Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
Verzögerter E-Mail-Versand mit mehr Komfort
Outlook 365 2024 2021 2019 2016 2013
In den Optionen einer neuen E-Mail lässt sich die Übermittlung der Nachricht bis zu einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit verzögern. Auch wenn Sie die Angaben individuell anpassen kann, sind sie anfangs immer auf das aktuelle Datum und auf 17:00 Uhr eingestellt. Das sogar, wenn es zum Beispiel bereits 19 Uhr ist. Viele Anwender suchen daher nach einer Möglichkeit, den Zeitpunkt der Übermittlungsverzögerung automatisch vorzugeben. Zum Beispiel auf den nächsten Tag um 9:00 Uhr.
Die Übermittlungszeit für den verzögerten E-Mail-Versand ist leider fest im Programmcode von Outlook verankert. Sie ist weder abhängig von den Arbeitszeiteinstellungen noch lässt sie sich durch irgendwelche Registry-Einstellungen beeinflussen.
Als Workaround können Sie aber ein Makro erstellen, das automatisch ein neues E-Mail-Fenster mit dem gewünschten Versandtermin öffnet. Anschließend weisen Sie das Makro einem Symbol in der Symbolleiste für den Schnellzugriff zu, so dass der Aufruf ganz schnell per Mausklick erfolgen kann.
Das Makro erstellen Sie folgendermaßen:
- Drücken Sie Alt + F8, um das Dialogfenster Makros zu öffnen.
- Geben Sie im Feld Makroname folgenden Text ein:
SpaeterSenden
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen.
- Sie gelangen damit direkt in die Entwicklungsumgebung von Outlook, in der ein Codefenster mit dem Gerüst der Prozedur "SpaeterSenden" angezeigt wird.
- Ergänzen Sie den Prozedurcode wie folgt:
Sub SpaeterSenden()
Dim NewMail As MailItem
Dim DeliveryDate As Date
Dim DeliveryTime As Date
On Error GoTo SpaeterSenden_Error
DeliveryDate = Date + 1
DeliveryTime = TimeSerial(9, 0, 0)
Set NewMail = Application.CreateItem(olMailItem)
With NewMail
.DeferredDeliveryTime = DeliveryDate + DeliveryTime
.Display
End With
SpaeterSenden_End:
Set NewMail = Nothing
Exit Sub
SpaeterSenden_Error:
MsgBox _
"Fehler beim Einstellen der Übermittlungszeit:" & _
vbCrLf & _
"(Fehlernr. " & Err.Number & ") " & _
Err.Description
Resume SpaeterSenden_End
End Sub
- Der Makrocode stellt die Übermittlungszeit auf 9 Uhr am nächsten Tag ein. Falls Sie den Zeitpunkt ändern wollen, passen Sie am Anfang der Prozedur diese beiden Zeilen an:
DeliveryDate = Date + 1
DeliveryTime = TimeSerial(9, 0, 0)
- "Date + 1" bedeutet: heutiges Datum plus 1 Tag. Indem Sie stattdessen "Date + 2" einsetzen, verzögern Sie den E-Mail-Versand zum Beispiel auf übermorgen.
- "TimeSerial(9, 0, 0)" beschreibt die Uhrzeit in Stunden, Minuten und Sekunden. Hier können Sie die Zeitanteile individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen.
- Nach Eingabe des Prozedurcodes speichern Sie das Makro, indem Sie Datei-VbaProject.OTM speichern anwählen.
- Danach verlassen Sie die Entwicklungsumgebung per Datei-Schließen und zurück zu Microsoft Outlook.
Für den schnellen Aufruf des Makros erweitern Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff:
- Klicken Sie auf den Dropdownpfeil am rechten Ende der Symbolleiste für den Schnellzugriff und wählen Sie im aufklappenden Menü Weitere Befehle an.
- Aktivieren Sie im Dropdownfeld Befehle auswählen den Eintrag "Makros".
- In der Makroliste markieren Sie den Eintrag "Projekt1.SpaeterSenden" und danach klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
- Der Makroname erscheint daraufhin im rechten Listenfeld. Markieren Sie diesen neuen Eintrag und klicken Sie unter dem Listenfeld auf Ändern.
- Im danach angezeigten Dialogfenster geben Sie im Feld Anzeigename eine aussagekräftige Bezeichnung für das Makro ein. Hier würde sich beispielsweise "Morgen früh senden" eignen.
- Suchen Sie außerdem ein passendes Symbol aus der Symbolliste aus.
- Zur Bestätigung klicken Sie auf Ok.
- Danach schließen Sie auch das Dialogfenster mit den Optionen der Symbolleiste für den Schnellzugriff mit Ok.
Nun genügt ein Mausklick auf das eben angelegte Symbol in der Symbolleiste für den Schnellzugriff, um ein neues E-Mail-Fenster zu öffnen, in dem die Nachrichtenübermittlung auf den gewünschten Zeitpunkt vordatiert ist.