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Beitrag aus SmartTools Word Weekly

Kapitel eines Dokuments als separate Dokumente speichern

Word 365 2021 2019 2016 2013 2010

FRAGE Ich habe ein umfangreiches Buch geschrieben und dafür lediglich ein einziges Dokument mit allen Kapiteln erstellt. Diese große Datei ist sehr umständlich zu handhaben und beim Öffnen gibt es zum Teil erhebliche Verzögerungen. Auch aus Sicherheitsgründen möchte das Dokument aufteilen und die einzelnen Kapitel in separaten Dateien speichern. Das möchte ich möglichst nicht manuell machen. Haben Sie einen Tipp, wie ich das ohne großen Aufwand schaffen kann?

G. Treinies

ANTWORT Wenn Sie in Ihrem Hauptdokument die Standard-Formatvorlagen für Überschriften verwendet haben, ist es kein Problem, Unterdokumente für jedes Kapitel zu erstellen. Sie können dann jeden Bereich, der mit einer Formatvorlage "Überschrift 1" beginnt, als eigenständiges Dokument speichern.

Dafür setzen Sie die Gliederungsansicht von Word ein, in der Sie aus dem Zentraldokument einzelne Filialdokumente erstellen.

Damit Ihr Hauptdokument in der aktuellen Form erhalten bleibt, speichern Sie es, und für alle Fälle legen Sie noch eine Sicherheitskopie an. Danach erstellen Sie mit folgenden Schritten separate Dokumente für die einzelnen Kapitel:

  1. Wählen Sie in Ihrem Hauptdokument Ansicht-(Dokument)Ansichten-Gliederung an.
  2. Auf dem Menübandregister Gliederung in der Gruppe Gliederungstools wählen Sie im Dropdownfeld Ebene anzeigen den Eintrag "Ebene 1" aus.
  3. Klicken Sie einmal auf das Plussymbol neben der ersten Kapitelüberschrift und wählen Sie Gliederung-Zentraldokument-Dokument anzeigen an.
  4. In der Menübandgruppe Zentraldokument erscheinen daraufhin weitere Befehle. Klicken Sie auf Erstellen.
Erstellen Sie ein neues Dokument aus dem derzeit markierten Kapitel.
  1. Das erstellt noch kein neues Dokument. Links neben dem Plussymbol der Kapitelüberschrift zeigt Word jetzt aber ein neues Symbol an, das wie ein kleines Listenfeld aussieht. Doppelklicken Sie auf dieses Symbol.
  2. Word öffnet das erste Kapitel (den Text bis zur nächsten "Überschrift 1") in einem neuen Fenster.
  3. Speichern Sie das neue Dokument unter einem Namen Ihrer Wahl und schließen Sie das entsprechende Dokumentfenster.
  4. Verfahren Sie genauso mit den restlichen Kapiteln Ihres Hauptdokuments.
  5. Am Ende schließen Sie das Hauptdokument, ohne es zu speichern.