Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
Mails mit Vorlagen beantworten
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FRAGE Es kommt häufiger vor, dass ich E-Mails mit einem kurzen, standardisierten Text beantworte – so etwas wie "Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich kümmere mich darum und melde mich später." Auf die Dauer ist es lästig, diese Standardtexte immer wieder einzutippen. Schön wäre es, wenn es so etwas wie eine Vorlagensammlung gäbe, in der ich nur den passenden Textbaustein auswählen und per Mausklick in meine Antwort-Mail einfügen könnte. Haben Sie eine Idee, wie sich das realisieren ließe?
G. Witte
ANTWORT Für diese Zwecke könnten Sie zum Beispiel verschiedene QuickSteps anlegen, die Sie dann nur noch in der Menübandgruppe QuickSteps anklicken müssen. Der Nachteil dabei: Sie können nur unformatierte Antworten verschicken, so dass der Einsatz einer formatierten Signatur ausfällt.
Wenn Sie mit einem Exchange Server-Postfach oder mit einem Microsoft-Konto arbeiten, gibt es aber eine interessante Alternative: Das Web-Add-In "Meine Vorlagen". Es wird standardmäßig installiert, so dass Sie es sofort einsetzen können.
Zunächst müssen Sie natürlich die Textbausteine anlegen, die Sie zukünftig für Ihre Schnellantworten verwenden wollen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:
- Legen Sie eine neue, leere E-Mail an. Das ist nötig, weil die Vorlagen nur im Menüband eines Nachrichtenfensters zur Verfügung stehen.
- Wählen Sie Nachricht-Meine Vorlagen-Vorlagen anzeigen an.
- Damit öffnen Sie einen neuen Aufgabenbereich, in dem Sie bei der Erstverwendung womöglich erst eine Hinweismeldungen mit Weiter quittieren müssen.
- Im Aufgabenbereich sehen Sie alle verfügbaren Vorlagen. Ein paar Standardbausteine sind bereits vorgegeben. Um eine eigene Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf + Vorlage direkt unter der Bausteinliste.
- Geben Sie dann einen Titel für die Vorlage ein – zum Beispiel "Info Rückmeldung".
- Jetzt können Sie den Text Ihres Textbausteins in das Feld unter dem Titel eingeben. Leider gibt es dort keine Möglichkeit, schnell irgendwelche Formatierungen zuzuweisen.
- Wenn Sie Formatierungen und eventuell sogar Ihre Signatur verwenden wollen, geben Sie den Textbausteintext deshalb am besten in den normalen Nachrichtenbereich des aktuellen E-Mail-Fensters ein. Dort können Sie die Textelemente in gewohnter Weise formatieren und am Ende bei Bedarf die übliche Signatur einfügen.
- Danach markieren Sie den gesamten Nachrichtentext und kopieren ihn mit Strg + C. Im Anschluss setzen Sie den Cursor in das Textfeld im Aufgabenbereich Meine Vorlagen und drücken Strg + V, um den formatierten Textbaustein einzufügen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
- Damit steht Ihnen der neue Textbaustein im Aufgabenbereich Meine Vorlagen zur Verfügung. Wenn Sie wollen, legen Sie nach demselben Prinzip weitere Textbausteine an.
- Am Ende schließen Sie das Nachrichtenfenster, wobei Sie die Änderungen an der E-Mail nicht speichern müssen.
Beim Antworten auf eine E-Mail können Sie nun jederzeit den Aufgabenbereich Meine Vorlagen öffnen und per Mausklick den gewünschten Antwortbaustein auswählen.
Das funktioniert wie gesagt nur in Exchange- oder Microsoft-Konten. Für IMAP- oder POP3-Konten gibt es keine eingebaute Vorlagenfunktion.
Unser SmartTools QuickMail Pro füllt diese Lücke. Und es kann sogar noch einiges mehr. Neben Standard-Antworten können Sie komplette Mailvorlagen zum Beispiel für Angebote oder Werbeaktionen erstellen, die auch die Betreffzeile und Anhänge enthalten. Ein weiteres Highlight ist die Anredeautomatik, die passend für jeden E-Mail-Empfänger automatisch die passende Anrede- und Grußformel einfügt. Mit SmartTools QuickMail Pro können Sie Vorlagen zum Beantworten von Mails außerdem gemeinsam im Team nutzen!