Beitrag aus SmartTools Word Weekly
Verknüpfungen zu Excel-Tabellen aus Word nach dem Verschieben der Dateien erhalten
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FRAGE Ich arbeite häufig mit der Kombination von Word und Excel. Dabei binde ich Daten aus Excel-Tabellen in ein Dokument ein. Dabei passiert es immer wieder, dass ich meine Dateien neu organisiere. Ist es irgendwie möglich, die Verknüpfung zu einer Excel-Tabelle automatisch zu erhalten, auch wenn die Excel-Datei in einen anderen Ordner oder auf ein anderes Laufwerk verschoben wird? Vielleicht gibt es ja eine Lösung in Form eines VBA-Makros.
Diverse Anfragen
ANTWORT Beim Öffnen eines Word-Dokuments, das Verknüpfungen zu einer Excel-Datei enthält, versucht Word automatisch, die Daten zu aktualisieren. Falls sich die Excel-Quelle nicht mehr am ursprünglichen Ort befindet, gibt Word sozusagen auf und zeigt nur den letzten Zustand der Excel-Tabelle an; die Verknüpfung zur Excel-Datei ist unterbrochen und spätestens, wenn Sie die Daten per Doppelklick bearbeiten wollen, erhalten Sie eine Meldung, dass die Datei nicht gefunden wurde.
Word unterstützt leider auch keine relativen Pfadangaben. Das heißt, selbst wenn Sie sowohl die Excel-Datei als auch das Word-Dokument verschieben, verweist die Verknüpfung immer noch auf den ursprünglichen Pfad der Excel-Datei. Das gilt auch für den Fall, dass sich beide Dateien im selben Ordner befinden. Dann könnten Sie im LINK-Feld nach Einschalten der Feldfunktionsansicht (Alt + F9) zwar manuell die Pfadangabe entfernen. Das hat aber nur bis zur nächsten Feldaktualisierung Bestand. Dann nämlich stellt Word dem Excel-Dateinamen wieder selbstständig den vollständigen Pfad voran.
Auch mit einem Makro kommen Sie nicht weiter. Wie sollte denn der Code aussehen, der eine automatische Suche nach der verknüpften Excel-Datei durchführt?
Der sicherste Weg ist somit die manuelle Aktualisierung der Verknüpfungen: Wählen Sie das Menü Datei-Informationen an und klicken Sie im rechten unteren Bereich der Backstage-Seite auf Verknüpfungen mit Dateien bearbeiten. Im nachfolgenden Dialog können Sie den Pfad zur Excel-Datei bearbeiten und neu einstellen.