Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
Teilnehmerliste in Besprechungsanfragen verbergen
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FRAGE Wenn ich eine Besprechung plane und die Teilnehmer in die Felder Erforderlich oder Optional eintrage, führt das dazu, dass alle Empfänger die E-Mail-Adressen der anderen Teilnehmenden sehen. Mitunter schicke ich Besprechungsanfragen aber auch an private E-Mail-Adressen, die nicht für alle sichtbar sein sollen. Wie kann ich verhindern, dass die E-Mail-Adressen der Besprechungsteilnehmer öffentlich angezeigt werden?
T. Carver
ANTWORT Im klassischen Outlook gibt es keine Möglichkeit, die Teilnehmerliste in Besprechungsanfragen zu verbergen. Somit sind die E-Mail-Adressen der Empfänger immer öffentlich.
Aber wenn Sie die Besprechung nicht mit dem klassischen Outlook, sondern mit Outlook im Web, mit dem neuen Outlook oder mit der Teams-App planen, steht Ihnen die Option Teilnehmerliste ausblenden zur Verfügung. Die Vorgehensweise ist bei allen drei Varianten nahezu identisch. Hier sind zum Beispiel die Schritte, wenn Sie eine Besprechung mit der Teams-App planen:
- Starten Sie Teams auf Ihrem Computer.
- Wechseln Sie über die Navigationsleiste in den Kalender.
- Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Neu, um ein neues Ereignis anzulegen.
- Damit E-Mail-Adressen nicht an andere Teilnehmer weitergegeben werden, klicken Sie am rechten Ende des Felds Erforderliche Teilnehmer einladen auf das Symbol Antwortoptionen.
- Im aufklappenden Menü aktivieren Sie die Option Teilnehmerliste ausblenden.
- Anschließend richten Sie die Besprechungsanfrage wie gewohnt ein, indem Sie einen Betreff eingeben, Teilnehmer hinzufügen, die Zeit festlegen und gegebenenfalls Notizen einfügen.
- Und am Ende Senden Sie die Terminanfrage.
Empfänger der Besprechungsanfrage sehen jetzt nur noch Ihre Absenderadresse. Die anderen Teilnehmer bleiben verborgen.