News & Tipps zu Microsoft Word

Lesen Sie hier einige der besten Beiträge aus SmartTools Word Weekly sowie ausgewählte Inhalte anderer E-Mail-Newsletter von SmartTools Publishing rund um Microsoft Word.

Gastbeitrag aus SmartTools Newsflash Spezial

Word-Dokumente mit wenigen Mausklicks bereinigen

Word 365 2024 2021 2019 2016 2013

Sie übernehmen Texte aus E-Mails, von HTML-Seiten oder aus reinen Textdateien nach Word? Dann kennen Sie die mühsame und zeitraubende Nachbearbeitung, die in vielen Fällen notwendig ist. Umlaute und Sonderzeichen müssen umgesetzt, überflüssige Leerzeichen, Absatzendemarken und leere Zeilen gelöscht werden. Ähnlich sieht es bei HTML-Fragmenten aus: HTML-Tags sind zu entfernen und besondere Steuerzeichen durch Umlaute und Sonderzeichen zu ersetzen. Diese lästige Aufgabe wird häufig durch den mehrmaligen Einsatz der Suchen-/Ersetzen-Funktion von Word erledigt. In diesem Tipp zeigen wir Ihnen, wie Sie mit dem kostenlosen SmartTools Format- und Konvertierungs-Assistent 6.5 den Aufwand auf wenige Mausklicks reduzieren und Ihre Texte fast voll automatisch bereinigen können. Mit der neuesten Programmversion können Sie jetzt häufig genutzte Aktionen direkt über ein Aufklappmenü im Menüband bzw. der Multifunktionsleiste anwählen.

Laden Sie zunächst unser Add-In kostenlos herunter:

SmartTools Format- und Konvertierungsassistent für Word kostenlos herunterladen

Starten Sie dann das Setup und folgen Sie den Anweisungen des Installations-Assistenten.

Nach der Installation steht Ihnen der Assistent auf dem Register "SmartTools" in der Gruppe F+K Assistent zur Verfügung. Der Assistent bietet Ihnen im Einzelnen diese Konvertierungsmöglichkeiten an:

  • Zeilen zu Absätzen zusammenfassen
  • Leerzeichen-Einrückung umsetzen
  • Mehrere Leerzeichen durch ein einzelnes ersetzen
  • Überflüssige Leerzeilen entfernen
  • HTML-Tags entfernen
  • Umlaut-/Sonderzeichenersetzung
  • Quotezeichen entfernen

Die Bedienung der Gratis-Erweiterung ist denkbar einfach. Angenommen, Sie möchten Absatzende-Zeichen in einem Dokument blitzschnell entfernen. Öffnen Sie dazu ein Dokument und starten Sie den SmartTools Format- und Konvertierungs-Assistent 6.5. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Zeilen zu Absätzen zusammenfassen. Der Assistent ersetzt daraufhin die Absatzende-Zeichen im gesamten Dokument durch ein Leerzeichen und fasst die Zeilen zu einem zusammenhängenden Absatz zusammen.

Das Problem doppelter Leerzeichen in Dokumenten löst eine weitere besonders gefragte Funktion des Tools. Überflüssige Leerzeichen werden in umfangreichen Texten schnell übersehen und sorgen besonders im Blocksatz für unerwünschte Zeilenumbrüche. Per Mausklick auf Mehrere Leerzeichen durch ein einzelnes ersetzen wird die aktuelle Markierung oder das gesamte Dokument geprüft und zwei oder mehr Leerzeichen zugunsten eines einfachen Leerzeichens ersetzt. Zudem lässt sich jeder Bearbeitungsschritt nach der Ausführung über die Schaltfläche Rückgängig zurücknehmen.

Analog zu den beiden genannten Beispielen können Sie die anderen Konvertierungsaktionen anwenden. Praktischerweise lassen sich auch mehrere Aktionen durch Aktivieren von Kontrollkästchen gleichzeitig auswählen, die nach einem folgenden Mausklick auf die Schaltfläche Ausführen zügig nacheinander durchführt werden. Zum Aufruf bereits ausgeführter Aktionen müssen Sie nicht in den Programmdialog wechseln. Nach einem Klick auf das Symbol Zuletzt verwendet im Menüband bzw. der Multifunktionsleiste werden Ihnen die zuvor genutzten Aktionen zur schnellen Auswahl angeboten.

Tipp: Zum Testen der einzelnen Funktionen des SmartTools Format- und Konvertierungs-Assistent 6.5 müssen Sie nicht auf eigene Dokumente zurückgreifen. Während der Installation wurde zusammen mit dem Gratistool ein Testdokument mit unterschiedlichen Formatierungen auf Ihrem Rechner eingerichtet. Das "Testdokument für den F&K-Assistent" können Sie über eine Schaltfläche in den Optionen aufrufen und sich anschließend von den einzelnen Formatierungsmöglichkeiten des Add-Ins überzeugen.