Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.
FRAGE Sie hatten vor kurzem eine Leseranfrage zum Hervorheben von Suchergebnissen beantwortet. Dabei ging es um die Standard-Suchoptionen, in denen die Hervorhebung aktiviert werden kann. Mir geht es aber darum, die gefundenen Suchbegriffe permanent farblich hervorzuheben. Die Hervorhebung der Suchfunktion dauert ja nur so lange an, bis eine neue Suche gestartet wird oder bis der Suchbegriff gelöscht wird. Kennen Sie einen Weg, nach einem Begriff zu suchen und dann alle Fundstellen dauerhaft farblich zu markieren?
Viele Anwender suchen nach einer Programmfunktion, mit der eine Word-Tabelle in eine Excel-Tabelle konvertiert werden kann. Im Speichern unter-Dialogfenster kann man keinen Excel-Dateityp finden. Und auch in den Word-Menüs gibt es auf den ersten Blick keinen Konvertierungsbefehl. Eine direkte Konvertierungsfunktion gibt es also nicht. Es genügt aber eine simple Kopieren-und-Einfügen-Aktion, um die Word-Tabellendaten in ein Excel-Tabellenblatt zu überführen.
Ihre persönliche Ordnerstruktur auf der Festplatte mit Ordnern wie \Angebote, \Rechnungen, \Backup, \Server usw. sorgt dafür, dass Sie Ihre Dokumente sinnvoll ablegen und schnell wiederfinden können. Leider müssen Sie dabei immer wieder den Ordner wechseln, was bei verschachtelten Ordnern, unterschiedlichen Laufwerken oder Netzwerk-Ordnern ein mühsames Unterfangen ist. SmartTools QuickSave 7.1 reduziert diesen Aufwand künftig auf einen einzigen Mausklick.
Mit GPT-4o (o = omni) hat OpenAI im Mai sein bisher leistungsfähigstes Sprachmodell vorgestellt. Obwohl die Preise in den letzten Monaten stark gefallen sind, kostet der Einsatz dieses KI-Modells immerhin ca. 4,60 € pro Million Input Token und ca. 13,80 € pro Million Output Token. Dabei entspricht 1 Million Token ungefähr der Textmenge von 2.500 Seiten eines Standardbuches. Mit GPT-4o mini steht ab sofort eine besonders kostengünstige Alternative zur Verfügung, die bereits deutlich leistungsfähiger ist als das Modell GPT 3.5 Turbo, das zu Beginn des KI-Hypes Ende 2022 für ChatGPT verwendet wurde. Für alltägliche Aufgaben in Word, Excel und Outlook wie dem Erstellen, Zusammenfassen, Optimieren und Übersetzen von Text oder der Analyse von Tabellendaten ist das kleine Sprachmodell optimal geeignet und es ist dabei über 20x günstiger als GPT-4o. Auch im Vergleich zu einem Abonnement von GPT Plus und Microsoft CoPilot ist der Einsatz des neuen Sprachmodells in den Office-Anwendungen besonders kostengünstig.
Eine häufig gestellte Frage an unsere Helplines betrifft die Definition einer der Fußzeile mit einem Verweis auf die Folgeseite – und das natürlich nur dann, sofern es eine Folgeseite gibt. Also zum Beispiel: "Folgeseite 2 vorhanden". Wir zeigen in diesem Tipp, wie Sie ganz einfach die Anzeige auf der letzten Seite unterdrücken, zu der es natürlich keine Folgeseite gibt. Prinzipiell müssen Sie dabei in Ihre Fußzeile einen Ausdruck einfügen, der prüft, ob die aktuelle Seitenzahl kleiner als die Gesamtseitenzahl des Dokuments ist.
Word nummeriert Fußnoten normalerweise voll automatisch für Sie durch. Wahlweise über das komplette Dokument oder immer für jede Seite. Ein neu entdeckter Bug in einem der letzten Microsoft 365-Updates sorgt dafür, dass eine bisher vollkommen korrekte Nummerierung nach dem Öffnen eines Dokuments plötzlich verloren geht. Anstelle der bisherigen Fußnotennummern erscheint vor allen Fußnoten die Zahl "8". Ab sofort steht ein Update zur Verfügung, um das Problem zu beheben.
Word ist keine Tabellenkalkulation, aber in einem gewissen Rahmen sind auch flexible Berechnungen nach individuellen Eingaben möglich. Nehmen wir zum Beispiel an, dass Sie einen Vertragsvordruck mit Word erstellt haben. Hier sollen an verschiedenen Stellen Zahlungen basierend auf dem Auftragswert aufgeführt werden. Zum Beispiel bei Vorabnahme (40%), bei Inbetriebnahme (20%) usw. Sie möchten nun erreichen, dass Word die einzelnen Zahlungsraten automatisch berechnet, nachdem der Gesamtauftragswert eingegeben wurde. Unser Tipp zeigt, wie Sie das mit wenig Aufwand ohne Makros umsetzen.
FRAGE Sie haben in Ihrem Newsletter in vergangenen Ausgaben schon viele interessante Tastenkombinationen vorgestellt, die das Formatieren eines Textes beschleunigen. Per Zufall habe ich neue Tastenkürzel entdeckt, die mir wenig sinnvoll erscheinen: Mit Strg + Umschalt + J formatiert man einen Absatz im Blocksatz – aber es wird auch die letzte Zeile formatiert. Strg + Umschalt + B wandelt den markierten Text in griechische Buchstaben um. Wissen Sie, was es damit auf sich hat?
Nutzen Sie jetzt unseren brandneuen SmartTools Word Monatskalender 2025, um Termine mit wenigen Mausklicks professionell zu präsentieren. Nach der automatischen Installation genügt ein Mausklick und Sie können in einer Vorschau bis zu drei Monatskalender anzeigen, in denen Sie schnell und komfortabel individuelle Termine markieren können. Urlaubs- und Abgabetermine, Fristen, Projektabläufe usw. lassen sich auf diese Weise sehr einfach visualisieren. Ferientermine und Feiertage für Deutschland, Österreich und die Schweiz lassen sich gezielt für Bundesländer/Kantone hinzufügen.
Wenn Sie gezielt eine einzelne Seite eines Dokumentes als PDF-Datei ausgeben möchten, müssen Sie den Befehl zum Speichern einer PDF-Datei aufrufen und in den Optionen Aktuelle Seite als Seitenbereich auswählen. Wenn Sie immer wieder einzelne Seiten als PDF benötigen, ist es natürlich sehr umständlich, immer wieder zunächst die Optionen einzustellen. Ein kleines Makro kann diese Aufgabe spürbar beschleunigen. Im Prinzip genügt eine einzige Codezeile, um die aktuelle Seite eines Dokuments als PDF-Datei zu speichern. Wir zeigen in diesem Tipp Schritt für Schritt, wie Sie diese nützliche Funktion in Ihr Word integrieren.
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