Beitrag aus SmartTools Word Weekly
Nicht zusammenhängende Textteile kopieren und einfügen
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Es kommt immer wieder vor, dass Sie Absätze aus einem Quelldokument in ein Zieldokument "zusammenkopieren". Dabei handelt es sich häufig um Absätze, die nicht direkt untereinanderstehen. Sie wechseln also immer wieder zwischen den beiden Dokumenten hin und her, um einen Absatz im Quelldokument zu kopieren und ihn anschließend im Zieldokument einzufügen. Unser Tipp zeigt, wie es viel einfacher geht!
Sie können in Word mehrere, nicht zusammenhängende Absätze markieren und dann als Block kopieren. Beim Einfügen im Zieldokument werden dann nur die zuvor markierten Absätze eingefügt. Das geht folgendermaßen:
- Wechseln Sie in das Quelldokument und markieren Sie den ersten Absatz, den Sie in das Zieldokument übernehmen wollen.
- Dann blättern Sie im Quelldokument mit Hilfe der Maus (durch Drehen des Mausrads) zum nächsten Absatz, den Sie übernehmen wollen.
- Nun halten Sie die Strg-Taste fest, während Sie den neuen Absatz mit der Maus markieren – entweder durch Ziehen über den Text oder durch Mehrfachklicken (drei Mal Klicken markiert einen ganzen Absatz).
- Fahren Sie nach diesem Prinzip fort, um weitere Absätze im Quelldokument zu markieren.
- Wenn Sie die gewünschten Absätze aus dem Quelldokument markiert haben, drücken Sie Strg + C, um sie zu kopieren.
- Nun wechseln Sie ins Zieldokument, setzen den Cursor an die Einfügeposition für die kopierten Absätze und drücken Strg + V, um den Inhalt aus dem Quelldokument einzufügen.
Es werden nur die markierten Absätze eingefügt, und zwar als Block ohne Zwischenräume.
Das genannte Verfahren hat allerdings seine Tücken. So kann es schnell passieren, dass Sie vergessen, bei einer neuen Markierung die Strg-Taste zu drücken. So ist die vorherige Auswahl dahin, und es ist nur noch der zuletzt ausgewählte Absatz markiert. – Und Sie müssen alle Absätze im Quelldokument neu markieren.
Dagegen hilft die "Office-Zwischenablage". Sie ist so etwas wie eine Sammlung der zuletzt kopierten Elemente. Diese Sammlung können Sie Stück für Stück zusammenstellen und dann bei Bedarf als Block an anderer Stelle einfügen.
Hier die genaue Vorgehensweise:
- Wechseln Sie zu Ihrem Quelldokument.
- Öffnen Sie die Office-Zwischenablage, indem Sie unten rechts in der Menübandgruppe Start-Zwischenablage auf das kleine Pfeilsymbol klicken.
- Die Office-Zwischenablage wird standardmäßig als Leiste am linken Rand des Word-Fensters eingeblendet. Falls Sie bereits Elemente enthält, löschen Sie diese, indem Sie auf Alle löschen klicken.
- Nun durchsuchen Sie Ihren Quelltext nach Absätzen, die ins Zieldokument kopiert werden sollen. Wenn Sie einen Absatz gefunden haben, markieren Sie ihn und drücken Sie zum Kopieren die gewohnte Tastenkombination Strg + C. In der Office-Zwischenablage erscheint eine Vorschau des Texts.
- So gehen Sie weiter vor, bis Sie alle Absätze für das Zieldokument in die Office-Zwischenablage kopiert haben. – Beachten Sie, dass die Office-Zwischenablage maximal 24 Elemente aufnehmen kann.
- Dann wechseln Sie in das Zieldokument. Falls die Office-Zwischenablage hier nicht angezeigt wird, öffnen Sie sie wie oben über das kleine Pfeilsymbol in der Menübandgruppe Start-Zwischenablage.
- Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der die Elemente aus der Office-Zwischenablage eingefügt werden sollen.
- Klicken Sie in der Office-Zwischenablage auf Alle einfügen.
So kopieren Sie Ihre Zieltexte im Handumdrehen ohne ständige Fensterwechsel zusammen.