Beitrag aus SmartTools Word Weekly
Formatierungen beim Zusammenfassen von mehreren Dokumenten erhalten
Word 365 2024 2021 2019 2016 2013
FRAGE Sie hatten in Ihrem Newsletter kürzlich beschrieben, wie sich mehrere Einzeldokumente mit Hilfe des Befehls Einfügen-Text-Objekt-Text aus Datei in einem Gesamtdokument zusammenfassen lassen. Aber was passiert dabei mit den Formatierungen? Bleiben dabei die unterschiedlichen Formatierungen der Einzeldokumente erhalten? Ich frage mich vor allem was mit Spaltensatz sowie Kopf- und Fußzeilen passiert.
D. Grabnitzki
ANTWORT Es kommt ganz darauf an. Wenn Sie in den Einzeldokumenten mit Formatvorlagen wie "Überschrift 1", "Überschrift 2" usw. arbeiten, werden diese Formatierungen in die entsprechenden Formatvorlagen des Gesamtdokuments umgewandelt, denn jedes Dokument kann nur ein einziges Set an Formatvorlagen enthalten. Das heißt: Wenn ein Einzeldokument mit den üblichen Formatvorlagen arbeitet, werden die entsprechenden Formatierungen an die Formatvorlagen des Gesamtdokuments angeglichen. Somit würden die Formatierungen des Einzeldokuments verlorengehen.
Anders sieht es bei individuellen Formatierungen wie dem Spaltensatz aus. Eine mehrspaltige Formatierung in einem Einzeldokument bleibt normalerweise auch im Gesamtdokument erhalten.
Auch spezielle Kopf-/Fußzeilen eines Einzeldokuments müssen nicht zwangsläufig verschwinden. Gewährleistet ist das aber nur, wenn Sie zwischen den Einzeldokumenten Abschnittswechsel einfügen und außerdem dafür sorgen, dass die Kopf-/Fußzeilen nicht vom vorherigen Abschnitt übernommen werden.
Am besten fassen Sie die Einzeldokumente deshalb nicht in einem Schritt im Gesamtdokument zusammen, sondern fügen sie Datei für Datei ein:
Sobald Sie ein Dokument mit Einfügen-Text-Objekt-Text aus Datei in das Gesamtdokument integriert haben, gehen Sie ans Dokumentende und fügen per Layout-Seite einrichten-Umbrüche-Nächste Seite einen Abschnittswechsel ein.
Um die Verknüpfung der Kopf-/Fußzeilen aufzuheben, wählen Sie Einfügen-Kopf- und Fußzeile-Kopfzeile-Kopfzeile bearbeiten an. Dann sorgen Sie dafür, dass in der Menübandgruppe Navigation die Option Mit vorheriger verknüpfen ausgeschaltet ist.
Dann klicken Sie in der Menübandgruppe Navigation auf Zu Fußzeile wechseln und schalten auch da die Option Mit vorheriger verknüpfen aus.
Nun können Sie das nächste Einzeldokument per Einfügen-Text-Objekt-Text aus Datei in das Gesamtdokument einfügen. Es sollte die individuellen Kopf- und Fußzeilen behalten.
Mit den weiteren Einzeldokumenten verfahren Sie genauso.