Beitrag aus SmartTools Word Weekly
Serien-E-Mails mit kontrolliertem Blocksatz
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Wenn Sie Serien-E-Mails verschicken, sollen diese bei den Empfängern natürlich möglichst in der Form ankommen, in der Sie sie formatiert haben. In Word haben Sie zum Beispiel Text im Blocksatz formatiert, der auf dem Bildschirm wie gewünscht gleichmäßig zwischen den Rändern der DIN A4-Seite dargestellt wird. Bei den Empfängern von Serien-E-Mails erscheint der Text aber in einer willkürlichen Breite, die nur von der Größe des Fensters abhängig ist, in der der Nachrichtentext angezeigt wird. Stellt sich also die Frage, wie die Serien-E-Mails genau in der Breite ankommen, die Sie auf dem Bildschirm sehen.
E-Mails werden in den meisten Fällen im HTML-Format verschickt, also in einem Format, auf dem auch Webseiten basieren. Seitenbegrenzungen gibt es dabei nicht, denn Webseiten - oder HTML-Mails - werden nicht auf Papier gelesen, sondern am Bildschirm betrachtet. Die seitlichen Begrenzungen gibt somit das Fenster vor, in dem der Inhalt dargestellt wird. Das erklärt auch, warum Ihre Serien-E-Mails in vermeintlich willkürlichen Breiten bei den Empfängern ankommen.
Wenn Sie die Breite eines Textbereichs fest vorgeben möchten, müssen Sie in Ihr Seriendokument quasi künstliche Begrenzungen einbauen. Das erreichen Sie am besten mit einer Tabelle, der Sie eine feste Breite zuweisen. In der einfachsten Form genügt eine Tabelle mit einer einzigen Zelle, in die Sie Ihren Serientext eingeben - zum Beispiel so:
- Legen Sie ein neues Dokument an und richten Sie es wie gewohnt als Seriendokument für E-Mail-Nachrichten ein.
- Verbinden Sie das Seriendokument mit der gewünschten Datenquelle, beispielsweise mit Ihren Outlook-Kontakten.
- Bevor Sie jetzt aber den Text eingeben, fügen Sie als erstes eine Tabelle mit einer einzigen Zelle ein. Wählen Sie dazu Einfügen-Tabellen-Tabelle an. Im aufklappenden Menü klicken Sie auf die linke obere Zelle des angezeigten Rasters (für eine "1x1 Tabelle").
- Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die eingefügte Tabellenzelle und wählen Sie im Kontextmenü Tabelleneigenschaften an.
- Im daraufhin angezeigten Dialogfenster wechseln Sie auf die Registerkarte Tabelle.
- Dort aktivieren Sie im Bereich Größe das Kontrollkästchen Bevorzugte Breite und rechts daneben geben Sie die gewünschte Breite ein - zum Beispiel "10" Zentimeter.
- Da Sie den Serienmail-Text wahrscheinlich nicht mit einem Rahmen umgeben wollen, klicken Sie noch auf die Schaltfläche Rahmen und Schattierung. Im nächsten Dialogfenster wählen Sie die Option Ohne aus, was Sie mit Ok bestätigen.
- Schließen Sie das Dialogfenster der Tabelleneigenschaften mit einem Klick auf Ok.
Nun geben Sie den Text Ihrer Serien-E-Mail inklusive der gewünschten Seriendruckfelder in die Tabellenzelle ein. Wenn Sie wollen, können Sie einzelne Absätze natürlich auch im Blocksatz formatieren.
Zum Schluss starten Sie den E-Mail-Versand mit den gewohnten Seriendruckfunktionen.
Bei den Empfängern erscheint der Text anschließend in der Breite, die Sie in Ihrem Seriendokument eingestellt haben - unabhängig davon, wie groß das Fenster ist, in dem die Empfänger Ihre E-Mail lesen.