Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
Zeitangaben aus dem Outlook-Kalender nach Excel übernehmen
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FRAGE Ich erfasse im Outlook-Kalender Tätigkeiten für verschiedene Projekte. Für die Abrechnung lasse ich den Kalender in einer Listenansicht anzeigen, die ich projektweise filtere. Anschließend markiere ich alle angezeigten Termine und kopiere sie über die Zwischenablage in eine Excel-Tabelle. Das funktioniert so weit gut, nur dass Excel die Zeitangaben nicht verwerten kann. In der Excel-Tabelle erhalte ich zum Beispiel Einträge wie "Pressemitteilung Di 12.09.2026 08:00 Di 12.09.2026 11:30". Mit den Zeitangaben kann ich aber nicht rechnen, um zum Beispiel die Dauer einer Tätigkeit zu ermitteln. Haben Sie eine Idee, wie ich Termindetails so aus Outlook kopieren kann, dass damit auch Zeitdifferenzen berechnet werden können?
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ANTWORT Wenn Sie Ihren Kalender in der Listenansicht anzeigen lassen, Termine mit Strg + C kopieren und diese anschließend mit Strg + V in eine Excel-Tabelle einfügen, werden "Beginn" und "Ende" eines Termins immer als Textwerte eingefügt. Excel erkennt die Daten nicht automatisch als Datumswerte und kann damit konsequenterweise auch nicht rechnen.
Ihnen bleibt somit nichts anderes übrig, als die Textwerte mit Hilfe von Formeln in Datumswerte umzurechnen. Das ist aber kein Problem, weil die Termine immer nach folgendem Schema eingefügt werden:
<Kurzform des Wochentags><Leerstelle><TT.MM.JJJJ>
<Leerstelle><hh:mm>
also zum Beispiel als:
Di 12.09.2026 08:00
In einer Hilfsspalte Ihrer Excel-Tabelle können Sie derartige Textwerte problemlos in Datums-/Zeitwerte umrechnen. Sie müssen nur mit Textfunktionen die relevanten Datums- oder Uhrzeitangaben herausziehen und diese dann mit DATWERT- und ZEITWERT-Funktionen in verwertbare Datums-/Zeitwerte umwandeln.
Angenommen, der Beginn eines aus Outlook kopierten Termins steht in Zelle C2 Ihrer Excel-Tabelle. Dann können Sie ihn mit folgender Formel direkt umwandeln:
=DATWERT(TEIL(C2;4;10))+ZEITWERT(RECHTS(C2;5))
Die Formel sucht mit einer TEIL-Funktion zunächst das Datum, das mit dem 4. Zeichen der aus Outlook kopierten Zeitangabe beginnt und 10 Zeichen lang ist. Daraus bildet die DATWERT-Funktion einen verwertbaren Datumswert.
Ähnlich verfährt die ZEITWERT-Funktion, die die letzten 5 Zeichen des Outlook-Datums in eine verwertbare Zeitangabe umwandelt. In der Summe ergibt sich der vollständige Datumswert der Outlook-Zeit.
In der Excel-Tabelle erscheint als Ergebnis üblicherweise ein Zahlenwert. Das ist aber nur eine Formatierungsfrage: Wenn Sie der Formelzelle ein passendes Datums-/Uhrzeitformat zuweisen, erhalten Sie eine aussagekräftige Zeitangabe.