Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
Dynamisches Datumskriterium für eine Ordneransicht
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FRAGE Ich möchte in einem Mail-Ordner alle Nachrichten hervorheben, die ich vor mehr als 14 Tagen erhalten habe. Das Problem ist dabei vor allem die Datumsangabe, denn die soll dynamisch sein, damit ich nicht immer selbst das Datum eingeben muss, das 14 Tage zurückliegt. In den Zeitkriterien habe ich schon Einträge wie "heute", "diese Woche", "letzten Monat" usw. gesehen. So etwas wie "älter als 14 Tage" gibt es aber offenbar nicht. Wissen Sie, wie ich ein dynamisches Datumskriterium in die Ansichtsdefinition eines E-Mail-Ordners einbauen kann?
Diverse Anfragen
ANTWORT Ein kleiner Trick sollte zum gewünschten Resultat führen:
- Wechseln Sie in den E-Mail-Ordner, in dem Sie die älteren Nachrichten hervorheben wollen.
- Wählen Sie Ansicht-Aktuelle Ansicht-Ansichteinstellungen an.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung.
- Erstellen Sie eine neue automatische Formatierung, indem Sie auf Hinzufügen klicken.
- Weisen Sie der neuen Formatierungsregel im Feld Name eine Bezeichnung Ihrer Wahl zu – beispielsweise "Älter als 14 Tage".
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Bedingung.
- Im Filterdialog wechseln Sie auf die Registerkarte Erweitert.
- Bestimmen Sie das Datumsfeld, indem Sie auf Feld, dann auf Häufig verwendete Felder und schließlich auf Erhalten klicken.
- Im Dropdown-Feld Bedingung wählen Sie den Eintrag "am oder vor" aus.
- Nun geben Sie im Feld Wert einfach den umgangssprachlichen Begriff "vor 14 Tagen" ein.
- Danach klicken Sie auf Zur Liste hinzufügen. Die in der Kriterienliste angezeigte Bedingung lautet somit vollständig:
Erhalten - am oder vor - vor 14 Tagen
- Kehren Sie mit Ok zum Dialogfenster Automatische Formatierung zurück.
- Klicken Sie auf Schriftart, um die Formatierung festzulegen, mit der die entsprechenden E-Mails hervorgehoben werden sollen.
- Schließen Sie alle noch geöffneten Dialogfenster mit Ok.
Wenn Sie jetzt die Nachrichtenliste durchblättern, werden Sie sofort alle E-Mails erkennen, die Sie vor mehr als 14 Tagen erhalten haben. Und morgen werden vermutlich ein paar dazu kommen, die heute noch nicht hervorgehoben sind – das Datumskriterium ist schließlich dynamisch.