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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
Mit den März 2025-Updates von Microsoft werden drei Sicherheitslücken in Word 365, 2024, 2021, 2019 und 2016 geschlossen. Laut offizieller Dokumentation kann das ein Öffnen eins manipulierten Dokuments zur unbemerkten Ausführung von Schadcode führen, und so zum Beispiel zum Einschleusen eines Virus oder eines Verschlüsselungstrojaners führen. In separaten Techinfos zu jeder Sicherheitslücke werden die Probleme genauer dokumentiert.
Kennen Sie schon die erweiterte Zwischenablage von Word? Wenn Sie normalerweise Strg + C drücken und damit etwas in die Zwischenablage kopieren, wird diese Information bekanntlich mit der nächsten Nutzung der Zwischenablage wieder überschrieben. Die erweiterte Office-Zwischenablage geht einen Schritt weiter: Sie können bis zu 24 Elemente unabhängig voneinander in der Zwischenablage speichern und dann mit Hilfe des Aufgabenbereiches "Zwischenablage" abrufen. Dieser Tipp zeigt, wie Sie die erweiterte Zwischenablage optimal einsetzen.
FRAGE In einigen Word-Dokumenten stelle ich immer wieder das folgende rätselhafte Phänomen fest: Sobald ich die Formatierung eines Absatzes ändere – beispielsweise den Text kursiv formatiere –, ändert Word plötzlich auch die Formatierung einiger anderer Absätze. Ich möchte aber wirklich nur den aktuellen Absatz formatieren und nicht den Rest des Dokuments. Haben Sie eine Erklärung für diesen Effekt?
Wenn Sie viele Formatvorlagen nutzen, kann Ihnen eine Liste mit allen Formatvorlagen eines Dokuments helfen, den Überblick nicht zu verlieren. Die Liste sollte nach Möglichkeit auch die entsprechenden Formatierungsmerkmale enthalten. Eine solche wenig bekannte Formatvorlagenfunktion ist bereits direkt in Word eingebaut. Sie ist nur etwas schwer zu finden, weil sie sich im Bereich der Druckoptionen befindet. Wir zeigen, wie Sie die Liste mit wenigen Mausklicks ausgeben.
Mit der Suchfunktion von Word können Sie bekanntlich nach bestimmten Sonderzeichen suchen - etwa mit "^t" nach dem Tabulatorzeichen. Wir erhalten immer wieder Anfragen von Lesern, die auf diese Weise auch nach Rechtschreibfehlern suchen möchten. Einen Platzhalter für Rechtschreibfehler gibt es allerdings nicht. Sie können aber ein kleines Makro schreiben, mit dem Sie schnell zum nächsten Rechtschreibfehler gehen. Um den Befehlsaufruf zu beschleunigen, weisen Sie dem Makro anschließend noch eine Tastenkombination zu.
FRAGE Ich möchte in der ersten Zeile einer Seite drei Begriffe links, mittig und rechts anordnen. Der Leerraum zwischen den Begriffen soll mit einer Linie auf Höhe der Textbasis gefüllt werden. Die Begriffe selbst sollen aber nicht unterstrichen sein. Dazu habe ich einen zentrierten Tabstopp bei 8 cm und einen rechtsbündigen Tabstopp bei 16 cm eingerichtet. Außerdem habe ich als Tabstopp-Füllzeichen jeweils den Unterstrich festgelegt. Leider entspricht das Ergebnis nicht ganz meinen Vorstellungen.
Mit dem SmartTools KI-Assistenten Pro für Word können Sie die Vorteile von ChatGPT und anderen KI-Modellen ohne Abo in allen aktuellen Word-Versionen nutzen. Öffnen Sie zum Beispiel ein Dokument und erstellen Sie mit zwei Mausklicks eine Zusammenfassung oder Übersetzung. Oder markieren Sie einen Text und lassen Sie ihn mit Hilfe einer KI korrigieren und sprachlich optimieren. Ebenso können Sie komplett neue Texte erstellen oder von der KI Fragen zu einem komplexen Dokument beantworten lassen. Die brandneue Version 4.0 bietet jetzt unter anderem eine Optimierungsfunktion, um die Antworten der KI perfekt auf Ihre Bedürfnisse abzustimmen!
Wenn Sie ein Dokument mit Schreibschutzempfehlung speichern möchten, müssen Sie im Dialogfenster Speichern unter immer erst per Tools-Allgemeine Optionen ein zusätzliches Dialogfenster öffnen und dann das Kontrollkästchen Schreibschutz empfehlen ankreuzen. Zur Automatisierung des Vorgangs stellen wir Ihnen in diesem Tipp ein Makro vor, mit dessen Hilfe Sie die Schreibschutzempfehlung einschalten und bei Bedarf auch noch ein Schreibschutzkennwort zuweisen. Wenn Sie am Ende des Makros außerdem den normalen Speicherbefehl aufrufen, können Sie das Makro generell zum Speichern Ihrer Dokumente verwenden.
FRAGE Auf meinem Notebook nutze ich meist Word Online, die Word-Version, die direkt im Browser ausgeführt wird. Wenn ich in einem Dokument nun abwechselnd deutschen und englischen Text eingebe, wendet Word auf den englischen Teil die deutsche Rechtschreibprüfung an und bemängelt so ziemlich jedes Wort. Auf meinem PC – mit der Desktop-Version von Word – schalte ich in den Programmoptionen dann einfach die Rechtschreibprüfung aus. In Word Online finde ich aber keine Optionen. Wissen Sie, wie ich Word Online dazu bringe, die Rechtschreibprüfung abzuschalten?
In Dokumenten wie Bedienungsanleitungen können Sie bestimmte Hinweise besonders hervorheben, indem Sie neben dem jeweiligen Absatz ein Piktogramm in den Seitenrand einfügen. Dazu können Sie die Grafik manuell einfügen und es mit der Maus an die gewünschte Position verschieben. Schneller und komfortabler wäre es natürlich, wenn Sie die Grafiken per Mausklick einfügen und gleich passend im Seitenrand positionieren könnten. In diesem Tipp stellen wir eine nützliche Technik für diese und ähnliche Aufgaben vor.
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