Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
Abwesenheitsnotizen nur an vertrauenswürdige Absender verschicken
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Während der Urlaubszeit nutzen viele Anwender die in Outlook eingebaute Funktion Automatische Antworten, um eingehende E-Mails automatisch mit einer Abwesenheitsnotiz beantworten zu lassen. Abwesenheitsnotizen werden allerdings auch bei eingehenden Spam-Nachrichten verschickt und genau das sollten Sie möglichst verhindern. Unser Tipp der Woche zeigt Schritt für Schritt, wie Sie dazu vorgehen müssen.
Wenn automatische Antworten an Spam-Versender geschickt werden, wissen diese, dass Ihre E-Mail-Adresse gültig und in Betrieb ist. Somit besteht die Gefahr, dass Sie weiterhin Spam-Mails von diesem Spam-Versender erhalten oder sogar noch mehr "Junk-E-Mails" bekommen, weil Ihre E-Mail-Adresse an andere Spam-Versender verteilt wird.
Überflüssig sind automatische Antworten aber auch, wenn sie an die Absender von Newslettern, die Sie ganz offiziell abonniert haben, zurückgeschickt werden.
Falls Sie Outlook in Verbindung mit einem Exchange Server einsetzen oder ein Microsoft 365-Abonnement mit Exchange Online besitzen, können Sie aber gegensteuern, indem Sie automatische Antworten nur an Firmen oder Personen aus Ihrem Kontaktordner schicken lassen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wechseln Sie in den Posteingang des Outlook-Kontos, für das Sie automatische Antworten einrichten wollen.
- Wählen Sie Datei-Informationen an.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Automatische Antworten.
- Im danach angezeigten Dialogfenster aktivieren Sie die Option Automatische Antworten senden.
- Im unteren Bereich des Dialogfensters wechseln Sie anschließend auf die Registerkarte Außerhalb meiner Organisation.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatische Antworten an Personen außerhalb meiner Organisation senden.
- Um zu verhindern, dass Ihre Abwesenheitsnotiz bei jeder beliebigen eintreffenden E-Mail verschickt wird, schalten Sie die Option Nur meine Kontakte ein. So erhalten nur die Absender eine Urlaubsnachricht, die Sie in Ihrem Kontaktordner erfasst haben und die somit als vertrauenswürdig einzustufen sind.
- Wenn Sie den automatischen Versand von Abwesenheitsnotizen sofort in Kraft setzen wollen, geben Sie unten die gewünschte Nachricht ein und passen Sie oben gegebenenfalls den Zeitraum an. Danach klicken Sie auf Ok.
- Wenn Sie die Einstellung Nur meine Kontakte lediglich für eine zukünftige Verwendung speichern wollen, aktivieren Sie zunächst ganz oben die Option Keine automatischen Antworten senden und klicken Sie dann auf Ok.
Wenn Sie ein Outlook.com-Konto verwenden und Ihre Kontakte in diesem Konto verwalten, können Sie den auf Ihre Kontakte beschränkten Versand von Abwesenheitsnotizen zwar nicht in Ihrem Desktop-Outlook einstellen. Es geht aber über "Outlook im Web", also über die Web-Oberfläche Ihres Outlook.com-Kontos:
- Öffnen Sie in einem Browserfenster diese Webseite und melden Sie sich bei Ihrem Outlook.com-Konto an.
- Wechseln Sie über das App-Startfeld oben links zu Outlook.
- Öffnen Sie über das Zahnradsymbol oben rechts die Einstellungen.
- Im daraufhin eingeblendeten Aufgabenbereich klicken Sie ganz unten auf Alle Outlook-Einstellungen anzeigen.
- Wechseln Sie dann zum Bereich E-Mail und aktivieren Sie dort das Register Automatische Antworten.
- Schalten Sie die Option Automatische Antworten aktivieren ein.
- Nun können Sie das Kontrollkästchen Antworten nur an Kontakte senden ankreuzen, damit nur die in Ihrem Outlook.com-Konto erfassten Kontakte eine Abwesenheitsnotiz erhalten.
- Geben Sie dann noch den Nachrichtentext und bei Bedarf den Abwesenheitszeitraum ein, und klicken Sie auf Speichern, um den Versand automatischer Antworten zu starten.
- Danach können Sie das Einstellungen-Fenster schließen und sich wieder von Ihrem Outlook.com-Konto abmelden.