Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
Outlook-Vorlagen schneller öffnen
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FRAGE Um Zeit zu sparen, habe ich für verschiedene Zwecke Outlook-Vorlagen (OFT-Dateien) erstellt. Umständlich finde ich aber den Einsatz dieser Vorlagen. Ich muss dazu immer erst Start-Neu-Neue Elemente-Weitere Elemente-Formular auswählen anwählen und dann im Formular-Dialog nach "Vorlagen im Dateisystem" suchen, bevor ich die gewünschte Vorlage öffnen kann. Gibt es da nicht eine schnellere Methode?
Diverse Anfragen
ANTWORT Den Aufruf des Dialogfensters Formular wählen können Sie über eine benutzerdefinierte Symbolleistenschaltfläche beschleunigen.
Klicken Sie dazu auf den Dropdownpfeil am rechten Ende der "Symbolleiste für den Schnellzugriff" und wählen Weitere Befehle an. Dann aktivieren Sie im Dropdownfeld Befehle auswählen den Eintrag "Alle Befehle". Im Anschluss markieren Sie den Befehl "Formular auswählen" und klicken auf Hinzufügen. Ein Klick auf Ok macht die Formularauswahl direkt verfügbar.
Ab sofort können Sie ohne große Umwege das Dialogfenster zur Formularauswahl öffnen - ein Mausklick auf das eben angelegte Symbol genügt. Um Ihre OFT-Dateien zu öffnen, müssen Sie aber immer noch die Suche nach "Vorlagen im Dateisystem" aktivieren.
Wenn Sie nur eine überschaubare Anzahl an Vorlagen einsetzen, lohnt es sich womöglich, Makros zu erstellen, mit denen Sie gezielt bestimmte Vorlagen öffnen. Diesen Makros können Sie dann Symbolleistenschaltflächen zuweisen, so dass zum Öffnen einer Vorlage nur noch ein Mausklick erforderlich ist.
Makros zum Öffnen einer bestimmten Vorlage (OFT-Datei) erstellen Sie wie folgt:
- Drücken Sie Alt + F8, um das Dialogfenster Makros zu öffnen.
- Geben Sie im Feld Makroname eine Bezeichnung ein, die Rückschlüsse auf den Zweck der Vorlage zulässt - Beispiele: "Firmenmail", "Privatmail", "Newsletter" usw.
- Klicken Sie auf Erstellen.
- Geben Sie zwischen "Sub <Makroname>" und "End Sub" folgenden VBA-Code ein:
Dim objNewMail As Outlook.MailItem
Dim strOFTFile As String
Dim strPath As String
Dim strTemplate As String
strOFTFile = "Firmenmail.oft"
strPath = Environ("AppData") & _
"\Microsoft\Templates"
strTemplate = strPath & "\" & strOFTFile
Set objNewMail = Application _
.CreateItemFromTemplate(strTemplate)
objNewMail.Display
Set objNewMail = Nothing
- Ersetzen Sie den Namen der OFT-Datei in der folgenden Zeile durch den von Ihnen eingesetzten Dateinamen:
strOFTFile = "Firmenmail.oft"
- Speichern Sie den VBA-Code mit Strg + S.
- Kehren Sie mit Datei-Schließen und zurück zu Microsoft Outlook zum Outlook-Fenster zurück.
Wiederholen Sie die genannten Schritte für weitere Vorlagen, die Sie per Makro öffnen wollen.
Anschließend können Sie gezielt bestimmte Vorlagen öffnen, indem Sie Alt + F8 drücken und doppelt auf den Makronamen für die jeweilige Vorlage klicken. Noch schneller geht es, wenn Sie den Vorlagenmakros Schaltflächen in der "Symbolleiste für den Schnellzugriff" zuweisen.
Wenn Sie sehr viele Mailvorlagen einsetzen, kommt diese manuelle Lösung allerdings schnell an ihre Grenzen. Eine komfortable Alternative ist unser SmartTools QuickMail Pro. Mit dieser beliebten Outlook-Erweiterung können Sie Vorlagen bequem erstellen, organisieren und abrufen.