Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
Die AutoKorrektur von Word ist das perfekte Hilfsmittel, um immer wieder benötigte Zeichenketten blitzschnell in den Text einzufügen. Zum Beispiel Buch- und Filmtitel, die immer in kursiv gesetzt werden müssen. Um die Eingabe zu erleichtern, erstellen Sie formatierte AutoKorrektur-Einträge, damit zum Beispiel nach Eingabe von "(1)" plus Leerzeichen sofort der Filmtitel "Star Wars: Episode I – Die dunkle Bedrohung" in kursiver Schrift im Text erscheint. Das Problem: Word übernimmt manchmal die kursive Formatierung auch für den nachfolgenden Text und schaltet nicht wieder in die Standard-Schriftauszeichnung um. Wir zeigen in diesem Tipp wie Sie formatierte AutoKorrektur-Einträge erstellen, ohne dass sich die Formatierung auf den Folgetext auswirkt.
Mit dem neuen SmartTools AutoBackup 8.1 für Word müssen Sie sich keine Gedanken über Sicherheitskopien Ihrer Dokumente mehr machen: Einmal installiert legt das Gratis-Tool mit jedem Speichervorgang automatisch eine Sicherungskopie des aktuellen Dokuments in einem von Ihnen festgelegten Ordner ab. Voll automatisch speichern Sie so mehrere Versionen Ihrer wichtigen Dateien wahlweise lokal, auf dem Server, externen Festplatten oder in der Cloud (Dropbox, OneDrive, Google Drive).
Wenn Sie ein Dokument speichern, sollten Sie sich darauf verlassen können, dass Ihre Daten tatsächlich gesichert sind, aber ein neu entdeckter Bug in Word 365 führt dazu, dass Sie derzeit genauer hinschauen müssen. Wenn Sie das letzte Microsoft 365-Update installiert haben, kann es unter Umständen passieren, dass Word ein Dokument nach dem Speichern direkt löscht, ohne dass Sie es bemerken. Einen Bugfix gibt es derzeit noch nicht, aber Sie können dem Fehler aus dem Weg gehen.
FRAGE Ich verwende in meinen Dokumenten häufig Felder – beispielsweise REF-Felder für Querverweise oder XE-Felder für Indexeinträge. Wenn ich Änderungen an einem Dokument vornehme, möchte ich manchmal auch die Felder entsprechend anpassen. Es ist dann aber meist überaus mühselig, die Felder wiederzufinden. Zuerst muss ich sie mit Alt + F9 einblenden und dann muss ich händisch durch den Text blättern, um die Felder, also die Ausdrücke in geschweiften Klammern, aufzuspüren. Gibt es nicht eine einfache Methode, um zum Beispiel gezielt REF-Felder suchen zu lassen?
Am 1.1.2025 beginnt die Einführung der E-Rechnung in Deutschland. Der gesamte Prozess wird sich über mehrere Jahre hinziehen, aber der Anfang des nächsten Jahres ist der erste wichtige Meilenstein für jedes deutsche Unternehmen, denn ab dem 1.1.2025 müssen sie in der Lage sein, E-Rechnungen elektronisch zu empfangen. Darüber hinaus werden einige Firmen und Behörden die Verwendung von E-Rechnungen verlangen, um die internen Prozesse zu rationalisieren. Wenn Sie Rechnungen mit Word an Unternehmen stellen, müssen Sie also in nächster Zeit tätig werden, denn Word ist standardmäßig nicht in der Lage, eine E-Rechnung zu erstellen. In diesem Tipp finden Sie einen ersten Einstieg in das Thema "E-Rechnungen mit Word", damit Sie sich vorbereiten und die weitere Vorgehensweise planen können.
FRAGE Ich habe am Anfang eines längeren Dokuments ein Inhaltsverzeichnis eingefügt. Darin tauchen auch die gewünschten Kapitelüberschriften mit den entsprechenden Seitenzahlen auf. Allerdings umgibt Word die Seitenzahlen ab dem dritten Kapitel mit Gedankenstrichen – zeigt also zum Beispiel anstelle der einfachen Seitenzahl "20" den Text "- 20 -" an. Ich kann mir nicht erklären, woran das liegt, und weiß nicht, wie ich diesen Fehler korrigieren kann. Wissen Sie Rat?
Am 1.1.2025 beginnt die Einführung der E-Rechnung in Deutschland. Der gesamte Prozess wird sich über mehrere Jahre hinziehen, aber der Anfang des nächsten Jahres ist der erste wichtige Meilenstein für jedes deutsche Unternehmen, denn ab dem 1.1.2025 müssen sie in der Lage sein, E-Rechnungen elektronisch zu empfangen. Darüber hinaus werden einige Firmen und Behörden die Verwendung von E-Rechnungen verlangen, um die internen Prozesse zu rationalisieren. Wenn Sie Rechnungen mit Word, Excel oder Access an Unternehmen stellen, müssen Sie also in nächster Zeit tätig werden, denn keine der Office-Anwendungen ist von Haus aus in der Lage, eine E-Rechnung zu erstellen. Und auch wenn Sie mit dem Abruf eines E-Mail-Postfachs über Outlook grundsätzlich Ihre Pflicht zum elektronischen Empfang von E-Rechnungen erfüllt haben, benötigen Sie noch eine Software zum Auslesen der Datenstruktur einer elektronischen Rechnung. In diesem Beitrag finden Sie einen ersten Einstieg in das Thema "E-Rechnungen mit Office", damit Sie sich vorbereiten und die weitere Vorgehensweise planen können. Wir versuchen dabei, nur das absolute Minimum an Fachbegriffen und Abkürzungen zu verwenden, auf die Sie bei weiteren Recherchen zum Thema E-Rechnung unweigerlich stoßen werden.
Mit Office 2024 erscheint am 1. Oktober ein neues Office-Paket, das als Dauerlizenz erworben werden kann. Sie schließen also kein Abonnement ab, sondern können alle enthaltenen Anwendungen auf einem Arbeitsplatz installieren und ohne weitere Kosten beliebig lange nutzen. Realistisch gesehen kann man allerdings nur von einer Nutzungsdauer von etwa 5 Jahren ausgehen, weil Microsoft sich nur für diesen Zeitraum zur Veröffentlichung von Sicherheitsupdates verpflichtet hat. Die genauen Preise und verfügbaren Pakete hat Microsoft bisher nicht bekannt gegeben, aber zumindest wurden die neuen Funktionen für Office 2024 angekündigt. Es handelt sich um einen kleinen Teil der Funktionen, die in den letzten Jahren im Rahmen des Microsoft 365-Abonnements in Word 365 integriert wurden.
Bei Dokumenten, die Sie an andere Anwender weitergeben möchten Sie natürlich verhindern, dass Ihr Name oder sonstige persönliche Informationen in den Eigenschaften gespeichert werden. In den Datenschutzoptionen des Trust Centers gibt es die Option Beim Speichern personenbezogene Daten aus Dateieigenschaften entfernen, aber häufig ist das Kontrollkästchen ausgegraut und lässt sich nicht aktivieren. Wir zeigen in diesem Tipp was Sie tun müssen, damit das Kontrollkästchen aktivierbar wird und persönliche Informationen automatisch aus dem Dokument gelöscht werden.
FRAGE Wenn ich eine Standardform wie etwa ein Rechteck oder eine Ellipse in ein Dokument einfüge und die Farben oder andere Layouteinstellungen ändere, kann ich meine Formatierung per Kontextmenü als neuen Standard festlegen. Das funktioniert auch im aktuellen Dokument, so dass die nächsten Standardformen automatisch mit den gewünschten Formatierungen eingefügt werden. Aber wenn ich Word beende und wieder neu starte, kommen wieder die alten Layouteinstellungen zum Einsatz. Kann ich Word nicht dazu bringen, die Formatierung der Standardformen dauerhaft zu speichern?
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