Gastbeitrag aus SmartTools Office Insider
E-Rechnungen mit Office-Anwendungen erstellen und verarbeiten
Word Excel Access Outlook 365 2024 2021 2019 2016 2013
Am 1.1.2025 beginnt die Einführung der E-Rechnung in Deutschland. Der gesamte Prozess wird sich über mehrere Jahre hinziehen, aber der Anfang des nächsten Jahres ist der erste wichtige Meilenstein für jedes deutsche Unternehmen, denn ab dem 1.1.2025 müssen sie in der Lage sein, E-Rechnungen elektronisch zu empfangen. Darüber hinaus werden einige Firmen und Behörden die Verwendung von E-Rechnungen verlangen, um die internen Prozesse zu rationalisieren. Wenn Sie Rechnungen mit Word, Excel oder Access an Unternehmen stellen, müssen Sie also in nächster Zeit tätig werden, denn keine der Office-Anwendungen ist von Haus aus in der Lage, eine E-Rechnung zu erstellen. Und auch wenn Sie mit dem Abruf eines E-Mail-Postfachs über Outlook grundsätzlich Ihre Pflicht zum elektronischen Empfang von E-Rechnungen erfüllt haben, benötigen Sie noch eine Software zum Auslesen der Datenstruktur einer elektronischen Rechnung. In diesem Beitrag finden Sie einen ersten Einstieg in das Thema "E-Rechnungen mit Office", damit Sie sich vorbereiten und die weitere Vorgehensweise planen können. Wir versuchen dabei, nur das absolute Minimum an Fachbegriffen und Abkürzungen zu verwenden, auf die Sie bei weiteren Recherchen zum Thema E-Rechnung unweigerlich stoßen werden.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist zunächst einmal nichts anderes als eine Textdatei, in der alle Informationen zu einer Rechnung in einer vorgegebenen Datenstruktur enthalten sind. Auf diese Weise kann die elektronische Rechnung automatisch eingelesen, gebucht, gezahlt und weiterverarbeitet werden. Die Textdatei selbst ist für einen Menschen zwar einsehbar, aber nur mühsam zu verstehen, so dass eine Software benötigt wird, um die Daten auszulesen und in verständlicher Form zu präsentieren. Nur so kann eine Kontrolle und Freigabe erfolgen.
Ganz grob gesagt, gibt es zwei Formen, in denen E-Rechnungen erstellt werden können:
- In der einfachsten Variante, wird nur die Textdatei mit der entsprechenden Datenstruktur erstellt und an den Rechnungsempfänger geschickt. Es handelt sich dann um eine sogenannte XRechnung.
- Deutlich anwenderfreundlicher ist die hybride Variante, die aus einer "normalen" Rechnung im PDF-Format besteht, wie man sie auch bisher schon gewohnt ist. Damit aus der PDF aber eine E-Rechnung wird, muss sie als Anhang eine Textdatei mit der entsprechenden Datenstruktur enthalten. Es handelt sich dann um eine ZUGFeRD-Rechnung bzw. um eine FacturX-Rechnung. Es gibt verschiedene Versionen beider Formate, aber in der aktuellsten Fassung sind sie identisch. Wichtig bei dem hybriden Format zu beachten ist, dass die PDF nur dazu dienen kann, die Rechnung grundsätzlich zuzuordnen. Rechtlich bindend ist der Inhalt der Datenstruktur in der Textdatei, so dass auch bei einem hybriden Format immer eine Software zum Auslesen und Darstellen benötigt wird.
Wie sieht der Zeitplan zur Einführung der E-Rechnung aus?
Das sind die wichtigsten Stichtage, die Sie zur Einführung der E-Rechnung in Deutschland kennen müssen:
Ab dem 1.1.2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen elektronisch zu empfangen und zu verarbeiten.
- Ab dem 1.1.2027 dürfen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € Rechnungen an andere Unternehmen nur noch als E-Rechnung stellen.
- Ab dem 1.1.2028 müssen alle Unternehmen Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung stellen. Rechnungen in Papierform oder als einfache PDF sind dann im B2B-Bereich (Unternehmen an Unternehmen) grundsätzlich nicht mehr erlaubt.
- Voraussichtlich nach 2029 wird ein neues Umsatzsteuermeldesystem eingeführt, in dessen Rahmen E-Rechnungen nicht nur an den Empfänger, sondern auch direkt an das Finanzamt geschickt werden müssen. Da über eine europaweite Lösung verhandelt wird, ist der tatsächliche Zeitpunkt schwer abzuschätzen.
Außerdem noch wichtig: Rechnungen unter 250 € sind von der E-Rechnungspflicht grundsätzlich ausgeschlossen. Auch diese sogenannten Kleinstbetragsrechnungen können aber natürlich als E-Rechnung ausgestellt werden.
Wie kann ich E-Rechnungen mit Outlook empfangen?
Der erste wichtige Stichtag ist also der 1.1.2025. Sie müssen dann noch nicht in der Lage sein, E-Rechnungen auszustellen, aber Sie können von anderen Unternehmen wie Lieferanten E-Rechnungen erhalten, ohne dass dafür Ihre Zustimmung erforderlich ist. Dann müssen Sie in der Lage sein, E-Rechnungen nicht nur zu empfangen, sondern auch zu lesen. Outlook allein reicht daher nicht aus, denn Sie können von anderen Unternehmen E-Mails wie die folgende erhalten:
In diesem Beispiel steckt die Rechnung in einer reinen Textdatei (einer sogenannten XRechnung), die in einer vorgegebenen Datenstruktur alle Rechnungsinformationen enthält. Sie benötigen also noch eine weitere Software, die den Inhalt ausliest und menschenlesbar präsentiert. Viele Unternehmen werden sehr wahrscheinlich zunächst keine XRechnung, sondern das ZUFeRD-Format für ihre E-Rechnungen wählen. Sie erhalten dann eine PDF-Datei, die wie eine gewohnte Rechnung aussieht. Als Anhang in der PDF ist ebenfalls eine strukturierte Textdatei (XML) enthalten und auch wenn Sie die PDF-Rechnung ganz einfach prüfen können, ist nach dem 1.1.2025 der Inhalt der angehängten XML-Datei die rechtsverbindliche Rechnung. Sie müssen also in der Lage sein, die Datenstruktur auszulesen und anzuzeigen.
SmartTools Publishing wird im 4. Quartal 2024 eine Outlook-Erweiterung veröffentlichen, mit der Sie empfangene E-Rechnungen validieren, menschenlesbar anzeigen und auf Wunsch automatisch zur weiteren Verarbeitung zum Beispiel durch Ihr Buchhaltungssystem aus der E-Mail extrahieren können. Schreiben Sie uns einfach eine kurze Mail, wenn wir Sie dazu auf dem Laufenden halten sollen:
Wie kann ich E-Rechnungen mit Excel, Access oder Word erstellen?
Allein nach den gesetzlichen Vorgaben haben Sie für eine Lösung zum Erstellen von E-Rechnungen noch ein wenig Zeit. Bis zum 1.1.2027 ist kein Unternehmen verpflichtet, eine E-Rechnung auszustellen. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 € haben sogar bis zum 1.1.2028 Zeit, mit dem Versand von elektronischen Rechnungen zu beginnen. Grundsätzlich können Sie bis dahin wie gewohnt normale PDF-Dateien oder sogar Papierrechnungen verschicken. Allerdings ist jetzt schon abzusehen, dass viele Unternehmen und auch Behörden die Verwendung von E-Rechnungen von Ihren Geschäftspartnern verlangen werden. Sie könnten also Kunden verlieren, wenn Sie nicht in der Lage sind, E-Rechnungen zu erstellen.
Excel, Word und Access sind von Haus aus nicht in der Lage, eine gültige E-Rechnung zu erstellen. Sie können zwar PDFs ausgeben, aber gefordert ist ein spezielles Format (PDF/A) und Sie müssen zusätzlich die Textdatei mit der vorgegebenen Datenstruktur in die PDF einbetten. Bei der Ankündigung der E-Rechnungspflicht im Rahmen des Wachstumschancengesetzes im März hatte die Bundesregierung noch in Aussicht gestellt, ein eigenes kostenloses Portal zu schaffen, über das kleine Unternehmen E-Rechnungen in der Übergangszeit erstellen und lesen können. Seit Ende August nun fest, dass die Lösung nicht umgesetzt wird. Es wird voraussichtlich verschiedene Webseiten von anderen Anbietern geben, aber hier stellt sich natürlich die Datenschutzfrage, weil Rechnungen meistens vertrauliche Daten enthalten.
SmartTools Publishing wird im 4. Quartal 2024 Add-Ins veröffentlichen, die sich in alle aktuellen Word- und Excel-Versionen (von 365 bis 2013) integrieren und die die Ausgabe von E-Rechnungen basierend auf einem Dokument oder einer Tabelle ermöglichen. In Excel können Sie außerdem die Inhalte von erhaltenen E-Rechnungen einlesen. Die Word-Erweiterung wird in der Lage sein, E-Rechnungen auch im Seriendruck zu erzeugen.
Für Access 365, 2024, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 wird ebenfalls eine Erweiterung zur Verfügung stehen, mit der Sie die Ausgabe und das Einlesen von E-Rechnungen in Ihre eigenen Datenbanken integrieren können. Für Entwickler wird es eine Komponente geben, die Sie auch in Ihre Kunden weitergeben können.
Fazit
Auch wenn verschiedene Unternehmens- und Branchenverbände mehr Zeit fordern, gibt es bisher keine Anzeichen dafür, dass die Bundesregierung vom aktuellen Zeitplan abweichen wird. Jedes Unternehmen muss also nach dem aktuellen Stand der Dinge spätestens am 1.1.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen elektronisch zu empfangen und zu verarbeiten. Wir werden Sie in unseren Newslettern zum Thema "E-Rechnungen mit Outlook, Excel, Word und Access" auf dem Laufenden halten. Wenn Sie dazu Fragen oder Themenwünsche haben, schreiben Sie uns bitte: