Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
Neues Gratis-Tool: E-Rechnungen in E-Mail-Anhängen automatisch erkennen
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Der Anteil von verschickten E-Rechnungen steigt in den letzten Monaten stark an, aber viele Unternehmen bemerken das gar nicht. Das Hauptproblem: Eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format ist nicht ohne weiteres als E-Rechnung erkennbar. Sie erscheint zunächst wie eine normale PDF-Datei, aber es genügt nicht, wie gewohnt nur das PDF-Dokument anzuzeigen! In der PDF befindet sich auch die eigentliche E-Rechnung als strukturierte Textdatei. Sie müssen sicherstellen, dass die Informationen in PDF und E-Rechnung übereinstimmen, denn der Inhalt der E-Rechnung ist ausschlaggebend für den in Rechnung gestellten Betrag. Der kostenlose SmartTools E-Rechnung Prüfer hilft weiter: er integriert sich in Outlook, prüft die Anhänge in der aktuell angezeigten Nachricht und blendet automatisch einen deutlich sichtbaren Hinweis auf die erkannte E-Rechnung ein.
So haben Sie die Möglichkeit, die E-Rechnung wirklich zu prüfen und freizugeben. Dazu können Sie zum Beispiel Ihre Buchführungssoftware verwenden, aber es stehen auch verschiedene kostenlose Programme und Web-Dienste zur Verfügung.