Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
So einfach und schnell haben Sie Serienmails noch nie verschickt: Egal ob Sie 20 Personen einladen oder 20.000 Kunden anschreiben möchten – der brandneue SmartTools Serienmailer 5.2 sorgt dafür, dass jeder Empfänger eine eigene E-Mail mit persönlicher Anrede und auf Wunsch beliebigen weiteren individuellen Informationen (Adresse, Rabattstufe, Kundenbetreuer, letzter gekaufter Artikel usw.) erhält und alle weiteren Empfänger des Mailings natürlich nicht ersichtlich sind! Außerdem kann jeder Empfänger einen eigenen individuellen Anhang erhalten.
Wenn Sie häufig mit Formatvorlagen arbeiten, ist der entsprechende Aufgabenbereich von Word sehr nützlich. Er erleichtert die Zuweisung der Vorlagen durch die Anzeige einer Vorschau. Leider müssen Sie den Bereich aber immer erst manuell öffnen. Wir zeigen, wie Sie den Aufgabenbereich mit den Formatvorlagen automatisch beim Start von Word anzeigen können. Der Aufgabenbereich, um den es geht, kann in Word mit einem Mausklick auf das kleine Pfeilsymbol ("Startprogramm für ein Dialogfeld") unten rechts in der Gruppe Start-Formatvorlagen geöffnet werden. Eine Programmoption zum permanenten Einblenden dieses Aufgabenbereichs gibt es leider nicht. Sie können aber ein VBA-Makro erstellen, das den Bereich automatisch öffnet.
FRAGE Wenn ich einen einzelnen Absatz kursiv formatiere, macht Word plötzlich den gesamten Text des Dokuments kursiv. Das passiert auch bei anderen Formatierungen wie zum Beispiel "Fett". Meist lässt sich dieses unerwünschte Verhalten mit der Rückgängig-Funktion wieder korrigieren. Ich bekomme so aber nicht die Formatierung hin, die ich eigentlich will. Was kann ich einstellen, damit Word immer nur den Textteil formatiert, den ich gerade markiert habe?
Wenn Sie einen Laptop oder Tablet mit digitalem Stift verwenden, stehen Ihnen in Word 365 in Word in Kürze leistungsfähige neue Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung. Das "Ink-To-Text"-Tool kann Ihre handschriftlichen Eingaben mit Hilfe von künstlicher Intelligenz automatisch erkennen und in Text umwandeln. Auf diese Weise sind Sie in der Lage, ganz einfach zum Beispiel ein Wort einzufügen oder eine Formulierung zu ersetzen. Hinzu kommen zahlreiche neue "Gesten", um einen Absatz einzufügen, Wörter zu trennen oder Text zu löschen.
Was tun, wenn Word Rechtschreibfehler bemängelt, die eigentlich gar keine sind, - beispielsweise Eigennamen oder wenig gebräuchliche Fachbegriffe? Die muss Word auch nicht unbedingt kennen. Im ersten Teil dieses Tipps haben Sie bereits Verfahren kennengelernt, mit denen sich die Korrekturfunktionen von Word verfeinern lassen. In diesem Teil stellen wir Ihnen eine interessante Alternative vor. Schauen Sie selbst.
FRAGE Ich nutze oft die Gliederungsansicht, um schnell zu bestimmten Kapiteln zu wechseln oder um Dokumentteile umzustellen. Als Referenz möchte ich jetzt nur die Überschriften - etwa bis zur dritten Unterebene - kopieren und in ein anderes Dokument einfügen. Wenn ich in der Gliederung aber die Überschriften markiere und kopiere, kopiert Word immer automatisch den gesamten Text der Kapitel mit. Wie schaffe ich es, dass Word nur die Überschriften, die in der Gliederung angezeigt werden, kopiert?
Viele Anwender haben für ihre Texte die Silbentrennung aktiviert. Word trennt dann aber mitunter Wörter, die Sie gar nicht trennen möchten. Dazu zählen fremdsprachige Ausdrücke, Fachbegriffe oder Dateinamen. Für diese Begriffe soll die Silbentrennung gezielt ausgeschaltet werden. In Word finden Sie jedoch nur eine Deaktivierung für komplette Absätze (mittels Absatzformatierung) oder die vollständige Deaktivierung der Silbentrennung, was sich auf das gesamte Dokument auswirkt.
Mit dem neuen SmartTools ChatGPT-Assistant 1.5 können Sie die Vorteile von ChatGPT direkt aus Word nutzen. Öffnen Sie zum Beispiel ein Dokument und erstellen Sie mit zwei Mausklicks eine Zusammenfassung. Oder markieren Sie einen Text und lassen Sie ihn von ChatGPT korrigieren und sprachlich optimieren. Das Ergebnis wird in das aktuelle oder in ein neues Dokument eingefügt. Der SmartTools ChatGPT-Assistant ist perfekt in Word integriert und steht nicht nur in Microsoft 365, sondern auch in den Word-Versionen 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 zur Verfügung. Mit der neuen Version 1.5 können Sie Text jetzt auch von ChatGPT übersetzen oder auf eine bestimmte Länge kürzen.
Mit der Funktion Überprüfen-Neuer Kommentar können Sie Bearbeitungshinweise und andere Informationen an beliebigen Textstellen eines Dokuments einfügen. In jedem Kommentar werden nicht nur der Name des Autoren, sondern auch Datum und Uhrzeit festgehalten. Eines der letzten Microsoft 365-Updates hat dafür gesorgt, dass das Setzen der Zeitangaben nicht mehr zuverlässig funktioniert. Datum und Uhrzeit erscheinen entweder gar nicht oder sind falsch. Microsoft hat das Problem inzwischen behoben.
Die Rechtschreibprüfung ist für gewöhnlich eine große Hilfe beim Schreiben mit Word. Nur manchmal schießt sie über das Ziel hinaus, wenn sie immer wieder Begriffe bemängelt, die gar nicht falsch geschrieben sind. Meist sind das Fachbegriffe oder Eigennamen. Die muss Word auch nicht unbedingt kennen. Es wäre aber schön, wenn sie die Rechtschreibprüfung als korrekte Wörter einstufen würde. In diesem Tipp zeigen wir Ihnen, wie Sie die Korrekturfunktionen von Word entsprechend erweitern.
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