Gastbeitrag aus SmartTools Office Insider Spezial
E-Rechnungen in Outlook automatisch erkennen – mit dem kostenlosen E-Rechnung Prüfer 2.6
Outlook 365 2024 2021 2019 2016
Immer mehr Lieferanten, Dienstleister und Behörden verschicken ihre Rechnungen inzwischen als E-Rechnung. Im Posteingang fällt das oft gar nicht auf: Eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format sieht aus wie ein ganz normales PDF-Dokument, und eine XRechnung kommt als unscheinbare XML-Datei im Anhang an. Wer nur das PDF öffnet, ausdruckt und bucht, übersieht leicht, dass die eigentliche Rechnung in einer strukturierten Datei steckt – und dass deren Inhalt für den Rechnungsbetrag maßgeblich ist. Mit dem kostenlosen SmartTools E-Rechnung Prüfer 2.6 für Outlook sehen Sie auf einen Blick, ob eine E-Mail eine E-Rechnung enthält und in welchem Format sie vorliegt. Wir zeigen in diesem Beitrag, wie der Prüfer arbeitet und warum er gerade jetzt wichtig ist.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen, die nun nach und nach auslaufen: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag, ihre Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung verschicken. Ab dem 1. Januar 2028 gilt das grundsätzlich für alle übrigen Unternehmen.
Schon heute steigt die Zahl der verschickten E-Rechnungen von Monat zu Monat, und mit dem Jahreswechsel wird sie noch einmal deutlich zunehmen. Das betrifft Sie auch dann, wenn Sie selbst noch keine E-Rechnungen ausstellen müssen: Als Empfänger sollten Sie eine E-Rechnung als solche erkennen und richtig verarbeiten. Bei Fragen zu Ihrer eigenen Situation hilft Ihnen Ihr Steuerberater weiter.
Das Tückische an ZUGFeRD ist der Aufbau: Das PDF-Dokument enthält eine eingebettete XML-Datei mit allen Rechnungsdaten. Was Sie im PDF sehen, ist nur die lesbare Darstellung. Entscheidend ist aber der Inhalt der E-Rechnung, und den sollten Sie mit dem PDF vergleichen, bevor Sie die Rechnung freigeben. Ob ein PDF eine solche Datei enthält, sieht man ihm jedoch nicht an. Genau hier setzt der SmartTools E-Rechnung Prüfer an. Laden Sie zunächst das kostenlose Add-In herunter und starten Sie das Setup.
SmartTools E-Rechnung Prüfer für Outlook kostenlos herunterladen
Der Installationsassistent führt Sie durch die weiteren Schritte. Dabei entscheiden Sie, ob der Prüfer nur für Sie oder für alle Benutzer des Rechners eingerichtet wird. Nach dem nächsten Start von Outlook finden Sie im Register SmartTools die neue Gruppe E-Rechnung Prüfer.
Mit der Schaltfläche Anlagen automatisch prüfen legen Sie fest, wie der Prüfer arbeitet. Nach der Installation ist sie ausgeschaltet. In diesem Fall erscheint über jeder E-Mail eine schmale Leiste mit der Schaltfläche Klicken Sie hier, um die Anlagen nach einer E-Rechnung zu durchsuchen. Ein Klick genügt, und der Prüfer untersucht die Anhänge der Nachricht. Bequemer ist es, die Schaltfläche Anlagen automatisch prüfen im Menüband einzuschalten. Dann prüft das Add-In jede E-Mail, sobald Sie sie im Lesebereich auswählen oder in einem eigenen Fenster öffnen. Die Einstellung bleibt auch nach einem Neustart von Outlook erhalten.
Enthält eine Nachricht eine E-Rechnung, färbt sich die Leiste über der E-Mail deutlich sichtbar ein und nennt Format und Profil, zum Beispiel
Diese E-Mail enthält eine E-Rechnung im Format ZUGFeRD (Profil EN16931).
Bei einer XRechnung lautet der Hinweis entsprechend "Diese E-Mail enthält eine E-Rechnung im Format X-Rechnung." Findet der Prüfer nichts, meldet er unauffällig "Diese E-Mail enthält keine E-Rechnung." So wissen Sie bei jeder Rechnung im Posteingang sofort, woran Sie sind.
Der Prüfer untersucht alle PDF- und XML-Anhänge einer E-Mail. Er erkennt ZUGFeRD in allen Profilen von Minimum über Basic WL, Basic und EN 16931 bis Extended, ebenso Factur-X, die französische Variante von ZUGFeRD, und die ältere Version ZUGFeRD 1.0. Bei der XRechnung erkennt er den Standard und die Extension, und zwar sowohl in der Syntax CII als auch in UBL. Auch Anhänge aus signierten Nachrichten werden zuverlässig geprüft.
Neben dem Hinweis finden Sie die Schaltfläche E-Rechnung anzeigen. Sie erklärt Ihnen in wenigen Sätzen, was die gefundene E-Rechnung bedeutet und wie Sie weiter vorgehen. Um die Rechnungsdaten mit dem PDF zu vergleichen, können Sie zum Beispiel Ihre Buchhaltungssoftware nutzen. SmartTools bietet Ihnen dafür außerdem zwei kostenlose Werkzeuge an: SmartTools E-Rechnung Free für Outlook zeigt die E-Rechnung direkt aus der E-Mail an und stellt bei ZUGFeRD das PDF und die Rechnungsdaten nebeneinander dar. Der SmartTools E-Rechnung Viewer ist eine eigenständige Windows-Anwendung, mit der Sie E-Rechnungen aus beliebigen Quellen anzeigen und validieren. Der SmartTools E-Rechnung Prüfer 2.6 arbeitet komplett offline direkt auf Ihrem Rechner. Ihre Rechnungen werden dabei nicht auf fremde Server hochgeladen und bleiben vertraulich.
Wenn Sie regelmäßig E-Rechnungen erhalten, lohnt sich ein Blick auf SmartTools E-Rechnung Pro für Outlook. Damit lassen Sie sich die E-Rechnung per Mausklick als übersichtliche Darstellung anzeigen, bei ZUGFeRD neben dem PDF-Dokument. Sie validieren sie gegen über 700 Regeln des Standards und erhalten einen Prüfbericht, den Sie speichern oder an den Absender weiterleiten können. Außerdem legen Sie E-Rechnungen aus einer oder mehreren E-Mails in einem frei wählbaren Ordner ab. Im Dialog E-Rechnung Inbox können Sie diese Ablage sogar vollständig automatisieren, auf Wunsch mit Unterordnern nach Absender, Rechnungsnummer oder Datum. Wie alle SmartTools-Produkte erhalten Sie die Pro-Version als Dauerlizenz – kein Abo.
Mit dem brandneuen SmartTools E-Rechnung Pro 3.0 für Outlook sind Sie bestens gerüstet, wenn ab 2027 die Zahl der E-Rechnungen sprunghaft steigt. Nur kurze Zeit erhalten Sie unseren Aktionspreis mit 40% Rabatt.