Gastbeitrag aus SmartTools Office Insider Spezial
Praxistipp: Erweitertes Suchen und Ersetzen für Word
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Müssen Sie zum Beispiel häufig Produktnamen ändern oder typische Tippfehler korrigieren? Diese Aufgaben sind normalerweise mit mehreren aufeinanderfolgenden Suchvorgängen in Word verbunden. Der Arbeitsaufwand lässt sich mit dem kostenlosen SmartTools Mehrfach Suchen/Ersetzen drastisch reduzieren: Geben Sie in einem übersichtlichen Dialog bis zu zehn Begriffspaare ein, die der Assistent anschließend vollautomatisch sucht und ersetzt.
Alle Einstellungen lassen sich speichern und später bequem wiederverwenden. Auf Wunsch werden geänderte Textstellen farbig hervorgehoben oder mit einem Kommentar gekennzeichnet. Außerdem können Sie eine Einzelbestätigungsfunktion nutzen, um schrittweise Ihre Texte durchzugehen und Änderungen einzeln zuzustimmen. Der Clou: Lassen Sie den Assistenten Ihre gewünschten Ersetzungen in bis zu drei Dokumenten durchführen. In der aktuellen Version 6.1 können Sie zudem die zu verarbeitenden Word-Dokumenten nach dem Dateinamen filtern. Dieser Tipp zeigt unsere beliebte Word-Erweiterung im Praxiseinsatz.
Laden Sie im ersten Schritt das kostenlose Add-In herunter:
Gratis: Mehrfach Suchen und Ersetzen für Word
Starten Sie das Setup per Doppelklick und folgen Sie dem Assistenten. Nach der Installation erfolgt der Aufruf über das Register "SmartTools" in der Gruppe Mehrfach Suchen/Ersetzen.
Sie möchten mehrere Ersetzungen im aktuell geöffneten Dokument ausführen? Aktivieren Sie dazu auf dem Register "Mehrfach Suchen & Ersetzen" als Suchbereich "Aktuelles Dokument" und geben Sie im Bereich Ersetzungen bis zu zehn Begriffspaare ein. Die Spalte Suchen nach dient der Eingabe zu ersetzender Begriffe und die Spalte Ersetzen durch ist für die neuen Begriffe vorgesehen. So können Sie zum Beispiel in einer Katalogbeschreibung mehrere Produktnamen durch aktuelle Bezeichnungen ersetzen lassen. Genauso bequem ändern Sie beispielsweise in einem Bestellformular die Kurzform "Tel.-Nr." in "Telefonnummer" und gleichzeitig "Fax.-Nr." in "Faxnummer" usw.
Tipp: Die Inhalte der Spalten Suchen nach und Ersetzen durch können Sie bei Bedarf nach einem Rechtsklick auf den Spaltenkopf und Anwahl von Spalten tauschen blitzschnell austauschen. Per Rechtsklick in die Tabelle rufen Sie ein Kontextmenü mit erweiterten Funktionen auf. So lassen sich neben normalem Text auch Absatzmarken, Tabstoppzeichen, Grafiken und weitere Sonderzeichen finden und durch beliebige Zeichen oder Umbrüche ersetzen.
Der Assistent ignoriert bei der Suche standardmäßig die Groß-/Kleinschreibung. Außerdem werden die gesuchten Begriffe auch dann ersetzt, wenn sie einen Teil eines Wortes darstellen. Dieses Verhalten können Sie über die Kontrollkästchen vor Groß-/Kleinschreibung beachten und Nur ganzes Wort suchen nach Ihren Wünschen ändern. Zudem lässt sich über ein Dropdownfeld die Suchrichtung festlegen.
Wenn Sie die automatischen Textänderungen in Ihren Dokumenten später leicht erkennen möchten, sollten Sie die Option Änderungen markieren per Kontrollkästchen einschalten. Anschließend können Sie durch Anwahl der Option mit Kommentaren oder mit Farbe entscheiden, wie die Kennzeichnung der Änderungen im Dokument erfolgen soll. Die aktivierte Option Einzeln bestätigen hat eine Einzelabfrage für jeden zu ersetzenden Begriff zur Folge.
Das Highlight der aktuellen Programmversion ist das Suchen und Ersetzen von Begriffspaaren in mehreren Dokumenten (bis zu 3 Dokumente in der Gratis-Version). Aktivieren Sie dazu als Suchbereich "Dokumente im Ordner". Wählen Sie dann einen Ordner mit den zu bearbeitenden Word-Dokumenten aus. Über einen Dateifilter lässt sich zudem die Bearbeitung beispielsweise auf Dokumente des neuen Dateityps (DOCX) einschränken. Ebenso können Sie die Ersetzen-Aktionen über das Feld Dateiname gezielt auf Dokument mit dem mit einem bestimmten Dateinamen festlegen.
Zum Starten der Suchen/Ersetzen-Vorgänge klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen & Ersetzen. Wurde der Suchbereich "Aktuelles Dokument" gewählt, öffnet sich nach Abschluss des Vorgangs ein Dialogfenster mit einer Liste der Ersetzungen. Bei Ersetzungen in Dokumenten eines bestimmten Ordners erhalten Sie Informationen über die Anzahl der untersuchten Dateien und Ordner. Außerdem finden Sie im entsprechenden Ordner eine Protokoll-Datei zu den durchgeführten Aktionen.