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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
Viele Word-Dokumente werden vor der Weitergabe als PDF ausgegeben. Leider es gibt es nach einem der letzten Microsoft 365-Updates ein Problem mit dem PDF-Export. Wenn Sie ein Dokument als PDF ausgeben möchten stürzt Word in einigen Fällen sofort beim Beginn des Export-Vorgangs ab. Es sind nicht alle Dokumente von diesem Bug betroffen, aber es gibt auch keine näheren Informationen über den Auslöser. Mittlerweile gibt es einen Bugfix, den Microsoft nach und nach über die verschiedenen Update-Kanäle verteilt.
Wenn Sie Zwischenüberschriften in Tabellen verwenden, erscheinen die normalerweise auch im automatisch erzeugten Inhaltsverzeichnis. Genau das ist aber meistens nicht erwünscht. Das Problem tritt auf, weil Sie den Zwischenüberschriften in Ihren Tabellen ein Standard-Überschriftenformat zugewiesen haben – zum Beispiel mit der Formatvorlage "Überschrift 2". Die Standard-Formatvorlagen für Überschriften besitzen von Haus aus eine Gliederungsebene. So können sie unter anderem von der Inhaltsverzeichnisfunktion gefunden und automatisch in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden. Wir zeigen in diesem Tipp wie Sie das Problem umgehen.
FRAGE In Ihrem Newsletter für Excel habe ich einmal einen Tipp gelesen, mit dem sich Zeilenumbrüche ganz einfach per Suchen und Ersetzen an bestimmten Stellen einfügen ließen. Man musste nur nach einem bestimmten Zeichen suchen und dieses dann durch ein Sonderzeichen ersetzen, das über die Tasten Alt + 0, 0, 1, 0 eingegeben wurde. Diese Funktion könnte ich auch in Word gut gebrauchen. Ist das irgendwie machbar?
Am 14. Oktober 2024 beendet Microsoft den offiziellen Support für Windows 10. Danach werden keine Sicherheitsupdates mehr veröffentlicht, aber grundsätzlich können Sie Ihr System mit Windows 10 weiterhin nutzen. Für Abonnenten von Microsoft 365 wird der Einsatz von Windows 10 aber immer unattraktiver. Wie jetzt bekannt wurde, erhalten Sie ab August 2026 auch als zahlender Abonnent keine neuen Funktionen für Word 365 und die übrigen Office-Anwendungen, wenn Sie mit Windows 10 arbeiten.
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen eine Dokumentvorlage mit Makros erstellt haben, die an alle Benutzer in Ihrem Netzwerk verteilt werden, stellt sich die Frage nach der besten Vorgehensweise. Wenn sich zum Beispiel Änderungen an der Vorlage ergeben, sollen sich diese Updates natürlich möglichst ohne erneute Verteilaktionen auf den Arbeitsstationen widerspiegeln. In einem Windows-Netzwerk mit Active Directory erreichen Sie das am schnellsten mit einer Gruppenrichtlinie, in der Sie den Startup-Ordner von Word auf einen freigegebenen Netzwerkordner umleiten. In diesem Ordner platzieren Sie dann Ihre globale Vorlagendatei (DOTM-Datei) mit den allgemeinen Makros. Mehr dazu im aktuellen Tipp.
FRAGE Ich habe in einem Dokument per Referenzen-Index-Eintrag markieren diverse Indexeinträge erstellt und aus diesen Einträgen am Ende des Dokuments einen Index zusammenstellen lassen. Das funktioniert reibungslos. Problematisch ist nur, dass Word ständig die Feldcodes der Indexeinträge anzeigt, so dass im Text hinter den Indexeinträgen immer so etwas wie { XE "Indextext" } steht. Die Ansicht der nicht druckbaren Zeichen ist aber ausgeschaltet (Start-Absatz-Alle anzeigen). Und ein Umschalten der Feldfunktionsansicht mit Alt + F9 hat auch nicht geholfen. Wie kann ich die XE-Feldcodes wieder ausblenden?
Mit den Juli 2025-Updates von Microsoft werden mehrere als kritisch eingestufte Sicherheitslücken in Word und Office 365, 2024, 2021, 2019 und 2016 geschlossen. Laut offizieller Dokumentation kann bereits das ein Öffnen eins manipulierten Dokuments zur unbemerkten Ausführung von Schadcode führen, und so zum Beispiel zum Einschleusen eines Virus oder eines Verschlüsselungstrojaners führen. Die Sicherheitslücke in Word wird hier genauer dokumentiert.
Es kommt immer wieder vor, dass Sie Absätze aus einem Quelldokument in ein Zieldokument "zusammenkopieren". Dabei handelt es sich häufig um Absätze, die nicht direkt untereinanderstehen. Sie wechseln also immer wieder zwischen den beiden Dokumenten hin und her, um einen Absatz im Quelldokument zu kopieren und ihn anschließend im Zieldokument einzufügen. Unser Tipp zeigt, wie es viel einfacher geht!
FRAGE Vermutlich seit einem der letzten Updates gibt es in Word ganz oben rechts eine Schaltfläche Freigeben. Ich habe versucht, die Schaltfläche über Menübandanpassungen zu entfernen, was mir aber nicht gelungen ist, weil sie dort nicht auffindbar ist. Aus Datenschutzgründen möchte ich aber unbedingt verhindern, dass ein Dokument versehentlich freigegeben und in die Cloud geladen wird. Deshalb wäre es mir wichtig, die Schaltfläche zu beseitigen. Wissen Sie, wie das geht?
Wenn Sie Serien-E-Mails verschicken, sollen diese bei den Empfängern natürlich möglichst in der Form ankommen, in der Sie sie formatiert haben. In Word haben Sie zum Beispiel Text im Blocksatz formatiert, der auf dem Bildschirm wie gewünscht gleichmäßig zwischen den Rändern der DIN A4-Seite dargestellt wird. Bei den Empfängern von Serien-E-Mails erscheint der Text aber in einer willkürlichen Breite, die nur von der Größe des Fensters abhängig ist, in der der Nachrichtentext angezeigt wird. Stellt sich also die Frage, wie die Serien-E-Mails genau in der Breite ankommen, die Sie auf dem Bildschirm sehen.
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