Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
Status einer E-Mail schnell zwischen gelesen und ungelesen umschalten
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FRAGE Wenn ich durch meinen Posteingang blättere, werden die E-Mails meist automatisch als "gelesen" markiert. Da ich üblicherweise die E-Mail-Inhalte im Vorschaubereich überfliege, ist das eigentlich in Ordnung. Manchmal möchte ich den Status einzelner E-Mails aber wieder auf "ungelesen" setzen, um sie gewissermaßen zu markieren und damit ich weiß, welche E-Mails ich später noch einmal genauer lesen muss. Wie kann ich den E-Mail-Status möglichst schnell wieder auf ungelesen setzen?
D. Wiese
ANTWORT In der Liste eines E-Mail-Ordners – zum Beispiel im Posteingang – können Sie den gelesen/ungelesen-Status ganz leicht per Mausklick oder per Tastenkombination umschalten, je nachdem, welche Methode Sie bevorzugen.
Beginnen wir mit den Tastenkombinationen: Wenn Sie die gerade markierte E-Mail als ungelesen kennzeichnen wollen, drücken Sie Strg + U. Wenn Sie eine E-Mail als gelesen kennzeichnen wollen, drücken Sie Strg + Q.
Mit der Maus geht es ebenso schnell: Zeigen Sie in der E-Mail-Liste auf den linken Rand eines Eintrags, bis ein etwas breiterer Balken erscheint, und klicken Sie einmal mit der linken Maustaste. Je nach E-Mail-Status schalten Sie damit von gelesen zu ungelesen oder von ungelesen zu gelesen um. Der Mausklick funktioniert quasi wie ein Schalter.
Sie können aber auch generell verhindern, dass Outlook eine E-Mail automatisch als gelesen kennzeichnet. Die entsprechenden Einstellungen nehmen Sie in den Lesebereichsoptionen vor, die Sie per Ansicht-Layout-Lesebereich-Optionen öffnen.
Standardmäßig ist das Kontrollkästchen Element als gelesen markieren, wenn neue Auswahl erfolgt aktiviert. Das führt dazu, dass Ihre Nachrichten beim schnellen Durchblättern immer automatisch als gelesen eingestuft werden.
Besser wäre es vielleicht, das Kontrollkästchen zu deaktivieren und stattdessen das Kontrollkästchen Im Lesebereich angezeigte Nachrichten als gelesen markieren zu aktivieren. Anschließend stellen Sie die Wartezeit vor "Gelesen"-Markierung auf einen Wert ein, der für ein ausreichend gründliches Überfliegen des E-Mail-Inhalts reicht.
Wenn Sie merken, dass Sie die Nachricht später lieber noch einmal sorgfältig lesen sollten, gehen Sie einfach vor Ablauf der Wartezeit zur nächsten Nachricht. So bleibt die Nachricht weiterhin "ungelesen". Bei weniger wichtigen Nachrichten lassen Sie die Wartezeit verstreichen, wodurch sie automatisch als gelesen gekennzeichnet wird.
Letztendlich ist es Geschmackssache. Sie müssen einfach ausprobieren, welche Lesebereichsoptionen am besten für Sie geeignet sind.