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Beitrag aus SmartTools Word Weekly

So verwenden Sie Kontrollkästchen in Word-Serienbriefen

Word 365 2024 2021 2019 2016 2013

Word bietet beim Seriendruck standardmäßig keine Möglichkeit, den Status eines Ja/Nein-Feldes automatisch als ein- oder ausgeschaltetes Kontrollkästchen anzuzeigen. Sie können sich aber behelfen und mit Word-Feldfunktionen prüfen, ob im Seriendruckfeld ein "x" steht, und dann je nach Feldzustand unterschiedliche Zeichen aus einer Symbolschriftart wie "Wingdings" ausgeben lassen. Unser Tipp zeigt, wie Sie dazu vorgehen.

Wenn das Seriendruckfeld ein "x" enthält, könnten Sie zum Beispiel das Wingdings-Symbol mit dem Zeichencode "254" einfügen (ein Kästchen mit einem Haken), ansonsten das Wingdings-Symbol mit dem Zeichencode "168" (ein leeres Kästchen).

Dazu müssen Sie mehrere Word-Feldfunktionen verknüpfen. Hier die genaue Vorgehensweise:

  1. Öffnen Sie das Seriendokument. Wir gehen davon aus, dass Sie es bereits mit einer Datenquelle verbunden haben.
  2. Setzen Sie den Cursor an die Position, an der ein Kontrollkästchen angezeigt werden soll.
  3. Fügen Sie eine leere Feldfunktion ein, indem Sie Strg + F9 drücken. Im Text erscheint daraufhin ein Paar geschweifter Klammern.
  4. Geben Sie zwischen den Klammern "SYMBOL" ein - den Namen für die Funktion, mit der Sie ein Sonderzeichen einfügen. Im Dokument steht daraufhin
{ SYMBOL }
  1. Hinter dem Text "SYMBOL" fügen Sie ein Leerzeichen ein und dann drücken Sie erneut Strg + F9.
  2. In das neue Klammernpaar geben Sie "IF" ein, womit Sie eine Wenn-Funktion beginnen:
{ SYMBOL { IF } }
  1. Hinter dem Funktionsnamen "IF" fügen Sie ein Leerzeichen ein und drücken ein weiteres Mal Strg + F9.
  2. Zwischen den daraufhin eingefügten geschweiften Klammern geben Sie den Funktionsnamen "MERGEFIELD" (Seriendruckfeld), ein Leerzeichen und dann den Namen des Seriendruckfelds, das entweder "x" oder nichts enthält, ein. Wenn das Seriendruckfeld beispielsweise "Mitglied" heißt, müsste der vollständige Funktionscode jetzt so aussehen:
{ SYMBOL { IF { MERGEFIELD Mitglied } } }
  1. Setzen Sie den Cursor direkt hinter die geschweifte Klammer nach dem Seriendruckfeldnamen - im Beispiel also hinter die Klammer ... Mitglied }.
  2. Geben Sie ein Leerzeichen ein, danach ein Gleichheitszeichen und dahinter in doppelten Anführungszeichen den zu prüfenden Feldinhalt. Im Beispiel müssen Sie prüfen, ob das Seriendruckfeld ein "x" enthält. Die gesamte Feldfunktion würde demnach so aussehen:
{ SYMBOL { IF { MERGEFIELD Mitglied } ="x" } }
  1. Direkt hinter dem Vergleichskriterium fügen Sie die Zeichencodes der gewünschten Kontrollkästchensymbole ein, wobei Sie dazwischen jeweils Leerzeichen eingeben. Zuerst muss der Zeichencode des angekreuzten Kontrollkästchens stehen und als zweites der Code des Kästchens ohne Haken. Um die oben genannten Wingdings-Symbole einzufügen, müsste die Feldfunktion also wie folgt aussehen:
{ SYMBOL { IF { MERGEFIELD Mitglied } ="x" 254 168 } }
  1. Damit Word die Schriftart "Wingdings" verwendet, müssen Sie der Feldfunktion "SYMBOL" noch den Schalter "\f" hinzufügen. Dazu setzen Sie den Cursor vor die letzte geschweifte Klammer des Feldcodes und fügen "\f" sowie den Namen der Schriftart ein - etwa so:
{ SYMBOL { IF { MERGEFIELD Mitglied } ="x" 254 168 } \f Wingdings }
  1. Um das Resultat der Feldfunktion zu sehen, lassen Sie sich das Vorschau-Ergebnis Ihres Seriendokuments anzeigen.

Word zeigt ein Kontrollkästchen mit oder ohne Haken an, je nachdem, ob in dem Feld der Datenquelle ein "x" oder nichts vermerkt ist.