Beitrag aus SmartTools Outlook Weekly
Bcc-Empfänger gesendeter E-Mails drucken
Outlook 365 2024 2021 2019 2016 2013s´
FRAGE Ich bin auf ein überraschendes Problem gestoßen: Wenn ich eine gesendete E-Mail ausdrucken möchte, gibt Outlook leider die von mir eingesetzten Bcc-Empfänger nicht aus. Ich habe vergeblich gesucht, daher meine Frage: kennen Sie vielleicht irgendeine Druckoption, mit der ich das Bcc-Feld in den Druckvorgang einschließen kann? Oder haben Sie zumindest eine Makrolösung zum Drucken des Bcc-Feldes?
Diverse Anfragen
ANTWORT Womöglich betrachtet Microsoft das Fehlen des Bcc-Feldes beim Drucken als Sicherheitsfeature. Schließlich sollen die Bcc-Empfänger einer E-Mail anderen verborgen bleiben. Dass sie aber auch Ihnen als Absender verborgen bleiben, wenn Sie die E-Mail drucken, ist nicht nachvollziehbar - zumal das Bcc-Feld im Nachrichtenfenster der gesendeten E-Mail durchaus zu sehen ist.
Die unkomplizierteste Lösung des Problems ist ein Makro, das Sie alternativ zum üblichen Druckbefehl einsetzen können. Mit folgenden Schritten fügen Sie das Makro Ihrer Outlook-Umgebung hinzu:
- Drücken Sie Alt + F8, um das Dialogfenster Makros zu öffnen.
- Geben Sie im Feld Makroname folgende Bezeichnung ein:
DruckenMitBcc
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen.
- Sie gelangen automatisch in die Entwicklungsumgebung von Outlook, wo bereits ein Prozedurgerüst für das Makro "DruckenMitBcc" eingefügt wurde. Ergänzen Sie dieses Gerüst wie folgt:
Sub DruckenMitBcc()
Dim olMail As Object
Dim olProp As Outlook.UserProperty
On Error Resume Next
Select Case TypeName(Application.ActiveWindow)
Case "Explorer" 'Ordnermarkierung
Set olMail = Application.ActiveExplorer _
.Selection.Item(1)
Case "Inspector" 'geöffnetes Fenster
Set olMail = Application.ActiveInspector _
.CurrentItem
Case Else
'andere Fälle ausschließen
End Select
If olMail.MessageClass = "IPM.Note" Then
Set olProp = olMail _
.UserProperties("BCC-Empfänger")
If olProp Is Nothing Then
Set olProp = olMail.UserProperties _
.Add("BCC-Empfänger", olText, False)
End If
olProp.Value = olMail.BCC
olMail.PrintOut
'UserProperty nach dem Drucken wieder löschen
olProp.Delete
olMail.Save
End If
Set olProp = Nothing
Set olMail = Nothing
End Sub
- Wählen Sie Datei-VbaProject.OTM speichern an.
- Verlassen Sie die Entwicklungsumgebung per Datei-Schließen und zurück zu Microsoft Outlook.
Ab sofort können Sie gesendete E-Mails auch mit den Bcc-Empfängern drucken. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:
- Markieren Sie die gewünschte E-Mail in Ihrem Ordner für gesendete Elemente oder öffnen Sie die E-Mail per Doppelklick in einem eigenen Fenster. - Das Makro berücksichtigt beide Varianten.
- Öffnen Sie mit Alt + F8 wieder das Dialogfenster Makros.
- Markieren Sie den Makronamen "DruckenMitBcc" und klicken Sie auf Ausführen.
- Outlook gibt die Nachricht umgehend auf dem Standarddrucker aus.
Das Makro wendet dabei einen Trick an, indem es nicht etwa im Hintergrund die Druckeinstellungen des Bcc-Feldes verändert. Vielmehr legt es ein neues, benutzerdefiniertes Feld namens "Bcc-Empfänger" an, welches es mit den Bcc-Empfängern füllt. Dieses Feld druckt Outlook automatisch unter dem Nachrichtenkopf aus. Am Ende wird das benutzerdefinierte Feld wieder aus der Nachricht gelöscht.
Ein Manko wollen wir nicht verschweigen: Sie haben leider keine Wahl, auf welchem Drucker die Nachricht ausgegeben wird. Der VBA-Befehl "Printout" greift immer auf den Standarddrucker zurück. Ändern Sie vor dem Druckvorgang also gegebenenfalls Ihren Standarddrucker.