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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
Das DOCX-Format gibt es inzwischen seit fast 20 Jahren, aber es existieren immer noch zahlreiche Dokumente im alten DOC-Format. Normalerweise lassen sich auch diese Dateien mit den aktuellen Word-Versionen ohne Probleme öffnen, ab es gibt ein Problem nach einem der letzten Microsoft 365-Updates. Das Öffnen von Dokumenten im DOC-Format führt in den meisten Fällen zu einem kompletten Absturz von Word 365. Mittlerweile gibt es einen Bugfix.
Eigentlich soll Ihnen die Funktion "Zentraldokument" den Umgang mit mehreren Dokumenten, beispielsweise in Form einzelner Kapiteldateien für ein umfangreiches Buch, vereinfachen und den problemlosen Einsatz einer fortlaufenden Seitennummerierung erlauben. Leider ist diese Funktion unzuverlässig und fehlerträchtig, aber auf eine durchlaufende Seitennummerierung müssen Sie trotzdem nicht verzichten. In diesem Tipp möchten wir Ihnen eine Technik zeigen, mit deren Hilfe Sie die Nummerierung über mehrere Dateien auch ohne Zentraldokument realisieren können.
FRAGE Ich habe ein Formular mit Inhaltssteuerelementen erstellt. Dazu zählt ein Dropdownlisten-Steuerelement, in dem ich die Auswahl eines Ländernamens ermögliche. Bei der Auswertung des Formulars soll aber nicht der Ländername, sondern der entsprechende ISO-Code verwendet werden. Deshalb habe ich den Einträgen des Dropdownlisten-Steuerelements einen Anzeigenamen (= Ländername) und einen Wert (= ISO-Code) zugewiesen. Wenn ich per VBA auf das Dropdownlisten-"ContentControl" zugreife, kann ich per "Range.Text" aber nur den Anzeigenamen auslesen. Es gibt keine "Value"-Eigenschaft zur Ausgabe des ausgewählten Werts. Kennen Sie einen Workaround, damit ich nicht nur an den Ländernamen, sondern auch an den ISO-Code des ausgewählten Dropdownlisteneintrags herankomme?
Es gibt immer wieder Situationen, in denen Sie eine bestimmte Textstelle automatisch in die Kopfzeile übernehmen möchten. Beim Erstellen von Agendas nehmen Sie zum Beispiel immer die letzte Agenda, passen den Inhalt an und speichern sie unter einem neuen Namen. Das Datum der Sitzung steht dabei sowohl im Text als auch in der Kopfzeile. Effektiv wäre es, das Datum aus dem Text automatisch in die Kopfzeile zu übernehmen, so dass Sie es nur einmal eingeben müssen. Unser Tipp zeigt, wie es geht.
Office-Anwender, die sich bisher gegen ein Microsoft 365-Abonnement entschieden haben, nutzen häufig noch ältere Versionen, die als Dauerlizenz verfügbar waren. Solange der Funktionsumfang für den täglichen Einsatz ausreicht, ist dagegen auch nichts einzuwenden. Angesichts der fast jeden Monat neu entdeckten Sicherheitslücken, sind aktuelle Sicherheitsupdates essenziell und hier war Microsoft in der Vergangenheit sehr großzügig: Käufern von Office 2016 wurden noch Sicherheitsupdates für 10 Jahre versprochen. Dieser Zeitraum läuft nun in 6 Monaten aus. Gleichzeitig endet auch der Support für Office 2019, denn bei den aktuellen Versionen ist Microsoft nicht mehr so großzügig mit der Unterstützung durch Sicherheitsupdates.
Zum Beschriften der Abbildungen in einem Dokument verwenden Sie die Funktion Beschriftung einfügen vom Menübandregister Referenzen (bzw. Verweise in älteren Word-Versionen). Sie werden automatisch durchnummeriert. Standardmäßig beginnt Word die Nummerierung mit 1, aber es gibt Situationen, in denen Sie mit einem anderen Startwert beginnen möchten. Zum Beispiel wenn Sie einen Ergänzungstext oder eine nachträgliche Erweiterung in einem separaten Dokument verfassen. Eine offensichtliche Möglichkeit dafür gibt es nicht, aber wir zeigen in diesem Tipp Schritt für Schritt wie Sie zum Ziel kommen.
FRAGE Ich bin vor kurzem auf die neueste Word-Version umgestiegen. Offenbar hat sich da etwas an den Sicherheitseinstellungen geändert. Früher konnte ich nämlich ein Dokument mit Makros (DOCM-Datei) öffnen und wurde gefragt, ob ich dieses Dokument als vertrauenswürdig einstufen möchte. So ließ sich dieses Dokument beim nächsten Mal ohne Makrowarnungen öffnen. In meiner neuen Word-Version muss ich immer wieder die Makrowarnung bestätigen bzw. in der Leiste mit der Sicherheitswarnung auf Inhalt aktivieren klicken. Es gibt keine Möglichkeit, die Vertrauenswürdigkeit einzustellen. Auf Dauer ist das überaus lästig. Wissen Sie, was sich bei den Sicherheitseinstellungen geändert hat oder wie ich die Makrowarnung bei meinen eigenen Dokumenten überspringen kann?
SmartTools EPC QR-Code 2.0 für Word ist die einfachste und sicherste Möglichkeit, deutsche QR-Rechnungen mit Word auszugeben. Fügen Sie mit wenigen Mausklicks den standardisierten "EPC QR-Code" (in Deutschland bekannt als GiroCode) in eine beliebige Rechnung in ein Word-Dokument ein. Der QR-Code enthält Betrag, Verwendungszweck und Ihre Bankverbindung, so dass der Empfänger den Code direkt mit der Banking App auf dem SmartPhone auslesen und die Rechnung schnell und einfach begleichen kann. Damit entfällt die lästige Dateneingabe, Tippfehler werden ausgeschlossen und als Rechnungsausteller können Sie mit einem schnelleren Zahlungseingang rechnen. Die brandneue Version 2.0 bietet jetzt unter anderem die Möglichkeit, den QR-Code zur besseren Sichtbarkeit in Farbe und mit einer beliebigen Grafik wie Ihrem Logo auszugeben.
Word-Dokumente werden gerne zur Verwaltung und Organisation von Informationen verwendet. Nehmen wir beispielsweise an, dass ein Dokument eingesetzt werden soll, um einen Überblick über Bearbeitungszeiten von Kundenanfragen zu erhalten. Unter einer Vorgangsbezeichnung halten Sie ein Eingangs-Datum, ein Erledigt-Datum sowie in einer Spalte "Dauer" die Anzahl der Bearbeitungstage fest. Wenig bekannt ist die Tatsache, dass Word für die Berechnung von Differenzen zwischen zwei Datumsangaben überhaupt keine spezielle Funktion benötigt.
FRAGE In Ihrem Newsletter hatten Sie vor kurzem ein VBA-Makro vorgestellt, mit dem sich Dokumente automatisch mit einer Schreibschutzempfehlung speichern lassen. So lassen sich die Aktionen, die sonst nur über schwer zugängliche Dialogfenster möglich sind, schnell per Knopfdruck erledigen. Meine Frage ist nun: Lässt sich auch der Kennwortschutz zum Öffnen und Verschlüsseln von Dokumenten per Makro einschalten?
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