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News & Tipps zu Microsoft Word
Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
FRAGE In einem Dokument habe ich markante Stellen mittels Start-Schriftart-Texthervorhebungsfarbe farbig gekennzeichnet. Als Farbe habe ich "Gelb" genommen. Jetzt hieß es plötzlich, dass diese Hervorhebung nicht den Firmenstandards entspricht. Statt Gelb wird Türkis bevorzugt. Da das Dokument sehr umfangreich ist, wäre es mühsam, jede Texthervorhebung zu suchen und sie manuell von Gelb in Türkis zu ändern. Wissen Sie, ob es irgendeine Methode gibt, den Farbwechsel zu automatisieren?
Normalerweise verhält sich Word beim Ausblenden eines Bildes so, als ob das Bild komplett gelöscht worden wäre. Das heißt, dass sich der umgebende Text verschiebt und so angeordnet wird, als wenn gar kein Bild vorhanden wäre. Viel sinnvoller wäre, wenn der Platz erhalten bliebe, so dass im Text nur ein weißer Fleck in der vorherigen Bildgröße erscheint. Unser Tipp liefert dazu eine fertige Lösung.
Nutzen Sie Textbausteine und Mailvorlagen für Outlook und Word 365, 2024, 2021, 2019, 2016, 2013 übersichtlich und flexibel unter einer Oberfläche. SmartTools QuickText Pro und SmartTools QuickMail Pro haben sich seit Jahren bei Tausenden von Anwendern bewährt und beide Tools arbeiten Hand in Hand zusammen. Mit einer KI-Schnittstelle und flexiblen Formularfeldern in der neuen Version 8.5 werden QuickText und QuickMail jetzt noch besser.
Eine Grafik lässt sich in Word mit wenig Aufwand in den Hintergrund eines Dokumentes einfügen. Damit das Bild nicht mit gedruckt wird, muss immer die Anzeigeoption In Word erstellte Zeichnungen drucken ausgeschaltet werden. Man kann allerdings schnell vergessen, die Option wieder einzuschalten. Beim Drucken anderer Dokumente fehlen dann die Bilder im Text. Einige Leser haben uns daher nach einer Möglichkeit gefragt, die Option zum Drucken der Zeichnungsobjekte mit jedem einzelnen Dokument zu verknüpfen, so dass sie immer richtig gesetzt ist.
FRAGE Ich möchte den Text in einer Tabelle so anordnen, dass es keinen Abstand zum Rand der jeweiligen Tabellenzelle gibt. Deshalb habe ich in den Tabelleneigenschaften die Standardzellenbegrenzungen für alle vier Seiten (oben, unten, rechts, links) auf 0 cm eingestellt. Trotzdem lässt Word insbesondere bei Überschriften in den Tabellen nach oben und unten einen gewissen Abstand zum Tabellenrand. Habe ich irgendeine Einstellung übersehen? Oder gibt es eine andere Möglichkeit, den Randabstand so zu setzen, wie ich es mir vorstelle?
Wenn es nach Microsoft geht, sollten Sie Ihre Word-Dokumente ausschließlich in der Cloud speichern und das nächste Update soll dafür sorgen, dass das auch möglichst viele Anwender machen. In einem Blogbeitrag kündigt das Entwicklerteam an, dass mit der Version 2509 (Build 19221.20000), alle neuen Dokumente standardmäßig in OneDrive angelegt werden. Je nach Updatekanal sollten Sie mit der Änderung ab dem 9. September rechnen. Glücklicherweise können Sie die Neuerung aber schnell erkennen und auch wieder rückgängig machen.
Dokumente werden häufig von mehreren Personen erstellt. Bei den Word-Dokumenten ergibt sich dadurch das Problem, dass die Liste der Formatvorlagen Einträge enthält, die gar nicht verwendet werden. So tauchen dort Vorlagennamen wie "Beate+10pt. zentriert" auf, die offenbar von einer Kollegin stammen. Wir zeigen in diesem Tipp wie Sie das Chaos in der Formatvorlagenliste bereinigen, so dass nur noch die Vorlagennamen übrig bleiben, die tatsächlich im Dokument verwendet werden.
FRAGE Gibt es eine Möglichkeit, Word so einzustellen, dass gleich beim Einschalten meines Computers das letzte Dokument geöffnet wird? So könnte ich mir einige Mausklicks ersparen, denn ich müsste nicht erst Word starten und dann über den Backstage-Bereich das letzte Dokument öffnen. Ich habe schon versucht, das Dokument beim Herunterfahren des Computers geöffnet zu lassen. Aber leider merkt sich mein Computer diese Einstellung nicht, so dass ich das Dokument doch wieder selbst öffnen muss. Über eine Lösung wäre ich sehr dankbar.
Nehmen wir an, dass Sie eine Dokumentvorlage erstellt haben, in der bestimmte Informationen (Nachname, Vorname usw.) auf mehreren Seiten eingetragen werden müssen. Nun ist es lästig und fehleranfällig, dieselben Daten auf den entsprechenden Seiten immer wieder neu einzutragen. In diesem Tipp zeigen wir Ihnen eine Möglichkeit, die sich wiederholenden Informationen nur einmal einzugeben und sie automatisch auf anderen Seiten wiederholen zu lassen.
FRAGE Ich habe Word so eingestellt, dass die Sprache automatisch erkannt wird. Das klappt auch recht gut: Wenn ich nach einem deutschen Text den nächsten Absatz in Englisch schreibe, schaltet Word die Rechtschreibprüfung automatisch auf Englisch um. Dabei ergibt sich nur ein Problem: Offenbar schaltet Word nicht nur die Rechtschreibprüfung um, sondern auch das Tastaturlayout. So sind zum Beispiel Z und Y vertauscht, und die Satzzeichen finde ich so gut wie gar nicht mehr. Wie kann ich das Verhalten abstellen, so dass ich zwar automatisch die fremdsprachige Korrekturhilfe bekomme, aber trotzdem weiter mit meinen deutschen Tastaturlayout tippen kann?
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