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Beitrag aus SmartTools Word Weekly

Dokumente per Makro mit Kennwort verschlüsseln

Word 365 2024 2021 2019 2016 2013

FRAGE In Ihrem Newsletter hatten Sie vor kurzem ein VBA-Makro vorgestellt, mit dem sich Dokumente automatisch mit einer Schreibschutzempfehlung speichern lassen. So lassen sich die Aktionen, die sonst nur über schwer zugängliche Dialogfenster möglich sind, schnell per Knopfdruck erledigen. Meine Frage ist nun: Lässt sich auch der Kennwortschutz zum Öffnen und Verschlüsseln von Dokumenten per Makro einschalten?

H. Beckers

ANTWORT Auch die Option "Mit Kennwort verschlüsseln" lässt sich per VBA-Makro steuern. Das im Anschluss vorgestellte Makro speichert das aktive Dokument und fragt vorher nach einem Kennwort, sofern noch kein Kennwort zum Öffnen des Dokuments gesetzt wurde.

Das Makro erstellen Sie mit folgenden Schritten:

  1. Drücken Sie Alt + F8, um das Dialogfenster Makros zu öffnen.
  2. Wählen Sie im Dropdownfeld Makros in den Eintrag "Normal.dotm (globale Vorlage)" aus.
Erstellen Sie das Makro in der Standardvorlage NORMAL.DOT.
  1. Geben Sie im Feld Makroname die Bezeichnung "SpeichernMitKennwort" ein und klicken Sie danach auf die Schaltfläche Erstellen.
  2. Sie gelangen damit in den Visual Basic-Editor, in dem Word bereits ein Prozedurgerüst für das Makro "SpeichernMitKennwort" angelegt hat. Erweitern Sie den Prozedurcode wie folgt:
Sub SpeichernMitKennwort()
Dim oDoc As word.Document
Dim strPW As String

  On Error GoTo PwProtect_Error

  Set oDoc = ActiveDocument
  If oDoc.HasPassword = False Then
    strPW = InputBox( _
        Prompt:="Kennwort für die aktuelle Datei:", _
        Title:="Mit Kennwort speichern")
    If strPW = "" Then Exit Sub
    oDoc.Password = strPW
  End If
  oDoc.Save

PwProtect_Error:
  Set oDoc = Nothing
End Sub
  1. Drücken Sie Strg + S, um den Makrocode zu speichern.
  2. Verlassen Sie den Visual Basic-Editor per Datei-Schließen und zurück zu Microsoft Word.

Um ein Dokument mit Kennwortschutz zu versehen und zu speichern, müssen Sie jetzt nur noch das eben erstellte Makro aufrufen. Dazu öffnen Sie mit Alt + F8 das Dialogfenster Makros, markieren den Makronamen "SpeichernMitKennwort" und klicken auf Ausführen.

Wenn das Dokument noch nicht kennwortgeschützt ist, erscheint daraufhin ein Eingabefenster, in dem Sie das gewünschte Kennwort eingeben und mit Ok bestätigen können. Danach wird die Datei automatisch gespeichert.

Sollte das aktive Dokument bereits ein Kennwort zum Öffnen und Verschlüsseln besitzen, erfolgt keine Kennwortabfrage, denn das Kennwort ist ja bereits vergeben. Dann wird die Datei einfach nur gespeichert.