Beitrag aus SmartTools Word Weekly
Ergebnisse von Word-Feldfunktionen mit Nullwerten unterdrücken
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FRAGE Ich habe einen Rechnungsvordruck mit einer Tabelle angelegt, in der ich bestimmte Werte per Formel berechnen lasse - zum Beispiel das Produkt aus Menge und Einzelpreis für jeden Rechnungsposten oder den Gesamt-Rechnungsbetrag. Es stört aber, dass Word auch dann ein Formelergebnis anzeigt, wenn noch gar keine Rechnungsposten eingegeben worden sind. So erscheinen etliche überflüssige Nullwerte in der Rechnungstabelle. Kann man die Formelergebnisse nicht unterdrücken, wenn das Ergebnis noch Null ist?
K. Weber
ANTWORT Um Nullwerte aus Formeln zu unterdrücken, müssen Sie lediglich das Zahlenformat der Formel anpassen. Standardmäßig bietet Word allerdings nur Zahlenformate an, die sich um die Formatierung von positiven sowie von negativen Werten kümmern. Sie können aber selbst eine Formatierung für Nullwerte hinzufügen:
- Öffnen Sie das Dokument mit der Tabelle Ihres Rechnungsvordrucks und setzen Sie den Cursor in ein Formelfeld - also dorthin, wo jetzt ein störender Nullwert angezeigt wird.
- Wählen Sie auf dem Tabellentools-Register Layout in der Gruppe Daten den Befehl Formel an.
- Im danach angezeigten Dialogfenster, in dem auch Ihre Formel angezeigt wird, setzen Sie den Cursor per Mausklick in das Feld Zahlenformat.
- In diesem Feld können Sie Formatierungen für bis zu drei Wertetypen festlegen: a) für positive Werte, b) für negative Werte, c) für Nullwerte. Die Formatierungsmuster trennen Sie jeweils mit Semikolons. Die Standard-Zahlenformate berücksichtigen allerdings allenfalls positive und negative Werte. Ein Formatierungsmuster für Nullwerte müssen Sie selbst per Tastatur hinzufügen.
Das Formatierungsmuster zum Unterdrücken von Nullwerten besteht aus zwei einfachen Hochkommas - was für Word bedeutet, dass im Falle eines Nullwertes gar nichts angezeigt wird.
Bevor Sie das Formatierungsmuster eingeben, müssen Sie aber erst das vorhandene Zahlenformat betrachten. Enthält es bereits einen Schalter für negative Werte oder behandelt es lediglich positive Werte? Wenn nur ein Format für positive Werte vorhanden ist, müssen Sie zwei Semikolons und danach die Hochkommas einfügen. Ansonsten fügen Sie nur ein Semikolon und dann die Hochkommas an.
Dazu einige Beispiele:
- Währungsformat mit Tausenderpunkt und zwei Nachkommastellen, negative Werte in Klammern:
#.##0,00 EUR;(#.##0,00 EUR);'' - Einfache Zahl mit Tausenderpunkt und zwei Nachkommastellen, kein Formatierungsmuster für negative Werte:
#.##0,00;;''
Klicken Sie auf am Ende Ok, um das neue Zahlenformat zuzuweisen. Das aktuelle Formelergebnis wird sofort unterdrückt - sofern es Null war. Wiederholen Sie die Schritte für die restlichen Formeln, in denen Sie die Anzeige von Nullwerten unterdrücken wollen.
Sie werden feststellen, dass Word in Zukunft nur die Formelergebnisse mit "echten" Werten anzeigt. Wie üblich, müssen Sie zur Berechnung der Formeln aber erst F9 drücken.