Beitrag aus SmartTools Word Weekly
Bestimmten Text automatisch in der Kopfzeile eines Dokuments wiederholen
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Es gibt immer wieder Situationen, in denen Sie eine bestimmte Textstelle automatisch in die Kopfzeile übernehmen möchten. Beim Erstellen von Agendas nehmen Sie zum Beispiel immer die letzte Agenda, passen den Inhalt an und speichern sie unter einem neuen Namen. Das Datum der Sitzung steht dabei sowohl im Text als auch in der Kopfzeile. Effektiv wäre es, das Datum aus dem Text automatisch in die Kopfzeile zu übernehmen, so dass Sie es nur einmal eingeben müssen. Unser Tipp zeigt, wie es geht.
Eine Möglichkeit, das im Text eingegebene Datum in der Kopfzeile zu wiederholen, ist der Einsatz eines STYLEREF-Feldes. Sie brauchen dafür eine spezielle Zeichen-Formatvorlage, die Sie dem zu wiederholenden Text zuweisen. Anschließend fügen Sie in der Kopfzeile ein STYLEREF-Feld ein, das auf die Formatvorlage verweist.
Hier alle Schritte im Detail. Erstellen Sie zuerst die Formatvorlage:
- Öffnen Sie Ihre Agenda-Datei und markieren Sie im Textkörper das Datum, das sich in jeder neuen Agenda ändert und das in der Kopfzeile wiederholt werden soll.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den markierten Text und wählen Sie in der Minisymbolleiste Formatvorlagen-Formatvorlage erstellen an. In Word 2010 wählen Sie im Kontextmenü Formatvorlagen-Auswahl als neue Schnellformatvorlage speichern an.
- Im danach angezeigten Dialogfenster geben Sie der Formatvorlage einen Namen – hier würde sich beispielsweise "Wiederholungstext" anbieten.
- Klicken Sie im selben Dialogfenster auf die Schaltfläche Ändern.
- Im nächsten Dialog aktivieren Sie im Dropdownfeld Formatvorlagentyp die Option "Zeichen".
- Bestätigen Sie die Änderung mit Ok.
Nun können Sie mit einem STYLEREF-Feld auf die neue Formatvorlage Bezug nehmen und den Text, dem Sie die Formatvorlage zugewiesen haben, wiederholen lassen:
- Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der der Text automatisch wiederholt werden soll – in Ihrem Fall also an die passende Position in der Kopfzeile.
- Wählen Sie Einfügen-Text-Schnellbausteine-Feld an.
- Suchen Sie in der Liste der Feldnamen den Eintrag "StyleRef" und markieren Sie ihn per Mausklick.
- Markieren Sie dann im Listenfeld Formatvorlagenname den Namen der Formatvorlage, die Sie dem zu wiederholenden Text zugewiesen haben – zum Beispiel "Wiederholungstext".
- Klicken Sie auf Ok.
Wenn Sie jetzt in der Agenda ein anderes Datum eingeben, aktualisiert sich automatisch das STYLEREF-Feld, so dass dort ebenfalls das neue Datum erscheint.
Sollte sich das STYLEREF-Feld nicht korrekt aktualisieren, haben Sie durch Ihre Eingabe womöglich die Formatvorlagenzuordnung aufgehoben. Markieren Sie dann das Datum im Haupttext und weisen Sie ihm per Start-Formatvorlagen wieder die oben erstellte Formatvorlage zu – zum Beispiel "Wiederholungstext".