Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
E-Mails an gemeinsam genutztes Postfach nicht wieder selbst empfangen
Outlook 365 2024 2021 2019 2016
FRAGE Unsere Firma hat ein Postfach eingerichtet, das alle Mitglieder einer Arbeitsgruppe gemeinsam nutzen. E-Mails an dieses Postfach gelangen automatisch in die Posteingänge der Mitarbeiter. Wenn jetzt aber eines der Arbeitsgruppenmitglieder eine E-Mail verschickt, die im Cc auch an das gemeinsam genutzte Postfach gerichtet ist, erhält die Person diese eigene E-Mail selbst wieder in ihrem Posteingang. Das ist oft irritierend und überflüssig. Wissen Sie, wie sich die Zustellung eigener E-Mails umgehen lässt?
K.-G. Pfriem
ANTWORT Am einfachsten lösen Sie das Problem mit einer Posteingangsregel. In dieser Regel bestimmen Sie, dass E-Mails, die von der eigenen Absenderadresse stammen und an das gemeinsam genutzte Postfach adressiert sind, entweder automatisch gelöscht oder zur Kontrolle in einen dafür angelegten Outlook-Ordner verschoben werden.
Die Regel müssen Sie bei allen Arbeitsgruppenmitgliedern einrichten, und zwar wie folgt:
- Wechseln Sie in den Posteingangsordner.
- Wählen Sie Start-Verschieben-Regeln-Regel erstellen an und klicken Sie im danach angezeigten Dialogfenster auf die Schaltfläche Erweiterte Optionen.
- Im Regel-Assistenten aktivieren Sie die erste Bedingung: "die von <Absender> kommt".
- Im unteren Bereich des Dialogfensters klicken Sie dann auf den unterstrichenen Absendernamen, um ein Fenster zur Auswahl der Absenderadresse zu öffnen.
- Geben Sie in das Feld Von die eigene E-Mail-Adresse ein und klicken Sie anschließend auf Ok.
- Aktivieren Sie außerdem die dritte Bedingung: "die an <Empfänger> gesendet wurde".
- Wie zuvor klicken Sie im unteren Bereich des Dialogfensters auf die unterstrichene Empfängeradresse, um im danach angezeigten Dialogfenster die E-Mail-Adresse des gemeinsam genutzten Arbeitsgruppen-Postfachs in das Feld An einzugeben und die Adresse mit Ok zu bestätigen.
- Klicken Sie im Regel-Assistenten auf Weiter.
- Entscheiden Sie nun, was mit den E-Mails passieren soll. Aktivieren Sie entweder die Aktion "diese löschen" oder verwenden Sie "diese in den Ordner <Zielordner> verschieben".
- Beim Verschieben müssen Sie im unteren Bereich des Dialogfensters auf den unterstrichenen Text "Zielordner" klicken und im Anschluss den gewünschten Outlook-Ordner auswählen. Bei Bedarf können Sie sogar einen neuen Ordner anlegen.
- Klicken Sie im Regel-Assistenten wieder auf Weiter.
- Den Schritt mit den Ausnahmen können Sie mit einem erneuten Klick auf Weiter überspringen.
- Im letzten Schritt des Regel-Assistenten geben Sie einen Regelnamen Ihrer Wahl ein – hier zum Beispiel "Eigene Mails an Arbeitsgruppe".
- Dann klicken Sie auf Fertig stellen.
Nun sollten E-Mails, die Sie im Cc an das gemeinsam genutzte Arbeitsgruppen-Postfach senden, nicht mehr in Ihrem Posteingang landen. Je nach Regel-Einstellungen werden sie sofort gelöscht oder im ausgewählten Ordner abgelegt.