Beitrag aus SmartTools Word Weekly
Inhalte von Textmarken beliebig oft in einem Dokument ausgeben
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Textmarken sind ein nützliches Hilfsmittel, um wichtige Textstellen schnell und gezielt auszuwählen. Mit wenigen Mausklicks springen Sie beispielsweise eine Textmarke "Name" an, um den Empfänger eines Briefes einzugeben. Nützlich wäre es nun, wenn Sie den Namen nur ein einziges Mal eingeben müssten und den Inhalt der Textmarke automatisch auch an anderen Textstellen ausgeben könnten. Das Problem: Word kann eine Textmarke immer nur einmal verwenden. Wenn Sie also in der Anschrift eine Textmarke "Nachname" eingefügt haben und das gleiche nun noch einmal in der Zeile für die Anrede versuchen, löscht Word die zuerst angelegte Textmarke und legt sie in der Zeile mit der Anrede neu an.
Mit einem Trick schaffen Sie Abhilfe: Die Feldfunktion "Ref" (Ref = Referenz, Verweis) erlaubt die zusätzliche Ausgabe Informationen, die Sie bereits an einer anderen Stelle in einer Textmarke eingegeben haben. Wenn Sie diese Feldfunktion nutzen möchten, um zum Beispiel einen Nachnamen mehrfach im Dokument auszugeben, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Fügen Sie zunächst die Textmarke "Nachname" dort ein, wo der Name das erste Mal erscheinen soll. Zum Beispiel in einem Anschriftenfeld.
- Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der der Inhalt der Textmarke "Nachname" erneut ausgegeben werden soll - beispielsweise in die Zeile mit der Anrede.
- Wechseln Sie auf das Register "Einfügen" der Multifunktionsleiste. Klicken Sie dann in der Gruppe Text auf das Symbol Schnellbausteine und wählen Sie aus dem Aufklappmenü den Eintrag Feld. - In den älteren Word-Versionen wählen Sie das Menü Einfügen-Feld an.
- Markieren Sie die Kategorie "Verknüpfungen und Verweise" und wählen Sie anschließend den Feldnamen "Ref" aus
- Geben markieren Sie den Namen der Textmarke im Bereich "Feldeigenschaften" der Liste Textmarkenname.
- Bestätigen Sie mit Ok.
Wenn an der angegebenen Textmarke bereits etwas eingegeben haben, erscheint dieser Text nun an der Stelle, an der Sie das Feld "Ref" eingefügt haben. Füllen Sie die Textmarke erst später aus, wird der Inhalt bei der nächsten Aktualisierung der Feldfunktion ausgelesen. Das geschieht automatisch beim Ausdruck Ihres Dokuments oder der Anzeige in der Seitenansicht. Sie können aber das Dokument mit Strg + A markieren und alle Feldfunktionen mit F9 aktualisieren.
Übrigens: Sie können mit einem "Ref"-Feld auch mehrmals auf dieselbe Textmarke verweisen und so den Inhalt praktisch beliebig oft innerhalb eines Dokuments wiederholen.