Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
Automatische Abwesenheitsnachrichten im neuen Outlook einrichten
Outlook Neu
FRAGE Ich bin inzwischen auf das neue Outlook umgestiegen. Da ein zweiwöchiger Urlaub ansteht, möchte ich nun Abwesenheitsbenachrichtigungen einrichten, also automatische Antworten auf eingehende E-Mails mit einem kurzen Hinweis, dass ich erst ab einem bestimmten Datum wieder erreichbar bin. In den Einstellungen des neuen Outlook habe ich im Bereich Konten den Unterpunkt Automatische Antworten gefunden. Für mein E-Mail-Konto steht dort aber, dass automatische Antworten nicht unterstützt werden. Ist die Funktion noch nicht vollständig im neuen Outlook integriert? Oder kennen Sie eine andere Möglichkeit, für mein Konto automatische Abwesenheitsnachrichten einzurichten?
S. Norman
ANTWORT Wenn automatische Antworten für Ihr Konto nicht unterstützt werden, haben Sie wahrscheinlich kein Microsoft-Konto, sondern ein Google-Konto oder ein IMAP-Konto bei irgendeinem anderen E-Mail-Provider. Nur für Microsoft-Konten (zum Beispiel kostenlose Outlook.com-Konten oder Konten aus einem Microsoft 365-Abonnement) stehen die üblichen Optionen für Abwesenheitsbenachrichtigungen zur Verfügung. Sie können dann unter anderem den Zeitraum, in dem automatische Antworten verschickt werden, sowie den individuellen Nachrichtentext festlegen.
Wenn Sie automatische Antworten für andere Kontotypen einrichten wollen, hilft Ihnen das neue Outlook nicht weiter. Angemerkt sei aber, dass auch das klassische Outlook keine echte Alternative bietet. Denn obwohl Sie dort eine Regel erstellen können, die alle E-Mails mit einer Vorlage beantwortet, ist es prinzipiell keine sinnvolle Lösung, den eigenen PC während Ihres Urlaubs laufen zu lassen, nur damit Outlook eingehende E-Mails mit einer Abwesenheitsnotiz beantwortet.
Effektiver ist es, in den Online-Einstellungen Ihres E-Mail-Kontos nach Optionen für automatische Antworten zu suchen. Bei fast allen Providern können Sie nämlich auch per Webbrowser auf Ihr E-Mail-Konto zugreifen. Auf der Webseite Ihres Postfachs öffnen Sie die Kontoeinstellungen (meist gibt es dafür ein Zahnradsymbol oder einen Textlink) und werfen einen Blick auf die verfügbaren Optionen.
Bei Google/Gmail finden Sie zum Beispiel auf dem Register Allgemein einen Bereich Abwesenheitsnotiz. Dort können Sie die typischen Einstellungen für automatische Antworten während Ihrer Urlaubszeit vornehmen. Vergleichbares gibt es auch bei anderen E-Mail-Providern.
Der Vorteil ist, dass die automatischen Antworten ganz ohne Outlook auskommen und direkt von Ihrem Provider verschickt werden. So können Sie Ihren PC während Ihres Urlaubs beruhigt ausschalten.