. wechseln können.
- Nun zeigen Sie mit der Maus auf den gewünschten Kontakt und ziehen ihn bei gedrückter rechter (!) Maustaste auf das Aufgabensymbol im Navigations-/Ordnerbereich bzw. in der Outlook-Leiste.
- Dort lassen Sie die Maustaste wieder los, woraufhin sich ein Kontextmenü öffnet. Wählen Sie darin den Befehl Hierhin kopieren als Aufgabe mit Text an.
- Outlook öffnet ein neues Aufgabenfenster, das sofort die gewünschten Kontaktinformationen enthält. Außerdem trägt Outlook als Betreff den Namen des Kontakts ein. Sie müssen nur noch die speziellen Aufgabendetails wie das Fälligkeitsdatum eingeben und die Aufgabe speichern.