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News & Tipps zu Microsoft Outlook

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  3. 8.7.2026

Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly

Besprechungsanfragen im Exchange Admin-Center blockieren

Outlook 365

FRAGE In unserer Firma setzen wir Outlook im Rahmen eines Microsoft 365 Business-Abos ein. Da die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter häufig Fake-Besprechungsanfragen aus unbekannten Quellen erhalten, möchte ich verhindern, dass wir uns dadurch einen Virus einfangen, - beispielsweise indem jemand versehentlich auf einen Link in einer solchen Besprechungsanfrage klickt. Ist es möglich, potenziell unsichere Besprechungsanfragen für alle Benutzer zu blockieren?

A. Meißner

ANTWORT Wenn Sie ein Microsoft 365 Business-Abo besitzen, sollten Sie firmenweite E-Mail-Einstellungen im Exchange Admin-Center festlegen können. Dort lässt sich eine Regel definieren, mit der Sie Besprechungsanfragen generell blockieren oder in Quarantäne ablegen.

Die Exchange-Regel richten Sie folgendermaßen ein:

  1. Öffnen Sie das Exchange Admin-Center in Ihrem Browser.
  2. Gehen Sie in der Navigationsleiste zum Bereich E-Mail-Fluss und wählen Sie darunter die Option Regeln an.
  3. Klicken Sie in der rechten Fensterhälfte auf Eine Regel hinzufügen und im aufklappenden Menü wählen Sie Eine neue Regel erstellen an.
  4. Geben Sie der Regel einen Namen – zum Beispiel "Besprechungsanfragen blockieren".
  5. Im Dropdownfeld unter Diese Regel anwenden, wenn wählen Sie "Die Nachrichteneigenschaften" aus.
  6. Im Dropdownfeld rechts daneben aktivieren Sie "schließen den Nachrichtentyp ein", woraufhin sich ein neuer Fensterbereich mit dem Titel Nachrichtentyp auswählen öffnet. Per Dropdownfeld wählen Sie "Calendaring" aus und danach klicken Sie auf Speichern.
  7. Um interne Besprechungsanfragen weiterhin zuzulassen, erstellen Sie eine weitere Regelbedingung, indem Sie auf das Plus-Symbol im Bereich Diese Regel anwenden, wenn klicken.
  8. In den Dropdownfeldern der zusätzlichen Bedingung wählen Sie links "Der Absender" und rechts "ist extern/intern" aus.
  9. Im Fenster Absenderposition auswählen wählen Sie die Option "Outside the organization" aus, damit sich die Regel nur auf Besprechungsanfragen bezieht, die von externen Absendern stammen. Dies bestätigen Sie mit einem Klick auf Speichern.
  10. Als nächstes legen Sie unter Gehen Sie wie folgt vor fest, was mit den externen Besprechungsanfragen passieren soll.
  11. Um sie komplett zu blockieren, wählen Sie in den Dropdownfeldern zum Beispiel "Die Nachricht blockieren" sowie "Nachricht ohne Benachrichtigung anderer Benutzer löschen" aus.
  12. Alternativ könnten Sie die potenziell gefährlichen Besprechungsanfragen auch zur Prüfung an einen Admin weiterleiten, indem Sie "Nachricht zur Genehmigung weiterleiten", "An diese Personen" und dann die Admin-Adresse auswählen. Oder Sie stellen die Anfragen unter Quarantäne, indem Sie "Nachricht umleiten an" und "Gehostete Quarantäne" auswählen.
  13. Wenn es vertrauenswürdige Domänen gibt, von denen seriöse Besprechungsanfragen stammen könnten, legen Sie Regelausnahmen fest. Diese definieren Sie im Bereich Außer wenn, wo Sie zum Beispiel "Der Absender" sowie "ist Domäne" auswählen und im danach angezeigten Fenster die gewünschten Domänennamen hinzufügen könnten.
Sie können Regelausnahmen festlegen, damit zum Beispiel Besprechungsanfragen von bestimmten Domänen zugelassen sind.
  1. Sobald Sie alle Regeldetails festgelegt haben, klicken Sie auf Weiter.
  2. Die Einstellungen auf der nun angezeigten Seite können Sie normalerweise unverändert mit einem Klick auf Weiter übernehmen.
  3. Auf der Übersichtsseite klicken Sie auf Fertig stellen.
  4. Nachdem die Regel erfolgreich erstellt worden ist, müssen Sie noch auf Fertig klicken.

Standardmäßig sind neue Regeln im Exchange Admin-Center deaktiviert. Um die neue Regel für Besprechungsanfragen zu aktivieren, führen Sie folgende Schritte aus:

  1. Markieren Sie die eben erstellte Regel.
  2. Klicken Sie in der Spalte Status auf "Disabled".
  3. Damit öffnet sich ein Detailfenster, in dem Sie ganz oben den Bereich Regel aktivieren oder deaktivieren sehen.
  4. Aktivieren Sie den darunter befindlichen Schalter.
  5. Sobald der Regelstatus erfolgreich aktualisiert wurde, schließen Sie das Detailfenster mit Hilfe des X-Symbols.

Potenziell gefährliche Besprechungsanfragen aus dubiosen Quellen gelangen nun gar nicht erst in die Postfächer Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Als Admin können Sie in der Nachrichtenablaufverfolgung des Exchange Admin-Centers kontrollieren, ob entsprechende Anfragen blockiert worden sind.