Gastbeitrag aus SmartTools Office Insider Spezial
Automatische Sicherheitskopien Ihrer Dokumente lokal oder in der Cloud
Word 365 2021 2019 2016 2013 2010
Ein versehentlich gelöschtes Dokument oder ein Festplattenausfall sind nur zwei mögliche Szenarien für einen ärgerlichen Datenverlust. In der Regel resultiert daraus eine zeit- und kostenintensive Wiederherstellung der verlorenen Daten. Mit dem neuen SmartTools AutoBackup 8.0 für Word müssen Sie sich darüber keine Gedanken mehr machen, denn das Gratis-Tool legt mit jedem Speichervorgang automatisch eine Kopie des aktuellen Dokuments in einem beliebigen Ordner ab. Bei Problemen mit einem Originaldokument können Sie dann sofort auf eine Kopie zum Beispiel in einem Serververzeichnis, einer externen Festplatte oder in der Cloud (Dropbox, OneDrive, Google Drive usw.) zurückgreifen. Dieser Tipp zeigt unser beliebtes Add-In im Praxiseinsatz.
Laden Sie die kostenlose Word-Erweiterung hier herunter und starten Sie das Setup. Der Assistent führt Sie durch die weiteren Schritte. Nach der Installation finden Sie den Assistenten auf dem Register "SmartTools" in der Gruppe AutoBackup.
Im ersten Schritt sollten Sie einen Backup-Ordner für die automatisch erstellten Sicherheitskopien auswählen. Klicken Sie dazu im Optionen-Dialog des Tools auf die Schaltfläche Ordner für Backups auswählen und lokalisieren Sie im folgenden Auswahldialog den gewünschten Ordner. Bestätigen Sie Ihre Wahl mit OK. Als mögliche Speicherorte kommen Netzwerkverzeichnisse, eine externe Festplatte oder das Verzeichnis eines Cloud-Dienstes (beispielsweise Dropbox, OneDrive, Google Drive usw.) in Frage. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihre wertvollen Daten auch nach einem Crash der lokalen "Standardfestplatte" zur Verfügung stehen.
Besonders praktisch: Auf Wunsch wird über den Optionen-Bereich Dateinamen der Backups erweitern und Aktivieren der Funktion Datum vor dem Dateinamen bzw. Datum nach dem Dateinamen automatisch ein Zeitstempel (Jahr-Monat-Tag Stunde-Minute) in den Namen der Backup-Datei gesetzt, so dass Sie ganz einfach verschiedene Versionen Ihrer wichtigen Dokumente erstellen können. Ebenso lässt sich eine Fortlaufende Nummerierung für die Sicherheitskopien einschalten. Das Ergebnis Ihrer Einstellung sind beispielsweise Dateinamen nach dem folgenden Muster im gewählten Backup-Ordner:
\Meine Backups\2023-09-20 10-32 - Manuskript.docx
\Meine Backups\Manuskript - 2023-09-20 11-44.docx
\Meine Backups\Manuskript 00002.docx
Bei auftretenden Problemen mit dem Originaldokument können Sie dann auf die gewünschte Kopie im Serververzeichnis, der externen Festplatte oder in der Cloud zugreifen. Klicken Sie dazu einfach auf dem Register "SmartTools" auf die Schaltfläche Backup-Ordner öffnen. Sofort wird der zuvor eingestellte Backup-Ordner im Windows-Explorer geöffnet.
Über die aktivierte Option Vorherige Backups löschen entfernen Sie falls gewünscht beim Speichern alle älteren Versionen des aktuellen Dokumentes aus dem AutoBackup-Ordner. Es bleibt also nur das letzte Backup erhalten. Außerdem können Sie bei Bedarf die Normalvorlage (NORMAL.DOTM) von der Sicherung ausnehmen. Durch Einschalten der Funktion Bestätigungssound abspielen erfolgt zudem nach jedem erfolgreichen Erstellen einer Sicherheitskopie eine akustische Rückmeldung.
Das automatische Anlegen von Sicherheitskopien ist nicht immer sinnvoll. Angenommen Sie möchten keine Backups von Dokumenten mit vertraulichen Inhalten auf einem öffentlich zugänglichen Server ablegen. In diesem Fall können Sie das Anfertigen per Klick auf die Schaltfläche Ausschalten im Menüband/der Multifunktionsleiste zeitweise unterbinden. Ein Mausklick auf die Schaltfläche Einschalten versetzt das Add-In wieder in den Aktivstatus. Alternativ aktivieren Sie die Option Backups einzeln bestätigen und lassen dann bei jedem Speichervorgang erst nach einer Abfrage ein Backup erstellen.