Gastbeitrag aus SmartTools Office Insider
Nutzen Sie ChatGPT zum Optimieren, Zusammenfassen und Analysieren von Text direkt aus Word
Word 365 2021 2019 2016 2013 2010
Mit dem neuen SmartTools ChatGPT-Assistant können Sie die Vorteile von ChatGPT direkt aus Word nutzen. Öffnen Sie zum Beispiel ein Dokument und erstellen Sie mit zwei Mausklicks eine Zusammenfassung. Oder markieren Sie einen Text und lassen Sie ihn von ChatGPT korrigieren und sprachlich optimieren. Das Ergebnis wird in das aktuelle oder in ein neues Dokument eingefügt. Der SmartTools ChatGPT-Assistant ist perfekt in Word integriert und steht nicht nur in Microsoft 365, sondern auch in den Word-Versionen 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 zur Verfügung. Wir stellen in diesem Tipp das brandneue Gratis-Tool vor und zeigen, wie Sie es bei Ihrer täglichen Arbeit mit Word nutzen können.
ChatGPT bietet eine Fülle von Möglichkeiten, um die Arbeit mit Texten zu unterstützen. Unser SmartTools ChatGPT-Assistant wird daher laufend weiterentwickelt und bietet in dieser ersten Version zunächst drei Funktionen, die Sie mit wenigen Mausklicks auf das aktuell geöffnete Dokument oder einen markierten Abschnitt anwenden können:
- Optimieren: Lassen Sie ChatGPT Rechtschreib- und Grammatikfehler korrigieren und den Text in einer von Ihnen vorgegebenen Stilrichtung sprachlich optimieren.
- Zusammenfassen: ChatGPT erstellt eine inhaltliche Zusammenfassung mit den wichtigsten Aussagen des Textes.
- Analysieren: Stellen Sie gezielte inhaltliche Fragen zum Text und lassen Sie sie von ChatGPT beantworten.
Die Anfragen werden direkt aus Word an ChatGPT übermittelt und Sie können das Ergebnis im aktuellen Dokument oder in ein neues Dokument einfügen lassen.
SmartTools ChatGPT-Assistant für Word installieren und einrichten
Um den neuen Assistenten in Word zu nutzen, laden Sie ihn kostenlos herunter und starten das Installationsprogramm:
Der kostenlose SmartTools ChatGPT-Assistant für Word
Nach dem nächsten Neustart ist der Assistent danach in Word integriert und kann ganz nach Bedarf als Aufgabenbereich rechts neben dem aktuellen Dokument ein- oder ausgeblendet werden. Vor der ersten Nutzung müssen Sie den Assistenten nun noch einrichten. Damit Anfragen an ChatGPT gestellt werden können, benötigen Sie ein Konto bei OpenAI, dem Unternehmen, das ChatGPT entwickelt hat.
Sollten Sie bereits über ein Konto verfügen, können Sie diesen Absatz überspringen. Zum Erstellen eines Kontos rufen Sie diese Seite auf und klicken auf Sign up. Folgen Sie dem Anmeldeprozess mit Eingabe des Namens, Bestätigung der Mailadresse und der Mobilnummer.
Im nächsten Schritt müssen Sie den SmartTools ChatGPT-Assistant mit Ihrem OpenAI-Konto verbinden. Das geschieht über einen sogenannten "API key"; einen eindeutigen Schlüssel, den Sie bei OpenAI erzeugen und dann in den Optionen des Assistenten eintragen. Rufen Sie dazu diese Seite auf und klicken Sie auf Create new secret key. Geben Sie dann eine kurze Beschreibung ein, damit Sie später wissen, für welche Anwendung Sie den Schlüssel erzeugt haben. Nach Create secret key wird Ihr Schlüssel eingeblendet und Sie können ihn per Mausklick auf das grüne Icon in die Zwischenablage kopieren.
Wechseln Sie nach Word, rufen Sie den Assistenten auf und klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol, um die Optionen einzublenden. Klicken Sie dann in das Feld API-Key und fügen Sie den soeben erzeugten Schlüssel mit Strg + V ein. Nach wenigen Augenblicken sollte die Anzeige unter Sprachmodell daraufhin von "<Kein Modell gefunden>" auf "gpt-3.5-turbo" wechseln. Damit wissen Sie, dass die Verbindung hergestellt und der Assistent startbereit ist.
Kostenloses Start-Guthaben und eventuelle Kosten
Bei der kostenlosen Nutzung von ChatGPT im Browser gibt es einige Einschränkungen. Anfragen an ChatGPT, die Sie mit dem Assistenten über die API abwickeln, sind nicht gratis, aber nach dem Anlegen eines neuen Kontos bekommen Sie ein Startguthaben geschenkt. Es fallen außerdem nur sehr geringe Gebühren an und es gibt eine ganze Reihe von Vorteilen:
- Alle Anfragen können Sie ohne Umweg über die Zwischenablage direkt aus Word an ChatGPT übermitteln.
- Die Antworten von ChatGPT stehen Ihnen direkt in Word zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung.
- Über die API können Sie wesentlich umfangreichere Textmengen an ChatGPT übermitteln als es über den Browser möglich ist.
- Wenn Sie den Assistenten eine gewisse Zeit lang nutzen, können Sie auf Wunsch auch das leistungsfähigere Sprachmodell GPT-4 nutzen, ohne ein Abonnement für ChatGPT Plus (für ca. 19 € im Monat) abschließen zu müssen. Weitere Informationen dazu finden Sie in Kürze in unserem kostenlosen Newsletter SmartTools Word Weekly.
Nach dem Anlegen des OpenAI-Kontos erhalten Sie automatisch ein Guthaben von 5 US$ geschenkt, das Sie für die Nutzung von ChatGPT über die API ausgeben können. Auf dieser Seite können Sie prüfen, ob Ihnen das Guthaben zur Verfügung steht.
Wenn Sie ChatGPT bereits einige Zeit nutzen oder API-Keys in andere Anwendungen eingegeben haben, kann Ihr Guthaben aufgebraucht oder abgelaufen sein. In diesem Fall können Sie API-Aufrufe nur nutzen, indem Sie auf dieser Seite auf Start Payment Plan klicken und ein Zahlungsmittel hinterlegen. Zwei Dinge sollten Sie dazu wissen:
- Die Kosten fallen bei OpenAI an. SmartTools Publishing ist nicht an den Umsätzen beteiligt und profitiert auch sonst in keiner Art und Weise von Ihrer Nutzung von ChatGPT!
- Die Kosten für jede Anfragen sind sehr gering und liegen bei normaler Nutzung deutlich unter den Kosten eines ChatGPT Plus-Abos (19 € im Monat). Das Abrechnungssystem von ChatGPT basiert auf der Textmenge, die Sie mit Ihrer Anfrage übertragen und als Antwort zurückerhalten. Wenn Sie zum Beispiel einen Text mit 8 DIN A4-Seiten Länge (ca. 23.000) Zeichen analysieren und zusammenfassen lassen, kostet das ungefähr 2 ct (also 0,02 €). Kürzere Texte werden zu einem noch günstigeren Tarif abgerechnet, so dass Sie zum Beispiel für 1 € über 200 Briefe normaler Länge optimieren lassen können. In unseren Fragen & Antworten zum SmartTools ChatGPT-Assistant werden wir das Abrechnungssystem in Kürze ausführlicher behandeln.
Die Zeitersparnis durch den Einsatz von ChatGPT bei der Arbeit mit Texten ist so groß, dass sich diese geringen Investitionen erfahrungsgemäß lohnen. Es empfiehlt sich außerdem, auf dieser Seite bei OpenAI ein monatliches Kostenlimit von zum Beispiel 5 US$ (ca. 4,50 €) einzugeben.
Der SmartTools ChatGPT-Assistant im Praxiseinsatz
Nach der einmaligen Einrichtung ist der Einsatz des Assistenten denkbar einfach:
- Öffnen Sie ein Dokument, das Sie optimieren, analysieren oder zusammenfassen möchten. Soll nur ein Teil des Dokuments bearbeitet werden, markieren Sie die entsprechenden Absätze.
- Wenn der Aufgabenbereich des Assistenten rechts neben dem Dokument noch nicht zu sehen ist, blenden Sie ihn ein (Klick auf den Doppelpfeil in der oberen rechten Ecke des Dokuments).
- Klicken Sie auf das Symbol Text optimieren, Text zusammenfassen oder Text analysieren.
- Wählen Sie Aktuelle Markierung oder Gesamtes Dokument als Textbezug.
- Geben Sie bei Text analysieren Ihre Fragestellung zum Text ein. Es kann sich dabei um eine beliebige inhaltliche Frage handeln, die Sie schnell beantworten möchten, ohne das komplette Dokument im Detail lesen zu müssen.
- Legen Sie Länge und Stil der Antwort fest und bestimmen Sie mit Ziel, wo der Assistent die Antwort von ChatGPT in Word ausgeben soll.
- Klicken Sie auf Senden und nach wenigen Augenblicken erscheint das Ergebnis im aktuellen oder in einem neuen Word-Dokument.
- Weitere Informationen zu den einzelnen Funktionen und Einstellungen des Assistenten können Sie über die (i)-Punkte im Aufgabenbereich abrufen.
Neue Versionen des Assistenten
Der SmartTools ChatGPT-Assistant wird von uns ständig weiterentwickelt. Wir werden neue Funktionen ergänzen und uns so schnell wie möglich an die Neuerungen von ChatGPT anpassen. Nach der Installation werden Sie automatisch informiert, sobald ein Update zur Verfügung steht. Sie können die neue Version dann mit wenigen Mausklicks herunterladen und installieren. Über Info-Nach Updates suchen lässt sich die Suche nach Updates jederzeit manuell starten. Wir hoffen, dass Ihnen der Assistent gefällt und freuen uns auf Ihr Feedback zu neuen Funktionen!