Beitrag aus SmartTools Word Weekly
Informationen einmal eingeben und mehrfach in einem Word-Dokument verwenden
Word 365 2019 2016 2013 2010
FRAGE In einem Dokument sollen bestimmte Informationen an mehreren Stellen verwendet werden. Ich möchte zum Beispiel ein Aktenzeichen sowohl auf Seite 1 als auch irgendwo auf Seite 5 und Seite 7 einfügen. Lässt sich das so weit automatisieren, dass ich dieses Aktenzeichen nur einmal auf Seite 1 eingebe und es dann automatisch auf den anderen Seiten wiederholt wird? Auch Änderungen des Aktenzeichens sollten sich automatisch an den anderen Stellen bemerkbar machen.
V. Schreiber
ANTWORT Für diese Aufgabe könnten Sie eine Textmarke und entsprechende Querverweise einfügen. Konkret müssten Sie folgendermaßen vorgehen:
- Öffnen Sie das Dokument, in dem Sie Textelemente wiederholen wollen, und geben Sie den zu wiederholenden Text (beispielsweise das Aktenzeichen) dort ein, wo er zum ersten Mal stehen soll.
- Markieren Sie den zu wiederholenden Text.
- Wählen Sie auf dem Register Einfügen in der Gruppe Link bzw. Hyperlinks den Befehl Textmarke an.
- Im danach angezeigten Dialogfenster geben Sie einen aussagekräftigen Textmarkennamen für den aktuell markierten Text ein - zum Beispiel "Aktenzeichen".
- Dann klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
- Setzen Sie den Cursor nun an die Stelle im Dokument, an der das aktuelle Textelement ein weiteres Mal erscheinen soll.
- Hier wählen Sie Einfügen-Link bzw. Hyperlinks-Querverweis an.
- Im daraufhin angezeigten Dialogfenster wählen Sie im Dropdownfeld Verweistyp den Eintrag "Textmarke" aus.
- Im Feld Verweisen auf stellen Sie "Textmarkeninhalt" ein.
- Danach markieren Sie im Listenfeld Für welche Textmarke den Namen der Textmarke, die Sie zuvor eingerichtet hatten - im Beispiel also: "Aktenzeichen".
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen und dann auf Schließen.
Nach diesem Prinzip können Sie an beliebig vielen Stellen Querverweise einfügen, damit der Inhalt der jeweiligen Textmarke wiederholt wird.
Änderungen müssen Sie jetzt nur an der ersten Stelle des Textes vornehmen. Die weiteren Vorkommnisse werden automatisch aktualisiert, sobald Sie die Querverweise aktualisieren. Am einfachsten geht das, indem Sie mit Strg + A den gesamten Text des Dokuments markieren und dann F9 drücken.
Aber Vorsicht! Achten Sie darauf, dass weder Textmarke noch Querverweise versehentlich gelöscht werden. Das gilt vor allem beim nachträglichen Bearbeiten der Textmarke.